カテゴリー: ISO9001

 

Đánh giá nội bộ ISO 9001 là một trong những hoạt động của Hệ thống Quản lý nhằm đánh giá việc thực hiện có tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn và quy định nội bộ hay không và có bất kỳ cải tiến nào hay không. Để có một cuộc đánh giá nội bộ ISO 9001 chất lượng, tổ chức nên đánh giá từ góc nhìn “tìm kiếm mọi cơ hội để cải tiến”.
Ngoài ra, khi thực hiện đánh giá nội bộ ISO 9001, hãy đảm bảo lên kế hoạch đánh giá nội bộ từ trước và đừng quên ghi chép các bằng chứng khách quan khi thực hiện đánh giá.

 

1. Đánh giá nội bộ ISO 9001 là gì?

Đánh giá nội bộ ISO 9001 là một trong những hoạt động của Hệ thống Quản lý nhằm đánh giá việc thực hiện có tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn & quy định nội bộ hay không và có bất kỳ cải tiến nào hay không.
ISO 9001 yêu cầu tổ chức thực hiện đánh giá nội bộ để xác định việc tuân thủ “các yêu cầu do tổ chức quy định”, “các yêu cầu của tiêu chuẩn” và tính hiệu quả của hệ thống.
Tổ chức cần xác định tần suất, cách thức, vai trò, tiêu chí và phạm vi đánh giá, đồng thời lựa chọn đánh giá viên và lập kế hoạch trước khi tiến hành đánh giá.

Ngoài ra có một nguyên tắc cần tuân thủ trong đánh giá nội bộ đó là: “Đánh giá viên nội bộ không được phép đánh giá công việc của bộ phận mình làm việc” mà phải lựa chọn người của bộ phận khác để làm đánh giá viên.

 

2. Mục đích của đánh giá nội bộ ISO 9001

Đánh giá nội bộ có 2 mục đích chính.

(1) Mục đích thứ nhất là đánh giá sự phù hợp.
Kiểm tra xem các tài liệu đã được xây dựng (các tài liệu ghi chép các quy tắc như sổ tay hướng dẫn, v.v..) có phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn hay không và hệ thống quản lý có bất kỳ vấn đề nào hay không.

(2) Mục đích thứ hai là đánh giá vận hành.
Kiểm tra xem hệ thống quản lý có được vận hành dựa trên các quy tắc của sổ tay hướng dẫn hay không.
Có lẽ nhiều tổ chức sẽ cho rằng “phải vận hành sao cho không có sự không phù hợp trong buổi đánh giá”, nhưng tìm ra sự không phù hợp không phải là mục đích của đánh giá nội bộ.
Để có thể đánh giá việc vận hành có đáp ứng các tiêu chuẩn hay không và liệu nó có được thực hiện theo các quy tắc đã thiết lập hay không, bản thân tổ chức cần xây dựng tiêu chí đánh giá cho riêng mình.
Đánh giá nội bộ được thực hiện từ góc nhìn “tìm kiếm phương pháp cải thiện công ty” sẽ trở thành cơ hội để xem xét về “các cách để làm việc dễ dàng hơn” và “tính hiệu quả của phương pháp làm việc hiện tại”, như vậy chất lượng của việc thực hiện đánh giá nội bộ sẽ được cải thiện.

 

3. Quy trình đánh giá nội bộ

Bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất trong đánh giá nội bộ đó là lập kế hoạch đánh giá.
Theo ISO 9001, tổ chức cần lập kế hoạch cho các nội dung dưới đây:
(1) Các hạng mục đánh giá ưu tiên
(2) Ngày đánh giá
(3) Bộ phận đánh giá
(4) Đánh giá viên
(5) Thời gian đánh giá
(6) Tiến độ thực hiện hành động khắc phục sự không phù hợp / cải tiến trong buổi đánh giá lần trước

Bước tiếp theo, bạn cần tạo Danh sách kiểm tra của từng bộ phận cần đánh giá để chuẩn bị cho buổi đánh giá nội bộ.
Bạn có thể tham khảo các quy tắc trong sổ tay hướng dẫn cho từng công việc và sổ tay của hệ thống quản lý (sổ tay chất lượng) để giúp cho việc tạo Danh sách kiểm tra đánh giá nội bộ trở nên dễ dàng hơn.
Ngoài ra, vì đánh giá viên nội bộ không được phép đánh giá công việc của bộ phận mình làm việc, cho nên tổ chức cần lựa chọn ít nhất 2 đánh giá viên trở lên.
Sau đó, khi đến ngày đánh giá dự kiến, mỗi đánh giá viên sẽ thực hiện đánh giá theo ngày và thời gian đã lập kế hoạch đồng thời kiểm tra các tiêu chí đánh giá đã xây dựng.
Trong đánh giá ISO 9001, tổ chức cũng cần kiểm tra thời gian lập kế hoạch và lịch trình đánh giá, vì vậy hãy chắc chắn lập kế hoạch thật cụ thể trước khi đánh giá.

 

4. Các yêu cầu để trở thành đánh giá viên nội bộ

Đánh giá viên nội bộ không cần bằng cấp, tất cả những gì họ cần là kiến ​​thức về các tiêu chuẩn và kỹ năng giao tiếp tốt.
Trong quá trình tư vấn cho khách hàng, 3AC nhận được rất nhiều ý kiến cho rằng đánh giá viên nội bộ cần phải có kinh nghiệm và kiến ​​thức đặc biệt, nhưng thực chất bất kỳ nhân viên nào cũng có thể trở thành đánh giá viên nội bộ.

Mặc dù tiêu chuẩn ISO yêu cầu đánh giá viên nội bộ phải là người có năng lực nhưng việc quyết định họ có đủ năng lực hay không là tùy thuộc vào tổ chức.
Đánh giá viên nội bộ không cần phải nắm tất cả các kiến ​​thức về tiêu chuẩn, nhưng phải có năng lực viết báo cáo tổng hợp sự không phù hợp tương ứng với điều khoản nào trong ISO nếu phát sinh sự không phù hợp.

