Làm thế nào để xác định phạm vi áp dụng ISO 9001?

Nhiều doanh nghiệp vẫn còn đang thắc mắc phạm vi áp dụng ISO 9001 là gì, có những lưu ý gì khi thiết lập và thay đổi phạm vi, sự khác biệt giữa “phạm vi áp dụng” và “phạm vi chứng nhận” là gì? Vậy hãy cùng 3AC giải đáp trong bài viết này nhé!
“Phạm vi áp dụng” trong ISO là lĩnh vực áp dụng của hệ thống quản lý. Phạm vi áp dụng có thể được thiết lập cho toàn bộ công ty, nhưng cũng có thể được giới hạn trong phạm vi nhỏ (chỉ một cơ sở trong nhiều cơ sở hoặc chỉ một phòng ban trong nhiều phòng ban). Việc xác định “phạm vi áp dụng” là bước đầu tiên cũng là bước vô cùng quan trọng trong hành trình áp dụng ISO và nó có liên quan mật thiết tới việc quảng bá những nỗ lực của doanh nghiệp với các tổ chức bên ngoài.

1. Các yêu cầu của ISO 9001

ISO 9001 yêu cầu doanh nghiệp phải xem xét những điều sau đây khi xác định phạm vi áp dụng:

(1) các vấn đề bên ngoài và nội bộ;
(2) các yêu cầu của các bên quan tâm liên quan;
(3) các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức.

Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng phải được duy trì và kiểm soát bằng thông tin dạng văn bản.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải giải thích rõ lý do cho bất kỳ yêu cầu nào của ISO 9001 được xác định là không áp dụng.

2. Những lưu ý khi xác định phạm vi áp dụng

Để xác định phạm vi áp dụng, doanh nghiệp phải xác định nội dung dịch vụ, tên sản phẩm mà công ty muốn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.
(Ví dụ: ngành sản xuất: gia công, lắp ráp bộ phận của sản phẩm ABC).

Trong trường hợp giới hạn phạm vi, tổ chức phải xác định địa điểm của cơ sở hoặc phòng ban đó.

Hệ thống quản lý đơn thuần chỉ là những quy tắc / cơ chế của chính doanh nghiệp và phạm vi áp dụng cũng do doanh nghiệp tự quyết định, nhưng nó cũng là một cách để nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp với các tổ chức bên ngoài.
Do đó, việc thiết lập rõ ràng phạm vi áp dụng để các tổ chức bên ngoài như đối tác kinh doanh, khách hàng,… có thể hiểu được là điều vô cùng quan trọng.

Mặt khác, doanh nghiệp phải ghi rõ lý do “không áp dụng yêu cầu số XXX về XXX bởi vì XXX” trong trường hợp có yêu cầu mà doanh nghiệp xác định là không áp dụng trong các yêu cầu của ISO 9001.

3. Văn bản hóa phạm vi áp dụng

ISO 9001 yêu cầu phạm vi áp dụng phải được duy trì bằng thông tin dạng văn bản, nhưng không nhất thiết phải tạo một bộ tài liệu riêng để đáp ứng yêu cầu đó.

Hầu hết các doanh nghiệp đạt chứng nhận ISO đều ghi phạm vi áp dụng vào sổ tay chất lượng.

Ngoài ra, phạm vi áp dụng cũng có thể được đăng trên trang web, danh thiếp, ấn phẩm quảng cáo, bảng hiệu, v.v., tuy nhiên trường hợp khi phạm vi áp dụng thay đổi, thì doanh nghiệpcần phải xử lý tất cả những nơi đã được đăng tải. Vì vậy doanh nghiệp chỉ nên ghi phạm vi áp dụng vào tài liệu cần thiết nhất đó là sổ tay chất lượng.

4. Các thủ tục cần thiết khi thay đổi phạm vi

Trong quá trình áp dụng ISO 9001, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thu hẹp, mở rộng hoặc thay đổi phạm vi áp dụng.
Trong trường hợp đó, trước tiên doanh nghiệp cần phản ánh sự thay đổi bằng văn bản (sổ tay chất lượng) để làm rõ phạm vi áp dụng, và nếu cần có thể thay đổi cả cơ cấu tổ chức.

Việc thiết lập và quản lý mục tiêu, tiến hành đánh giá nội bộ trong trường hợp mở rộng phạm vi, hoặc trường hợp thu hẹp, mở rộng / thay đổi phạm vi áp dụng, trong bất cứ trường hợp nào thì nội dung thay đổi phải được báo cáo trong buổi Xem xét của Lãnh đạo.

Ngoài việc thay đổi về mặt vận hành, tổ chức cũng cần xử lý trong trường hợp phạm vi áp dụng được đăng trên các ấn phẩm quảng cáo, trang web, v.v.

5. Sự khác biệt giữa phạm vi áp dụng và phạm vi chứng nhận

Phạm vi áp dụng có ý nghĩa hơi khác một chút so với phạm vi chứng nhận mà tổ chức chứng nhận yêu cầu.
Phạm vi áp dụng là phạm vi của hệ thống quản lý mà doanh nghiệp tự thiết lập và lập thành văn bản.
Còn phạm vi chứng nhận, đúng như cái tên của nó, là phạm vi chứng nhận ISO, được Tổ chức chứng nhận ghi trong giấy chứng nhận.

Khi xác định phạm vi áp dụng, chắc hẳn doanh nghiệp cũng đã xác định phạm vi chứng nhận ở một mức độ nào đó, nên trong nhiều trường hợp phạm vi chứng nhận và phạm vi áp dụng là như nhau nhưng tổ chức chứng nhận sẽ đưa ra lời khuyên nếu cách diễn đạt về phạm vi khó hiểu.
Như giải thích trong phần 2, “doanh nghiệp cần thiết lập phạm vi áp dụng sao cho các tổ chức bên ngoài có thể hiểu được” cũng là một trong những lý do cho điều này.

Trường hợp cần thiết phải thay đổi phạm vi chứng nhận do thay đổi phạm vi áp dụng, doanh nghiệp cần liên hệ với Tổ chức chứng nhận để tiến hành thay đổi.

Ngoài ra, nếu phạm vi chứng nhận không áp dụng cho toàn bộ công ty mà chỉ áp dụng ở một số cơ sở hoặc phòng ban, doanh nghiệp cần phải xác nhận kỹ quy định ghi chép về việc sử dụng dấu chứng nhận trước khi sử dụng dấu chứng nhận.