カテゴリー: ISO9001

Chi phí cấp chứng chỉ ISO 9001 (chứng nhận ISO 9001) là một trong những điều mà các tổ chức/doanh nghiệp đều quan tâm khi triển khai ISO 9001. Để có thể dễ dàng xác định chi phí là bao nhiêu, đầu tiên tổ chức cần phải quyết định “thời điểm muốn cấp chứng chỉ”. Chi phí cấp chứng chỉ ISO 9001 (chứng nhận ISO 9001) của mỗi tổ chức/doanh nghiệp sẽ khác nhau, tùy thuộc vào ngành nghề, quy mô và tổ chức chứng nhận.

1. Chi phí cấp chứng chỉ ISO 9001 mới là gì?

Chi phí cấp chứng chỉ ISO 9001 (chứng nhận ISO 9001) mới là tổng chi phí cần thiết để đạt chứng nhận ISO 9001 lần đầu.
Cụ thể bao gồm các chi phí: chi phí xây dựng hệ thống quản lý, chi phí đánh giá, chi phí thiết bị, v.v..
Trường hợp doanh nghiệp thuê công ty tư vấn bên ngoài để hỗ trợ thì chi phí tư vấn nằm trong chi phí xây dựng hệ thống quản lý.

2. Chi phí trên thị trường

Dưới đây là ví dụ thực tế về tổng chi phí chứng nhận ISO 9001:

4. Chi phí bắt buộc

6. Chi phí trong trường hợp doanh nghiệp tự thực hiện

Có thể bạn đã từng bị Giám đốc nói “ngân sách công ty có hạn, tự tìm hiểu rồi làm đi” khi đề xuất về việc thuê một đơn vị tư vấn ISO.

Như đã đề cập ở phần trước, nếu bạn có ngân sách cho chi phí chứng nhận và một ít ngân sách cho chi phí nhân công và chi phí in ấn, thì bạn hoàn toàn có thể làm được.
Tuy nhiên, đó lại là câu chuyện nếu doanh nghiệp bạn có người phụ trách có đầy đủ kiến ​​thức và bí quyết về ISO. Đương nhiên, những người như vậy thường là những người đã từng là chuyên viên tư vấn hoặc chuyên gia đánh giá ISO.

Trường hợp bạn thực sự muốn đạt được chứng nhận ISO và tự mình thực hiện vì không có ngân sách, bạn có thể liên hệ với các công ty tư vấn. Bởi vì:
① Bạn có thể nhận được tài liệu miễn phí
② Đội ngũ nhân viên tư vấn trực tiếp đến tư vấn cho bạn (việc quyết định sử dụng dịch vụ của họ hay không là tùy thuộc vào bạn)
③Một số công ty tư vấn có tổ chức hội thảo miễn phí

7. Kinh phí hay thời gian?

Điều đầu tiên bạn nên làm trong hành trình đạt chứng nhận ISO 9001 là quyết định khi nào muốn có chứng chỉ ISO.

Dành thời gian để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng sẽ kéo dài thời gian đạt chứng nhận, vậy nên việc quyết định phải mất bao nhiêu thời gian để xây dựng và vận hành hệ thống là chìa khóa cho vấn đề này.

Để hoàn thành việc xây dựng hệ thống trong thời gian ngắn nhất có thể, bạn sẽ phải có một khoản kinh phí nhất định và cần đến sự hỗ trợ từ công ty tư vấn.
Ngược lại, nếu bạn không có kinh phí nhưng có thời gian, bạn sẽ phải tự thực hiện ở một mức độ nào đó để giảm thiểu ngân sách.

>>Xem thêm: Quy trình 7 bước để được cấp chứng nhận ISO 9001

Ngày càng nhiều doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 nhằm mang đến những sản phẩm, dịch vụ chất lượng đạt chuẩn quốc tế nâng cao sự hài lòng, đáp ứng mong muốn của khách hàng. Và để thực hiện được điều đó, doanh nghiệp cần có sự hỗ trợ của nhân viên ISO. Nhân viên ISO có vai trò quan trọng và không thể thiếu, họ giúp doanh nghiệp có thể vận hành hệ thống quản lý được suôn sẻ hơn.
Tuy nhiên, trong quá trình áp dụng ISO 9001, doanh nghiệp không thể không tránh khỏi khả năng thay đổi nhân sự. Trong bài viết này, 3AC sẽ chia sẻ những lưu ý khi thay đổi nhân viên ISO và khi bàn giao công việc của nhân viên ISO.