Ngoài ra, vì buổi đánh giá được tiến hành dưới hình thức phỏng vấn với bên được đánh giá cho nên phương pháp phỏng vấn và kỹ năng lắng nghe rất quan trọng.
Nếu bạn đã có một số kinh nghiệm nhất định, sẽ không có vấn đề gì nếu bạn hỏi dựa trên Danh sách kiểm tra đánh giá đã có sẵn, nhưng nếu bạn không tự tin, hãy chuẩn bị bằng cách diễn tập trước hoặc ghi chú lại những câu hỏi bạn sẽ hỏi vào checklist đánh giá.

 

5. “Đánh giá sampling” là gì?

“Đánh giá sampling” trong đánh giá nội bộ có thể hiểu đơn giản là đánh giá mẫu. Đây là phương pháp “thu hẹp” phạm vi đánh giá.
Việc kiểm tra tất cả các dữ liệu, tài liệu và các hạng mục ở tất cả các bộ phận sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức, vì vậy các doanh nghiệp đều áp dụng thực hiện “đánh giá sampling”.

Ví dụ: nội dung đánh giá là “kiểm tra việc phê duyệt Báo giá – văn bản ghi chép yêu cầu của khách hàng”.
Bằng cách thực hiện “đánh giá sampling” và để lại ghi chép như một bằng chứng khách quan về việc “Ngày…tháng…năm…báo giá của công ty A đã được anh B phê duyệt”, tổ chức chứng nhận sẽ công nhận đánh giá nội bộ của doanh nghiệp đã được thực hiện một cách thích hợp.

Ngay cả đánh giá chính thức cũng thường áp dụng hình thức “đánh giá sampling” vì không thể kiểm tra tất cả các trường hợp.

Ngoài ra, chúng ta cũng không thể biết được tổ chức chứng nhận sẽ kiểm tra dự án nào, tài liệu nào, địa điểm nào, cho nên các doanh nghiệp nên vận hành ISO dựa trên nguyên tắc tuân thủ các quy tắc nội bộ và luôn trong trạng thái chuẩn bị sẵn sàng cho buổi đánh giá.

 

6. Hồ sơ cần thiết trong đánh giá nội bộ

Các hồ sơ cần thiết cho đánh giá nội bộ là Kế hoạch đánh giá nội bộ, Báo cáo đánh giá nội bộ và Danh sách kiểm tra đánh giá nội bộ.
Ngoài ra, cần phải có Báo cáo hành động khắc phục và bằng chứng nếu có sự không không phù hợp trong đánh giá nội bộ.

■Kế hoạch đánh giá nội bộ
Như đã đề cập trong Phần 3, Kế hoạch đánh giá nội bộ bao gồm 6 mục cần thiết sau: các hạng mục đánh giá ưu tiên, các bộ phận được đánh giá, chuyên gia đánh giá, thời gian đánh giá, tiến độ thực hiện khắc phục sự không phù hợp / cải tiến trước đó.

■Báo cáo đánh giá nội bộ
Báo cáo đánh giá nội bộ bao gồm các ghi chép về ngày giờ thực hiện, bộ phận đánh giá, đánh giá viên và nội dung của bất kỳ sự không phù hợp nào.

■Danh sách kiểm tra đánh giá nội bộ
Đây là hồ sơ đánh giá sự phù hợp hoặc không phù hợp theo các chuẩn mực đánh giá đã được thiết lập cho từng bộ phận.

Như đã đề cập trong phần trước, việc ghi chép lại các bằng chứng khách quan về thời gian, người thực hiện và nội dung đánh giá vào danh sách kiểm tra đánh giá nội bộ là vô cùng quan trọng. Việc bỏ sót điều này có thể dẫn đến việc đánh giá nội bộ bị coi là không hiệu quả.
Một vấn đề thường gặp trong các cuộc đánh giá chính thức đó là tổ chức không ghi chép bằng chứng khách quan trong danh sách kiểm tra đánh giá nội bộ hoặc các hành động khắc phục không được khắc phục mặc dù có sự không phù hợp hoặc chỉ có các hành động khắc phục.
Đánh giá nội bộ không phải là điểm dừng trong hành trình vận hành ISO. Khi phát hiện có sự không phù hợp phải tiến hành thực hiện các hành động khắc phục, sau khi đã thực hiện các hành động khắc phục thì đánh giá nội bộ mới được coi là hoàn thành.
Nếu hành động khắc phục không có hiệu quả, thì việc đưa ra sự không phù hợp trong đánh giá nội bộ sẽ không có ý nghĩa gì cả; do đó, đánh giá viên cần giám sát cho đến khi việc khắc phục được thực hiện.

 

7. Tính hiệu lực của đánh giá nội bộ

Tính hiệu lực của đánh giá nội bộ sẽ thay đổi tùy thuộc vào việc doanh nghiệp chú trọng điều gì khi đánh giá.
Việc thực hiện đánh giá nội bộ một cách có hiệu lực sẽ đem lại cho doanh nghiệp 3 lợi ích dưới đây:

(1) Là thời điểm thích hợp để xem xét lại cách thức làm việc mỗi năm
Các quy định liên quan đến quy trình làm việc đặc biệt cần thiết đối với nhân viên mới và nhân viên chưa quen việc. Ngay cả những nhân viên kỳ cựu cũng cần ghi nhớ các quy định mặc dù hầu hết họ đều làm việc dựa theo kinh nghiệm của mình.
Đánh giá nội bộ là cơ hội để doanh nghiệp xem xét lại liệu quy trình làm việc có được thống nhất hay không và các quy định đã được thay đổi có được phổ biến hay không.