1. Mục đích của việc bàn giao công việc ISO 9001

Mục đích của việc bàn giao công việc ISO nhằm “xây dựng một hệ thống quản lý sao cho doanh nghiệp vẫn có thể vận hành hiệu quả ISO 9001 ngay cả khi không có nhân viên ISO hiện tại”.

Để việc vận hành hệ thống quản lý chất lượng được suôn sẻ, doanh nghiệp có thể xem xét 3 yếu tố dưới đây:
(1) Nhân viên ISO nắm và hiểu rõ về tiêu chuẩn ISO 9001
(2) Nhân viên ISO có năng lực thực hiện nghiệp vụ ISO 9001
(3) Vận hành ISO 9001 liên tục

2. Cần làm gì khi bàn giao công việc ISO 9001

Như đã đề cập ở trên, doanh nghiệp cần đảm bảo việc vận hành hệ thống được hiệu quả trong trường hợp có sự thay đổi nhân viên ISO.
Chúng ta cùng phân tích cụ thể hơn 3 nội dung dưới đây:

(1) Nhân viên ISO nắm và hiểu rõ về tiêu chuẩn ISO 9001

Cho dù công ty đã đạt chứng nhận và đang duy trì vận hành ISO 9001 đi chăng nữa, điều đó không đồng nghĩa với việc toàn bộ nhân viên nắm và hiểu rõ về tiêu chuẩn ISO 9001.

Việc nhân viên ISO nắm và hiểu rõ về tiêu chuẩn ISO 9001 (là tiêu chuẩn như thế nào và mục đích là gì) giúp việc vận hành hệ thống của doanh nghiệp được suôn sẻ hơn.

(2) Nhân viên ISO có năng lực thực hiện nghiệp vụ ISO 9001

Lý tưởng nhất là người được bàn giao công việc ISO có thể tự mình vận hành ISO 9001 mà không cần phụ thuộc vào nhân viên ISO trước.

Trên thực tế, công tác bàn giao công việc thường được thực hiện vào thời điểm nhân viên ISO nghỉ việc. Vậy nên, doanh nghiệp cần tạo ra một cơ chế làm việc sao cho công việc được triển khai một cách suôn sẻ bằng cách lưu giữ thông tin dưới dạng văn bản chứ không chỉ đơn thuần là nói miệng để tránh việc hiểu nhầm và tranh chấp xảy ra sau này.

Nhân viên ISO cần nắm rõ vai trò của nhân viên ISO và các nhân viên khác trong quá trình vận hành ISO 9001.

(3) Vận hành ISO 9001 liên tục

Điều quan trọng nhất trong quá trình vận hành ISO 9001 là “khả năng vận hành liên tục”.

Nếu thực hiện được điều này, bạn sẽ không cần phải lo lắng trước kỳ đánh giá.
Doanh nghiệp cần lên kế hoạch thực hiện các công việc ISO 9001, và thường xuyên quản lý kế hoạch đó.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần lên danh sách và lên kế hoạch thực hiện những công việc cần làm. Bằng cách thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc, doanh nghiệp bạn có thể vận hành mà không bị bỏ sót bất cứ điều gì.

3. Những lưu ý khi nhân viên ISO hiện tại bàn giao công việc

Đầu tiên, nhân viên ISO cần phải liệt kê các công việc liên quan đến ISO 9001.

Bạn cũng có thể tìm kiếm các hoạt động trong lịch trình tổng thể mà doanh nghiệp bạn đang quản lý nếu có. Nếu không có lịch trình tổng thể, doanh nghiệp nên tạo lập một lịch trình vào thời điểm bàn giao cũng được. Như vậy, người được bàn giao có thể dễ dàng nắm bắt được tổng quan công việc.

Trong những công việc đã được liệt kê ra, bạn hãy phân loại thành 2 nhóm công việc và mô tả thật chi tiết: “những công việc cần thực hiện trong thời gian bàn giao” và “những công việc cần thực hiện sau khi đã bàn giao”.
Người bàn giao có thể truyền đạt nội dung công việc có thể làm trong thời gian bàn giao khi thực hiện OJT. Những công việc thực hiện sau khi bàn giao là những công việc cần thực hiện khi không có người bàn giao.

4. Những lưu ý khi nhân viên ISO mới được bàn giao công việc

Đối với người phụ trách mới có thể có nhiều công việc khá khó khăn.
Điều khó khăn nhất có lẽ là “không biết cách thực hiện các công việc được bàn giao cho dù có hướng dẫn công việc đi chăng nữa”.
Đây là khó khăn thường xảy ra ngay cả khi bạn được bàn giao bằng văn bản.
Bởi vì “Hướng dẫn công việc được tạo lập dựa trên quan điểm chủ quan của nhân viên ISO hiện tại”.

Mức độ lý giải tài liệu hướng dẫn công việc của người có kinh nghiệm và người chưa có kinh nghiệm có sự khác nhau. Nếu được đào tạo bằng hình thức OJT, bản thân nhân viên ISO mới sẽ tự tạo lập quy trình làm việc, và có thể tự kiểm tra việc thực hiện có đúng quy trình hay không.

5. Những thủ tục cần thiết khi thay đổi nhân viên ISO

Khi thay đổi nhân viên ISO, doanh nghiệp cần liên hệ báo cáo với Tổ chức chứng nhận về sự thay đổi này.

Khi chứng nhận, phía doanh nghiệp cần phải liên hệ lấy báo giá hoặc sắp xếp lịch trình với Tổ chức chứng nhận. Vậy nên, khi thay đổi nhân viên ISO, doanh nghiệp cần liên hệ báo cáo với Tổ chức chứng nhận về sự thay đổi này.

Nếu bạn không rõ thủ tục này, bạn chỉ cần liên hệ tới Tổ chức chứng nhận, họ sẽ hướng dẫn bạn.

Nếu không liên lạc tới Tổ chức chứng nhận, có thể doanh nghiệp không thể thực hiện được các thủ tục hành chính như xác nhận chi phí đánh giá, sắp xếp lịch trình đánh giá v.v.
Mà khi liên lạc bị gián đoạn, các vấn đề phát sinh như kế hoạch đánh giá bị quyết định đột ngột, hoặc thắc mắc về vấn đề liên quan đến chi phí đánh giá có thể sẽ không được giải quyết.

Nhu cầu triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 ngày càng tăng kéo theo sự ra đời của rất nhiều đơn vị tư vấn. Các đơn vị tư vấn này có nhiệm vụ hỗ trợ tổ chức/doanh nghiệp xây dựng thành công hệ thống quản lý chất lượng, và giúp tổ chức/doanh nghiệp đạt được chứng nhận ISO 9001.
Tuy nhiên, trước khi sử dụng dịch vụ tư vấn ISO 9001 của bất cứ đơn vị nào, bạn cần phải kiểm tra 7 nội dung sau: phạm vi dịch vụ, chi phí, tốc độ phản hồi, địa điểm hỗ trợ, quy mô hỗ trợ, năng lực của chuyên gia tư vấn, hệ thống hỗ trợ.

1. Hỗ trợ áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 là gì?

Hỗ trợ áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 là việc một công ty tư vấn ISO chuyên nghiệp hỗ trợ tổ chức/doanh nghiệp bạn xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng, đồng thời giúp tổ chức/doanh nghiệp đạt được chứng nhận ISO 9001.

Cùng là công ty tư vấn ISO, tuy nhiên nội dung dịch vụ hỗ trợ của mỗi công ty tư vấn là khác nhau. Có thể chia ra 3 hình thức hỗ trợ chính dưới đây:
Loại hình ①: Chia sẻ bí quyết công việc;
Loại hình ②: Hỗ trợ trọn gói;
Loại hình ③: Chuyên gia tư vấn đóng vai trò là thành viên trong Ban ISO của doanh nghiệp.