(2) Là cơ hội để thực hiện đánh giá chéo
Đánh giá viên không thể đánh giá bộ phận của riêng họ, vì vậy các đánh giá viên phải thực hiện đánh giá chéo bộ phận của nhau.
Nói cách khác, đây chính là cơ hội để khám phá những mặt tốt ở các bộ phận khác và học hỏi để vận dụng vào bộ phận của mình.
Ngoài ra, nếu bộ phận được đánh giá có những mặt tốt như vậy, nó có thể được ghi nhận là “Good Point” trong báo cáo đánh giá nội bộ.
Việc báo cáo “những mặt tốt” thay vì “những việc chưa làm được” góp phần nâng cao ý thức của tất cả mọi người.

(3) Tạo ra sự nghiêm túc chỉn chu trong công việc
Nếu không áp dụng việc kiểm tra, đánh giá, tổ chức sẽ không thể tạo ra sự nghiêm túc trong công việc.
Chính vì thế, các tổ chức nên thực hiện đánh giá nội bộ để tìm ra sự cải tiến và thực hiện hiệu quả chu trình PDCA hơn nữa.

 

Nhiều doanh nghiệp vẫn còn đang thắc mắc phạm vi áp dụng ISO 9001 là gì, có những lưu ý gì khi thiết lập và thay đổi phạm vi, sự khác biệt giữa “phạm vi áp dụng” và “phạm vi chứng nhận” là gì? Vậy hãy cùng 3AC giải đáp trong bài viết này nhé!
“Phạm vi áp dụng” trong ISO là lĩnh vực áp dụng của hệ thống quản lý. Phạm vi áp dụng có thể được thiết lập cho toàn bộ công ty, nhưng cũng có thể được giới hạn trong phạm vi nhỏ (chỉ một cơ sở trong nhiều cơ sở hoặc chỉ một phòng ban trong nhiều phòng ban). Việc xác định “phạm vi áp dụng” là bước đầu tiên cũng là bước vô cùng quan trọng trong hành trình áp dụng ISO và nó có liên quan mật thiết tới việc quảng bá những nỗ lực của doanh nghiệp với các tổ chức bên ngoài.

1. Các yêu cầu của ISO 9001

ISO 9001 yêu cầu doanh nghiệp phải xem xét những điều sau đây khi xác định phạm vi áp dụng:

(1) các vấn đề bên ngoài và nội bộ;
(2) các yêu cầu của các bên quan tâm liên quan;
(3) các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức.

Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng phải được duy trì và kiểm soát bằng thông tin dạng văn bản.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải giải thích rõ lý do cho bất kỳ yêu cầu nào của ISO 9001 được xác định là không áp dụng.

 

2. Những lưu ý khi xác định phạm vi áp dụng

Để xác định phạm vi áp dụng, doanh nghiệp phải xác định nội dung dịch vụ, tên sản phẩm mà công ty muốn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.
(Ví dụ: ngành sản xuất: gia công, lắp ráp bộ phận của sản phẩm ABC).

Trong trường hợp giới hạn phạm vi, tổ chức phải xác định địa điểm của cơ sở hoặc phòng ban đó.

Hệ thống quản lý đơn thuần chỉ là những quy tắc / cơ chế của chính doanh nghiệp và phạm vi áp dụng cũng do doanh nghiệp tự quyết định, nhưng nó cũng là một cách để nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp với các tổ chức bên ngoài.
Do đó, việc thiết lập rõ ràng phạm vi áp dụng để các tổ chức bên ngoài như đối tác kinh doanh, khách hàng,… có thể hiểu được là điều vô cùng quan trọng.

Mặt khác, doanh nghiệp phải ghi rõ lý do “không áp dụng yêu cầu số XXX về XXX bởi vì XXX” trong trường hợp có yêu cầu mà doanh nghiệp xác định là không áp dụng trong các yêu cầu của ISO 9001.

 

3. Văn bản hóa phạm vi áp dụng

ISO 9001 yêu cầu phạm vi áp dụng phải được duy trì bằng thông tin dạng văn bản, nhưng không nhất thiết phải tạo một bộ tài liệu riêng để đáp ứng yêu cầu đó.

Hầu hết các doanh nghiệp đạt chứng nhận ISO đều ghi phạm vi áp dụng vào sổ tay chất lượng.

Ngoài ra, phạm vi áp dụng cũng có thể được đăng trên trang web, danh thiếp, ấn phẩm quảng cáo, bảng hiệu, v.v., tuy nhiên trường hợp khi phạm vi áp dụng thay đổi, thì doanh nghiệpcần phải xử lý tất cả những nơi đã được đăng tải. Vì vậy doanh nghiệp chỉ nên ghi phạm vi áp dụng vào tài liệu cần thiết nhất đó là sổ tay chất lượng.

 

4. Các thủ tục cần thiết khi thay đổi phạm vi

Trong quá trình áp dụng ISO 9001, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thu hẹp, mở rộng hoặc thay đổi phạm vi áp dụng.
Trong trường hợp đó, trước tiên doanh nghiệp cần phản ánh sự thay đổi bằng văn bản (sổ tay chất lượng) để làm rõ phạm vi áp dụng, và nếu cần có thể thay đổi cả cơ cấu tổ chức.

Việc thiết lập và quản lý mục tiêu, tiến hành đánh giá nội bộ trong trường hợp mở rộng phạm vi, hoặc trường hợp thu hẹp, mở rộng / thay đổi phạm vi áp dụng, trong bất cứ trường hợp nào thì nội dung thay đổi phải được báo cáo trong buổi Xem xét của Lãnh đạo.

Ngoài việc thay đổi về mặt vận hành, tổ chức cũng cần xử lý trong trường hợp phạm vi áp dụng được đăng trên các ấn phẩm quảng cáo, trang web, v.v.

 

5. Sự khác biệt giữa phạm vi áp dụng và phạm vi chứng nhận

Phạm vi áp dụng có ý nghĩa hơi khác một chút so với phạm vi chứng nhận mà tổ chức chứng nhận yêu cầu.
Phạm vi áp dụng là phạm vi của hệ thống quản lý mà doanh nghiệp tự thiết lập và lập thành văn bản.
Còn phạm vi chứng nhận, đúng như cái tên của nó, là phạm vi chứng nhận ISO, được Tổ chức chứng nhận ghi trong giấy chứng nhận.

Khi xác định phạm vi áp dụng, chắc hẳn doanh nghiệp cũng đã xác định phạm vi chứng nhận ở một mức độ nào đó, nên trong nhiều trường hợp phạm vi chứng nhận và phạm vi áp dụng là như nhau nhưng tổ chức chứng nhận sẽ đưa ra lời khuyên nếu cách diễn đạt về phạm vi khó hiểu.
Như giải thích trong phần 2, “doanh nghiệp cần thiết lập phạm vi áp dụng sao cho các tổ chức bên ngoài có thể hiểu được” cũng là một trong những lý do cho điều này.

Trường hợp cần thiết phải thay đổi phạm vi chứng nhận do thay đổi phạm vi áp dụng, doanh nghiệp cần liên hệ với Tổ chức chứng nhận để tiến hành thay đổi.

Ngoài ra, nếu phạm vi chứng nhận không áp dụng cho toàn bộ công ty mà chỉ áp dụng ở một số cơ sở hoặc phòng ban, doanh nghiệp cần phải xác nhận kỹ quy định ghi chép về việc sử dụng dấu chứng nhận trước khi sử dụng dấu chứng nhận.

 

 

Số đông doanh nghiệp Việt đều có chung thực trạng là chưa biết cách đầu tư thời gian và công sức vào việc thực hiện ISO 9001 phù hợp với tình hình hiện tại của công ty.Vậy làm thế nào để không quá bận rộn và cần chuẩn bị gì cho đánh giá chứng nhận ISO 9001 thời điểm 1 tháng trước đó. Hãy cùng 3AC tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

 

Chuẩn bị cho đợt đánh giá chứng nhận ISO 9001

Nhiều doanh nhiệp cho rằng đánh giá tại chỗ là rào cản lớn nhất trong quá trình đạt chứng nhận và vận hành ISO 9001. Dưới đây là 4 nội dung quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện để chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận tại chỗ:

(1) Thanh toán chi phí đánh giá chứng nhận

(2) Đánh giá nội bộ

(3) Thực hiện xem xét của lãnh đạo

(4) Thực hiện hành động khắc phục trong vòng 2 tuần khi có sự không phù hợp

Không ít doanh nghiệp lo lắng về việc có thể sẽ không đạt yêu cầu trong buổi đánh giá, nhưng nếu thực hiện tốt 4 nội dung trên, khả năng không đạt sẽ giảm đi đáng kể. Tuy nhiên, Tổ chức chứng nhận luôn khuyến khích sự cải tiến liên tục, cho nên việc chuyên gia đánh giá chỉ ra những điểm không phù hợp là chuyện hết sức bình thường cho dù doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ 4 nội dung trên.
Đó là lý do tại sao, thay vì dành thời gian chuẩn bị và suy nghĩ về việc làm thế nào để giảm thiểu tối đa sự không phù hợp, doanh nghiệp nên ý thức được điều đó và dành thời gian đó cho công việc thường ngày của mình.

Thêm vào đó, hạng mục mà doanh nghiệp có thể chuẩn bị trước cho buổi đánh giá là giảm thiểu tối đa sự không phù hợp nêu tại (4).
Cách đơn giản nhất để giảm thiểu sự không phù hợp là tuân thủ các quy tắc đã thiết lập. Nói cách khác, việc tuân thủ quy tắc/quy định sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa sự không phù hợp.

Vậy thì, không có sự không phù hợp có phải là điều tốt nhất cho doanh nghiệp? Điều này không đúng.Việc phát hiện sự không phù hợp chính là cơ hội cải tiến cho doanh nghiệp. Vì thế, nếu Tổ chức chứng nhận chỉ ra sự không phù hợp, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện tốt các hành động khắc phục thì vẫn có thể đạt được chứng nhận.

 

 

PDCA là chu trình cải tiến liên tục trong các hệ thống quản lý (ISO 9001, ISO 14001, v.v..). Trong bài viết này, 3AC sẽ chia sẻ nội dung chu trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về PDCA và tầm quan trọng của PDCA.

 

 

1. Tại sao chu trình PDCA lại quan trọng?

Chu trình PDCA là nền tảng quan trọng nhằm cải tiến liên tục các hệ thống quản lý trong đó có ISO 9001.

Khi vận hành ISO 9001, tổ chức cần hiểu rõ chu trình PDCA được triển khai trong hệ thống quản lý này. Và nếu để ý bạn sẽ thấy từng điều khoản của ISO 9001 cũng được triển khai theo chu trình PDCA.

 

2. Nội dung chu trình PDCA của ISO 9001

3AC sẽ giải thích đơn giản nội dung chu trình PDCA của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 như sau:

 

(1) P（Plan – Lên kế hoạch）

Lên kế hoạch giải quyết rủi ro và cơ hội, thiết lập mục tiêu và hoạch định để đạt được mục tiêu.

 

(2) D（Do – Thực hiện kế hoạch）

Thực hiện, triển khai các kế hoạch để đạt được mục tiêu, thực hiện các kế hoạch đã đề ra ở phần P.

 

(3) C（Check – Kiểm tra）

Thực hiện đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo.

Kiểm tra xem việc thực hiện có làm theo quy định, kế hoạch hay không, kết quả đạt được có như kế hoạch đã đề ra hay không, kế hoạch và quy định ban đầu có phù hợp hay không.