(1) Loại hình ①: Chia sẻ bí quyết công việc

Đây là loại hình dịch vụ tư vấn thông thường từ trước đến hiện nay.
Công ty tư vấn sẽ chia sẻ kiến thức, kỹ năng và bí quyết hỗ trợ doanh nghiệp triển khai xây dựng ISO 9001. Bạn sẽ nhận được lời khuyên từ chuyên gia tư vấn nhưng về căn bản bạn sẽ phải tự thực hiện tất cả các công việc.
Nếu biết cách sử dụng hiệu quả thì loại hình này có ưu điểm là độ tự do cao, nhưng nhược điểm của nó là hơi mất thời gian và công sức.

(2) Loại hình ②: Hỗ trợ trọn gói

Đây là loại hình dịch vụ mà doanh nghiệp bạn có thể giao phó toàn bộ việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 cho đơn vị tư vấn.
Ưu điểm lớn nhất của loại hình này là bạn không cần phải lo lắng quá nhiều mà vẫn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, loại hình có một nhược điểm là ISO sẽ xa rời thực tế, xây dựng ISO chỉ để đối phó với các cuộc đánh giá và nó hầu như không liên quan gì đến tình hình thực tế của doanh nghiệp.

(3) Loại hình ③: Chuyên gia tư vấn đóng vai trò là thành viên trong Ban ISO của doanh nghiệp

Đây là loại hình dịch vụ giúp bạn vừa được cung cấp kiến thức, kỹ năng và bí quyết công việc liên quan đến ISO vừa có thể tự đưa ra quyết định và thực hiện công việc thực tế, chỉ giao phó các phần việc liên quan đến ISO cho công ty tư vấn. Tất nhiên, nội dung của công việc này là kết quả của quá trình ra quyết định và triển khai công việc trên thực tế. Đây là loại hình trung gian kết hợp thành công ưu điểm của loại hình dịch vụ ① và ② kể trên.

Trong 3 loại hình này, bạn nên lựa chọn loại hình phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình, tốt nhất bạn nên chọn đơn vị trả lời rõ ràng cho bạn nội dung dịch vụ thực chất mà đơn vị đó cung cấp.

2. Mục đích của việc sử dụng dịch vụ tư vấn ISO 9001

Có 2 mục đích chính của việc sử dụng dịch vụ tư vấn ISO 9001:

(1) Nhằm tiết kiệm công sức

Để đạt được chứng nhận ISO chắc chắn bạn sẽ phải tốn không ít thời gian và công sức để chuẩn bị cho kỳ đánh giá. Cho nên, bạn có thể tìm đến các công ty tư vấn để hỗ trợ bạn sắp xếp thời gian chứng nhận và xây dựng hệ thống hồ sơ, tài liệu phù hợp, v.v..

(2) Nhằm đạt được hiệu quả từ việc áp dụng ISO

Sử dụng dịch vụ hỗ trợ áp dụng ISO 9001 của các công ty tư vấn để có thể đạt được hiệu quả mà doanh nghiệp bạn mong muốn. Bạn có thể nhờ công ty tư vấn thực hiện chức năng đánh giá nội bộ để kiểm tra nội bộ doanh nghiệp và giải quyết các vấn đề giúp bạn.

3. 7 điều cần xác nhận trước khi sử dụng dịch vụ tư vấn ISO 9001

(1) Phạm vi dịch vụ

Đó là 3 loại hình dịch vụ kể trên:
Loại hình dịch vụ ①: Chia sẻ bí quyết công việc;
Loại hình dịch vụ ②: Hỗ trợ trọn gói;
Loại hình dịch vụ ③: Chuyên gia tư vấn đóng vai trò là thành viên trong Ban ISO của doanh nghiệp.

(2) Chi phí

Bạn nên xem xét chi phí của đơn vị tư vấn đó có phù hợp với kết quả mong muốn của doanh nghiệp bạn không (ví dụ: “Giảm thiểu công sức”, “Vận hành ISO có hiệu lực”, v.v..) và chi phí có rẻ hơn so với việc thuê một nhân viên phụ trách ISO hay không.

(3) Tốc độ phản hồi

Bạn nên tránh những công ty có phản hồi chậm ngay trong giai đoạn trao đổi trước khi ký hợp đồng.
Bởi những công ty như vậy thì khi bắt đầu sử dụng dịch vụ, tốc độ phản hồi của họ cũng có thể sẽ chậm trễ.
Khi bạn có những thắc mắc cần được giải đáp ngay, hoặc có chuyện quan trọng cần được tư vấn mà họ trả lời muộn thì sẽ không còn ý nghĩa gì nữa.

(4) Địa điểm hỗ trợ

Bạn nên xác nhận xem công ty tư vấn đó có thể hỗ trợ được những khu vực nào.
Đặc biệt đối với các công ty có nhiều chi nhánh, có thể một số địa điểm sẽ nằm ngoài phạm vi hỗ trợ của công ty tư vấn. Đặc biệt khi bạn đang thực hiện tư vấn riêng lẻ, bạn có thể chỉ trả lời được trong phạm vi gần hoặc có thể mất thời gian để phản hồi cho nhiều địa điểm.

(5) Quy mô hỗ trợ

Bạn nên xác nhận xem công ty tư vấn đó có thể hỗ trợ quy mô công ty bạn (số lượng nhân viên áp dụng) hay không.
Có thể có nhiều công ty tư vấn trả lời rằng “Chúng tôi có khả năng hỗ trợ quy mô của Quý công ty”, tuy nhiên để chắc chắn bạn nên xác nhận xem công ty tư vấn đó đã có kinh nghiệm thực tế với quy mô tương tự với công ty chúng ta hay chưa.
Hầu hết quy mô của mỗi công ty và quy định công ty là khác nhau, nên khi trao đổi thông tin có thể sẽ gặp khó khăn.

(6) Năng lực của chuyên gia tư vấn

Bạn nên tìm hiểu xem chuyên gia tư vấn công ty đó như thế nào?
・Có hỗ trợ được các loại quy mô hay không?
・Có kinh nghiệm trong các lĩnh vực khác không?
・Có thể thay đổi chuyên gia tư vấn trong trường hợp không hợp không?

(7) Hệ thống hỗ trợ

Bạn nên tìm hiểu kỹ cơ chế hỗ trợ của đơn vị tư vấn trước khi quyết định sử dụng dịch vụ. Bởi nếu tất cả đều do 1 chuyên gia tư vấn xử lý thì khi vượt quá khả năng của họ, công tác tư vấn có thể bị gián đoạn.
Bởi vậy, tốt hơn hết bạn nên lựa chọn công ty tư vấn có cơ chế hỗ trợ với nhiều chuyên gia tư vấn.

Đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001 là giải pháp giúp doanh nghiệp thu hẹp khoảng cách giữa lý tưởng và thực tế của các kỹ năng và kiến ​​thức cần thiết cho công việc.
Khi đánh giá, chuyên gia đánh giá sẽ xác nhận nội dung đào tạo: khi nào, ai, đào tạo như thế nào và tham gia đào tạo như thế nào, v.v.. nên bạn cần phải lưu giữ lại các bằng chứng thể hiện điều đó.
Trong bài viết này, 3AC sẽ chia sẻ về những yêu cầu bắt buộc khi doanh nghiệp bạn thực hiện đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001 và phương pháp đánh giá tính hiệu quả của hoạt động đào tạo.

1. Đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001 là gì?

Nội dung đào tạo được thể hiện trong mục “7.2 Năng lực” của yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001.
Nội dung đào tạo có thể bao gồm: đào tạo người mới, OJT, đào tạo để lấy chứng chỉ, thực tập online, huấn luyện kỹ thuật, chỉ đạo trực tiếp 1:1 v.v..

2. Mục đích của đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001 là gì?

Mục đích của đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001 là nhằm thực hiện xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, nói cách khác đó là việc trang bị kiến thức, năng lực cần thiết để phục vụ việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ.
Một số doanh nghiệp sử dụng giáo trình và bài giảng để thực hiện đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001, nhưng điều này không có nghĩa là đào tạo nội dung yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001.

3. Những yêu cầu bắt buộc khi đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001

ISO 9001 yêu cầu tổ chức phải:
a) xác định năng lực cần thiết của (những) người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng;
b) đảm bảo rằng những người này có năng lực dựa trên giáo dục, đào tạo, hoặc kinh nghiệm thích hợp;
c) khi thích hợp, phải có những hành động để đạt được các năng lực cần thiết, và đánh giá tính hiệu quả của các hành động này;
d) duy trì thông tin được lập văn bản thích hợp như bằng chứng chứng minh năng lực.