Đánh giá kết quả kiểm tra tại cuộc họp xem xét của lãnh đạo và xác định đầu ra cho việc lập kế hoạch và xây dựng quy định trong giai đoạn tiếp theo.

 

(4) A（Action- Hành động cải tiến）

Sau khi xác định nhiệm vụ đầu ra tại cuộc họp xem xét của lãnh đạo và xem xét sự không phù hợp, tổ chức cần tiến hành cải tiến bằng cách đề ra các hành động khắc phục và lên kế hoạch tiếp theo.

ISO 9001 được triển khai theo chu trình thiết lập quy định, kế hoạch tiếp theo một cách cụ thể và thực hiện các cải tiến liên tục.

 

3. Ví dụ cụ thể về chu trình PDCA của ISO 9001

(1) Ví dụ về P（Plan-Lập kế hoạch）

・Thiết lập mục tiêu 0 lần giao hàng muộn. 

・Để đạt được mục tiêu này, tổ chức cần tạo lập phiếu chỉ thị công việc cho nhà máy sản xuất và lập kế hoạch ghi ngày giao hàng tới khách hàng vào phiếu chỉ thị công việc.

※Trên thực tế, toàn công ty cần chung tay thiết lập mục tiêu và hoạch định để đạt được mục tiêu thay vì thực hiện chỉ ở một bộ phận hoặc một quy trình

 

(2) Ví dụ về D（Do- Thực hiện kế hoạch）

・Tiến hành tạo lập phiếu chỉ thị công việc ghi ngày giao hàng của khách hàng đến nhà máy sản xuất.

 

(3) Ví dụ về C（Check- Kiểm tra）

・Đánh giá nội bộ để tìm ra những phiếu chỉ thị công việc chưa ghi ngày giao hàng tới khách hàng.

・Phát hiện sự chậm trễ giao hàng tới khách hàng trong số phiếu chỉ thị công việc có ghi ngày giao hàng.

 

(4) Ví dụ về A（Action- Hành động cải tiến）

・Để tránh việc quên ghi ngày giao hàng, di chuyển cột “ngày giao hàng cho khách hàng” lên trên cùng phía bên trái của phiếu chỉ thị công việc.

・Ngoài ngày giao hàng tới khách hàng, ghi cả lịch trình giao hàng đến cho nhân viên bán hàng mang sản phẩm đến.

Xem xét các vấn đề như kết quả của việc thực hiện đúng kế hoạch, không thực hiện, đã thực hiện nhưng kết quả không như kế hoạch,v.v. và suy nghĩ làm sao để hệ thống hoạt động hiệu quả và kết nối với kế hoạch và việc triển khai tiếp theo.

 

4. Để có thể vận hành hiệu quả chu trình PDCA của ISO 9001

Để có thể áp dụng hiệu quả chu trình PDCA, 3AC xin giới thiệu bí quyết cho từng giai đoạn của chu trình.

 

(1) Điều quan trọng trong P (Plan- Kế Hoạch) 

 Dưới đây là 2 nội dung quan trọng cần thực hiện:

1. Thiết lập mục tiêu & nắm bắt hiện trạng, đồng thời nhận thức được vấn đề về khoảng cách giữa mục tiêu và hiện trạng;
2. Thiết lập kế hoạch cụ thể.

Để lên kế hoạch một cách cụ thể, tổ chức phải quyết định xem ai sẽ làm những gì, từ khi nào đến khi nào.

Chỉ cần thực hiện triệt để 2 nội dung trên thì kế hoạch của bạn sẽ đạt được kết quả mong muốn.

 

(2) Điều quan trọng trong D（Do- Thực hiện kế hoạch）

Điều quan trọng là phải thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra. 

Nếu không thực hiện theo kế hoạch đã đề ra, bạn sẽ không thể đánh giá được kế hoạch đó có hiệu quả hay không.

Trường hợp thực sự muốn thực hiện điều gì đó không đúng theo kế hoạch, hoặc có điều gì đó có thể thực hiện tốt hơn thì cần phải tiến hành thay đổi kế hoạch.

 

(3) Điều quan trọng trong C（Check- Kiểm tra）

Điều quan trọng là phải xác định trước thời gian và tiến hành kiểm tra, đánh giá.

Có không ít tổ chức không tiến hành kiểm tra và đánh giá dù đã thực hiện đến bước hoạch định và triển khai. Như vậy sẽ rất khó để đánh giá liệu kế hoạch đó có hiệu quả hay không? Thực hiện đã chuẩn hay chưa? Hiệu quả hoạt động có được nâng cao hay không?v.v. Hơn nữa, nếu thời điểm kiểm tra và đánh giá không được quyết định trước, thì chỉ có bước lập kế hoạch và triển khai được chú trọng, trong khi bước kiểm tra và đánh giá bị bỏ qua.

 

(4) Điều quan trọng trong A（Action- Hành động cải tiến）

Điều quan trọng là phải nắm rõ kết quả đánh giá.

Khi nhắc đến cải tiến, thường các tổ chức sẽ tiến hành theo ý tưởng, nhưng hãy đảm bảo việc nắm rõ kết quả kiểm tra, đánh giá để có thể quyết định đầu ra dựa trên kết quả kiểm tra, đánh giá đó và đây chính là tiền đề để tổ chức triển khai kế hoạch tiếp theo.

 

 

ISO 9001 có hiệu lực trong 3 năm, và để duy trì chứng nhận tổ chức phải trải qua các cuộc đánh giá giám sát và đánh giá tái chứng nhận. Trong bài viết này 3AC sẽ chia sẻ quy trình 3 năm kể từ khi đạt chứng nhận ISO 9001 đến khi tái chứng nhận và liệu thời hạn hiệu lực có thể gia hạn được hay không.