“Thông tin được lập văn bản” ở đây là những kiến thức và năng lực cần thiết trong công việc mà người đó lĩnh hội được, bởi vậy, chỉ cần có thông tin chứng minh được nội dung đó thì bạn không cần phải tạo ra một văn bản riêng.
Và cũng không nhất thiết phải tạo “Báo cáo triển khai đào tạo” chỉ để phục vụ việc đào tạo. Đôi khi, giấy chứng nhận, chứng chỉ và các giấy tờ khác cũng được coi là hồ sơ đào tạo.

Dưới đây là 2 ví dụ thực tế được kiểm tra khi đánh giá:
(1) Bản ghi chép của nhân viên mới khi tham gia đào tạo;
(2) “Báo cáo hàng ngày” ghi chép báo cáo chỉ thị cấp dưới.

4. Phương pháp đánh giá tính hiệu quả của hoạt động đào tạo

Bất kể doanh nghiệp nào cũng thực hiện hoạt động đào tạo nhưng đáng ngạc nhiên là không phải doanh nghiệp nào cũng tiến hành đánh giá tính hiệu quả của hoạt động này.
Hoạt động đào tạo rất quan trọng, tuy nhiên, không phải “chỉ đào tạo là xong” mà điều quan trọng không kém đó là việc đánh giá tính hiệu quả của hoạt động này, tức là việc xem xét và đánh giá “kết quả đào tạo ra sao” & “hoạt động đào tạo đó có đem lại hiệu quả hay không?”.

Nói tóm lại, đánh giá tính hiệu quả của hoạt động đào tạo là việc đánh giá xem nhân viên đó có “khả năng áp dụng kiến thức và kỹ năng để đạt được kết quả mong muốn hay không”.

Phương pháp đánh giá tính hiệu quả nên là phương pháp đơn giản mà có thể đánh giá được liệu nhân viên đó có đạt được điểm đỗ hay không, chứ không dừng lại ở việc làm bài kiểm tra.

Ngoài phương pháp kể trên, bạn cũng có thể tham khảo 2 phương pháp đánh giá dưới đây:
(1) Báo cáo tình hình phát triển nguồn nhân lực trong cuộc họp nội bộ của các phòng ban.
(2) Trở thành nhân viên đa năng bằng cách học hỏi các kỹ năng mới để phụ trách các khách hàng và địa điểm mới.

5. Nội dung được xác nhận trong buổi đánh giá

Khi đánh giá, chuyên gia đánh giá sẽ hỏi về hồ sơ đào tạo.

Cụ thể, chuyên gia đánh giá sẽ xác nhận những nội dung như ngày tháng, đối tượng đào tạo, nội dung đào tạo, đánh giá tính hiệu quả của hoạt động đào tạo, cho nên bạn cần phải lưu giữ các thông tin thể hiện nội dung đó.

Ngoài ra, trường hợp doanh nghiệp bạn không có văn bản ghi chép nội dung đào tạo mà chỉ có thông tin như sơ đồ kỹ năng tại nơi làm việc thì bạn cũng có thể truyền đạt lại điều đó với chuyên gia đánh giá và hướng dẫn họ đến hiện trường.

“Xem xét cách áp dụng các quy định hiện hành” là một trong những bí quyết đánh giá nội bộ. Đánh giá nội bộ là việc tổ chức/doanh nghiệp tự tiến hành đánh giá trong chính nội bộ của mình, nhằm tìm kiếm cơ hội để cải tiến các quy định đã được thiết lập. Trong bài viết này, 3AC sẽ chia sẻ cho bạn bí quyết đánh giá nội bộ và giới thiệu ví dụ thực tế về đánh giá nội bộ.