 

 

1. Thời hạn hiệu lực của ISO 9001

Có được giấy chứng nhận ISO 9001 không có nghĩa là tổ chức không cần thực hiện bất cứ hành động nào sau đó. Đó không phải là điểm dừng cho hành trình áp dụng ISO 9001.
Chứng nhận ISO 9001 có thời hạn hiệu lực trong vòng 3 năm.

Ví dụ: nếu ISO 9001 được cấp vào ngày 1 tháng 12 năm 2021, thì ngày hết hạn sẽ là ngày 30 tháng 11 năm 2024, tức 3 năm sau đó.

Nếu đến ngày chứng nhận ISO hết hiệu lực mà tổ chức không thực hiện bất kỳ hành động nào thì giấy chứng nhận sẽ mất hiệu lực.
Để duy trì hệ thống, tổ chức cần thường xuyên cải tiến bằng cách tiến hành đánh giá giám sát và đánh giá tái chứng nhận.

Dưới đây là quy trình lấy chứng nhận và duy trì chứng nhận ISO (có sự thay đổi tùy tình hình của mỗi tổ chức):

Năm đầu tiên: Đánh giá chứng nhận
Năm thứ 2: Đánh giá giám sát
Năm thứ 3: Đánh giá giám sát
Năm thứ 4: Đánh giá tái chứng nhận trước ngày hết hạn
Năm thứ 5: Đánh giá giám sát
Năm thứ 6: Đánh giá giám sát
Năm thứ 7: Đánh giá tái chứng nhận trước ngày hết hạn.

 

■Đánh giá giám sát là gì?

Là đánh giá để kiểm tra tình hình vận hành ISO hàng năm.
Đánh giá giám sát còn được gọi là “đánh giá định kỳ”.

■Đánh giá tái chứng nhận là gì?

Là đánh giá để kiểm tra tình hình vận hành ISO trong vòng 3 năm.

Mục đích của cuộc đánh giá này là để kiểm tra xem có vấn đề gì trong việc gia hạn chứng nhận ISO hay không.
Đánh giá tái chứng nhận thường khắt khe hơn đánh giá giám sát.

Tổ chức cũng sẽ cần phải chi trả lệ phí đánh giá cho Tổ chức chứng nhận để tiến hành đánh giá giám sát và đánh giá tái chứng nhận.
Nói cách khác, tổ chức cần chi trả chi phí hàng năm cho việc duy trì ISO.

>>>Xem thêm: Những lưu ý khi đánh giá giám sát và đánh giá tái chứng nhận ISO 9001

 

2. Quy trình đánh giá giám sát

Bạn đã hiểu rõ quy trình duy trì chứng nhận ISO rồi chứ?

Tiếp theo 3AC sẽ giải thích về đánh giá giám sát.
Một năm sau khi đạt chứng nhận hoặc sau đánh giá tái chứng nhận, cuộc đánh giá giám sát đầu tiên sẽ được tiến hành. Dưới đây là quy trình tiến hành đánh giá giám sát:

(1) Đánh giá nội bộ / Xem xét của Lãnh đạo
Đưa ra những quan ngại và các vấn đề liên quan đến cơ chế và việc vận hành hệ thống quản lý của tổ chức.

(2) Xem xét hành động khắc phục sự không phù hợp trong lần đánh giá trước đó
Kiểm tra cách giải quyết các vấn đề được coi là không phù hợp.

(3) Xem xét quy trình giải quyết các khiếu nại
Kiểm tra số lượng, nội dung và cách giải quyết các khiếu nại.

(4) Kiểm tra dấu chứng nhận và biểu tượng công nhận ISO
Kiểm tra dấu chứng nhận và biểu tượng công nhận ISO được cấp có được sử dụng đúng quy định hay không.

Một năm sau đợt đánh giá giám sát lần 1, đợt đánh giá giám sát lần 2 sẽ được tiến hành. Nội dung đợt đánh giá giám sát lần 2 không có thay đổi lớn nào với đợt đánh giá giám sát lần 1.

 

3. Quy trình đánh giá tái chứng nhận

Đánh giá tái chứng nhận được tiến hành 1 năm sau lần đánh giá giám sát lần 2, tức là 3 năm sau khi đạt chứng nhận.
Đánh giá tái chứng nhận sẽ được tiến hành theo lịch trình đã được lên kế hoạch trước đó khoảng 2 tháng trước ngày hết hạn, và sẽ được tiến hành trong 1 ngày.
Nếu kết quả đánh giá tái chứng nhận đạt yêu cầu, giấy chứng nhận ISO 9001 sẽ được cấp lại và có hiệu lực trong 3 năm.
Nội dung đánh giá tái chứng nhận sẽ thay đổi tùy từng chứng nhận ISO 9001 được cấp, cho nên quy trình đánh giá tái chứng nhận cũng khác nhau tùy từng tổ chức.

Dưới đây là ví dụ về quy trình tái chứng nhận. Đánh giá tái chứng nhận sẽ hoàn thành sau khi thực hiện các bước từ 1 đến 7, sau đó chuyên gia đánh giá sẽ đề nghị Hội đồng chứng nhận cấp chứng nhận mới, và nếu kết quả đánh giá đạt yêu cầu, tổ chức sẽ được cấp giấy chứng nhận mới.

① Cuộc họp khai mạc
Những người tham dự sẽ giới thiệu ngắn gọn về bản thân. Chuyên gia đánh giá có thể sẽ trao đổi danh thiếp, vì vậy bạn nên chuẩn bị trước danh thiếp.

② Phỏng vấn Lãnh đạo cao nhất
Lãnh đạo cao nhất sẽ được phỏng vấn về tình hình áp dụng ISO 9001 trong 3 năm.
Cụ thể, có những trường hợp sẽ được hỏi về tình hình doanh thu hiện tại, những thay đổi sau những nỗ lực để đạt chứng nhận ISO 9001 và các hoạt động vận hành chứng nhận ISO 9001.

③ Trao đổi với người chịu trách nhiệm quản lý
Chuyên gia đánh giá sẽ tiến hành đánh giá sơ bộ hệ thống tài liệu như sửa đổi và cập nhật Quy trình làm việc, Báo cáo thực hiện đào tạo, Báo cáo quản lý chất lượng hàng tháng, v.v.. và chỉ ra những vấn đề cần chú ý.
Ban ISO nội bộ cũng có thể tham dự.

④ Khảo sát hiện trường
Đối với đánh giá tái chứng nhận, chuyên gia đánh giá sẽ đưa ra nhiều câu hỏi khác nhau cho các thành viên phụ trách trong Ban ISO trong khi quan sát nhân viên làm việc.
Tất cả các mục của các yêu cầu trong Hệ thống quản lý chất lượng đều được kiểm tra khi đánh giá tái chứng nhận vào năm thứ 3.

⑤ Trao đổi với từng bộ phận
Chuyên gia đánh giá sẽ trao đổi trực tiếp với nhân viên của từng bộ phận về các vấn đề mà chuyên gia đánh giá quan tâm.

⑥ Tổng kết nội dung buổi đánh giá tái chứng nhận
Những người tham gia đánh giá tái chứng nhận tập hợp lại và lắng nghe nhận xét ngắn gọn từ chuyên gia đánh giá.
Nếu có sự không phù hợp hoặc các vấn đề cần giám sát, tổ chức cần tiến hành xem xét các biện pháp cải tiến trong nội bộ để đổi mới.

⑦ Cuộc họp tổng kết
Bất kể tổ chức của bạn có vấn đề hay không, tổ chức chứng nhận ISO sẽ luôn yêu cầu những cải tiến tốt hơn so với hiện trạng.
Vì vậy, khi tiến hành tái chứng nhận, tổ chức sẽ nhận được sự góp ý của chuyên gia đánh giá để giúp việc vận hành hệ thống quản lý tốt hơn nữa và cùng nhau xây dựng mục tiêu đổi mới cho thời kỳ tiếp theo.

 

4. Có thể gia hạn thời hạn hiệu lực của chứng nhận ISO 9001 không?

Trên thực tế đã có trường hợp có thể gia hạn thời hạn hiệu lực của chứng nhận.

Năm 2020, do ảnh hưởng của virus corona chủng mới, tình trạng khẩn cấp được ban bố, cho nên Tổ chức chứng nhận không thể thực hiện việc đánh giá tại chỗ.

Tuy nhiên, trường hợp trên là trường hợp đặc biệt, về cơ bản ngày hết hạn sẽ không được gia hạn do tình hình của công ty, chẳng hạn như “Công ty tôi muốn gia hạn vì chưa sẵn sàng cho buổi đánh giá”.

 

5. Chuyện gì sẽ xảy ra nếu không gia hạn ISO 9001?

Vậy thì, điều gì sẽ xảy ra nếu tổ chức không tiến hành đánh giá tái chứng nhận ISO 9001?
Câu trả lời là chứng nhận sẽ hết hiệu lực và vô giá trị.
Tổ chức phải xóa bỏ toàn bộ dấu chứng nhận trên trang web, danh thiếp và hồ sơ công ty.
Ngay cả trong trường hợp đánh giá giám sát, cũng có nhiều trường hợp chứng nhận bị hủy bỏ nếu không thực hiện đánh giá.

 

 

Trong bài viết này 3AC sẽ chia sẻ cho bạn bí quyết vận hành ISO 9001 mà không tốn quá nhiều công sức. Dưới đây là 3 bí quyết mà tổ chức có thể áp dụng ngay vào thực tế.

 

 

Bí quyết vận hành

①Loại bỏ các tài liệu không cần thiết

Các tài liệu của ISO 9001 phải được lưu trữ và kiểm soát để nhân viên có thể tham khảo khi cần.
Tuy nhiên, Sổ tay chất lượng ISO 9001 không nhất thiết phải là bản giấy, tổ chức có thể lưu giữ bản mềm vào thư mục chung hoặc mạng nội bộ của công ty. Đây là một trong những cách mà tổ chức nên thử để loại bỏ các tài liệu giấy lãng phí.

 

②Loại bỏ “tài liệu & hồ sơ đã cũ”

Tuyệt đối không được để lẫn lộn “dữ liệu cũ” và “dữ liệu mới” của cả file cứng và file mềm.

Trong buổi đánh giá tại chỗ, nếu dữ liệu cũ và dữ liệu mới để lẫn lộn, đây có thể bị coi là sự không phù hợp, vì vậy cần phải phân loại tài liệu, hồ sơ sao cho hợp lý.

 

③Giảm bớt số lượng các biểu mẫu

Có rất nhiều trường hợp tổ chức sử dụng các biểu mẫu tương tự nhau trong các biểu mẫu mà họ hiện đang sử dụng.
Chính vì thế, thay vì sử dụng nhiều biểu mẫu giống nhau, bạn có thể hợp nhất các biểu mẫu này thành một thì việc quản lý và sử dụng sẽ trở nên dễ dàng hơn.

 

 

Có thể chia ra 3 ưu và nhược điểm của việc đạt chứng nhận và duy trì ISO9001.
Ưu điểm của việc đạt chứng nhận, duy trì chứng nhận ISO là (1) Dễ dàng đạt được sự tin tưởng từ công ty khác, (2) Dễ dàng để thiết lập được hệ thống tổ chức, (3) Xác định rõ ràng được trách nhiệm và quyền hạn.
Nhược điểm là (1) Mất thêm thời gian, (2) Tăng thêm hồ sơ, (3) Phát sinh chi phí.

 

 

1.Ưu điểm của việc đạt chứng nhận ISO9001

①Dễ dàng đạt được sự tin tưởng từ công ty khác

Khi đạt được chứng nhận ISO9001, Quý khách hàng có thể in hình logo lên danh thiếp hoặc đăng lên trang chủ, nhờ vậy Quý khách hàng có thể dễ dàng đạt được lòng tin từ khách hàng, đối tác kinh doanh hơn.
Điều đó có thể gián tiếp dẫn đến việc tăng doanh số bán hàng, chẳng hạn như có đơn đặt hàng mới và giới thiệu từ khách hàng.
Quý khách hàng có thể đáp ứng được yêu cầu “nếu không đạt chứng nhận tiêu chuẩn ISO9001 thì không thể hợp tác được” từ khách hàng và đối tác kinh doanh, Quý khách hàng sẽ có thể tham gia vào các dự án đấu thầu mà Quý khách hàng không thể tham gia trừ khi Quý khách hàng đã có được ISO9001.

②Dễ dàng để thiết lập được hệ thống tổ chức

Chúng tôi sẽ làm rõ quy trình làm việc khi đạt được ISO9001.
Bằng cách làm rõ quy trình làm việc, ngay cả những doanh nghiệp có sự luân chuyển nhân sự nhiều, những sản phẩm thay đổi chất lượng tùy thuộc vào con người có thể duy trì được chất lượng nhất định, và như đã đề cập ở mục (1), có thể dẫn đến việc đạt được sự tin tưởng từ khách hàng.

③Xác định rõ ràng được trách nhiệm và quyền hạn

Chứng nhận ISO 9001 giúp loại bỏ sự ngờ vực của nhân viên bằng cách làm rõ trách nhiệm công việc và quyền hạn, đồng thời khi có vấn đề phát sinh, sẽ dễ giải quyết hơn.
Quý khách hàng có thể kiểm soát và nắm bắt được toàn bộ tổ chức và có thể làm việc theo hệ thống, vì vậy Quý khách hàng có thể làm việc một cách suôn sẻ.

 

2.Nhược điểm của việc đạt chứng nhận ISO9001

①Mất thời gian tạo lập sổ tay hướng dẫn và hồ sơ

Phát sinh các công việc ISO khác ngoài công việc chính.
Ngoài ra, chúng tôi nghe nói rằng người được đề bạt phụ trách ISO 9001 là những người giỏi nhất trong công ty, và nhiều người cảm thấy rằng họ đang phải gánh nặng vì áp lực trong công việc hàng ngày.

②Tăng hồ sơ cần lưu trữ

Số lượng hồ sơ liên quan đến ISO9001 chắc chắc cũng sẽ tăng lên và ngoài việc phải cần phải quản lý địa điểm lưu trữ hồ sơ, cần kiểm soát những việc như “khi nào cần phải hoàn thành hồ sơ” v.v.
Việc lưu trữ tài liệu cũng là một trong những nhược điểm.

③Phát sinh chi phí đánh giá chứng nhận

Đối với bảo mật thông tin cá nhân, chỉ thanh toán chi phí cho năm đầu tiên và tái chứng nhận hai năm một lần, nhưng đối với ISO9001, phải thanh toán chi phí đánh giá cho tổ chức đánh giá chứng nhận hàng năm.
Việc phải thanh toán chi phí cho việc đạt chứng nhận là điều đương nhiên, tuy nhiên chúng tôi vẫn muốn hạn chế chi tiêu một cách tối đa.

 

3.Mục tiêu của doanh nghiệp muốn đạt chứng nhận ISO9001 là gì?

Đối với một doanh nghiệp, có nhiều mục tiêu khi chứng nhận ISO9001, tuy nhiên mục tiêu lớn nhất đó là do yêu cầu từ phía đối tác kinh doanh.

Khoảng hơn 10 năm trước đây, có rất nhiều công ty có hoạt động kinh doanh chỉ xoay quanh việc giao dịch với các đối tác kinh doanh chính.
Tuy nhiên, theo thời gian, từ quan điểm đa dạng hóa rủi ro, ngày càng nhiều công ty đang nỗ lực để tăng số lượng đối tác kinh doanh mới. Vào thời điểm đó, cũng tăng thêm nhiều cơ hội yêu cầu có ISO9001 từ đồi tác giao dịch để bắt đầu cho giao dịch mới

Theo quan điểm của đối phương, có ISO9001 là cách nhanh nhất để giải thích các đối tác kinh doanh mới với cấp trên của họ để họ hiểu rằng “công ty này là công ty đáng tin cậy”.

 

4.Lý do các doanh nghiệp đã từ bỏ ISO9001 là gì?

Có khá nhiều doanh nghiệp đã từ bỏ ISO.
Lí do của điều đó là gì?
Chúng tôi đưa ra 2 ví dụ như dưới đây:

①Không còn lí do để duy trì, gia hạn ISO9001 nữa

Có những trường hợp doanh nghiệp đạt chứng nhận ISO9001 chỉ vì yêu cầu của đối tác giao dịch, khi kết thúc việc giao dịch với đối tác đó thì doanh nghiệp cũng không cần phải duy trì hay gia hạn ISO9001 nên đã từ bỏ ISO9001.

②Việc vận hành ISO9001 không hoạt động

Đây có thể là lí do nhiều nhất cho việc từ bỏ ISO9001.

Việc đạt được chứng nhận ISO9001 là một điều rất tốt, tuy nhiên có rất nhiều doanh nghiệp quá bận bịu bởi số lượng các quy tắc vận hành và những chỉ trích được chỉ ra trong buổi đánh giá hàng năm nên việc vận hành ISO9001 trở thành chỉ là hình thức. Và hầu hết tất cả các công việc đều giao cho người phụ trách, cuối cùng, doanh nghiệp không kịp thời gian cho buổi đánh giá và kết quả là phải bỏ cuộc.