Vui lòng tham khảo trang dưới đây để biết thêm thông tin chi tiết về chứng nhận & tái chứng nhận ISO!
>> Xem thêm: Tư vấn chứng nhận lần đầu, hỗ trợ trọn gói chỉ với 4.000.000/tháng
>> Xem thêm: Tỷ lệ đạt chứng nhận 100%! Tư vấn vận hành, tái chứng nhận

1. Quy trình đánh giá nội bộ

Dưới đây là 7 bước thực hiện quy trình đánh giá nội bộ theo ISO 9001:

(1) Đánh giá viên nội bộ kiểm tra sổ tay chất lượng
(2) Lập danh sách các hạng mục đánh giá
(3) Tiến hành phỏng vấn nhân viên tại địa điểm dựa vào danh sách trên
(4) Đánh giá sự phù hợp hoặc không phù hợp
(5) Lập báo cáo đánh giá
(6) Yêu cầu hành động khắc phục sự không phù hợp
(7) Kiểm tra nội dung khắc phục đã phù hợp hay chưa

2. Đánh giá nội bộ không hiệu quả

Mục đích của đánh giá nội bộ là cải tiến các quy định đã được đề ra.

Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp vận hành ISO trên 10 năm thì hoạt động đánh giá nội bộ đang dần trở nên vô nghĩa:
“Đánh giá nội bộ chỉ còn là hình thức”
“Đánh giá nội bộ trở nên rập khuôn”
“Đánh giá nội bộ chỉ để duy trì chứng nhận ISO”

3. Vận dụng kiểm tra 5S vào đánh giá nội bộ của công ty T

Trong phần này, 3AC sẽ giới thiệu một ví dụ thực tế về việc vận dụng kiểm tra 5S vào đánh giá nội bộ (hay còn gọi là đánh giá nội bộ 5S).

Công ty T tại Hà Nội đã nỗ lực thực hiện hoạt động 5S trong một thời gian dài. Các thành viên trong công ty được đào tạo bài bản về 5S và biến nó trở thành văn hóa đào tạo của công ty.
Trên tấm bảng trắng tại nơi làm việc, có một ngày gọi là “ngày sàng lọc” – đây là ngày loại bỏ những thứ không cần thiết, và có các cuộc họp tại chỗ về việc sắp xếp ngăn nắp cho từng máy và bộ phận.
Trong một công ty thực hiện triệt để các hoạt động 5S, thì việc “kiểm tra 5S” được thực hiện đầy đủ bao gồm hoạt động sàng lọc và sắp xếp kể trên.
Nhân viên phụ trách tiến hành kiểm tra hiện trường hàng tháng dựa vào checklist đã lập theo quy trình chính từ khâu kinh doanh đến khâu giao hàng.

Song, cũng tại công ty T này, hoạt động khiến mọi người cảm thấy khó chịu nhất đó là “đánh giá nội bộ”. Bởi hoạt động này đã từng rơi vào trong trạng thái “một vòng lặp vô hạn”. Cụ thể là:
・Đánh giá viên nội bộ chính là nhân viên kiểm tra 5S;
・Thực hiện kiểm tra 5S hàng tháng có thể giúp việc kiểm tra hiện trường được kỹ càng hơn;
・Ngoài kiểm tra 5S, một hoạt động với tên gọi “đánh giá nội bộ” cũng phải được thực hiện với lý do “đánh giá sự tuân thủ yêu cầu ISO”;
・Việc thực hiện đánh giá nội bộ chỉ để xem xét “sự tuân thủ yêu cầu tiêu chuẩn ISO” không mang lại lợi ích thiết thực;
・Khi hỏi ý kiến của chuyên gia đánh giá, thì nhận được câu trả lời là: “Không phải là “có đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn hay không” mà là công ty anh không có hoạt động kiểm tra nào hơn thế này nữa”;
・Suy cho cùng, đánh giá nội bộ chẳng phải chính là kiểm tra 5S hay sao?!

Vì lẽ đó, công ty đã quyết định ngừng hoạt động đánh giá nội bộ. Xin đừng hiểu lầm ý tôi ở đây, ở đây có nghĩa là dừng hoạt động có tên gọi là “đánh giá nội bộ”.
ISO yêu cầu hoạt động kiểm tra thường được gọi là “đánh giá nội bộ”, nhưng không có nghĩa là phải thực hiện công việc đánh giá nội bộ riêng.
Cho nên, trường hợp công ty T này, hoạt động kiểm tra 5S thực hiện chức năng của đánh giá nội bộ, do đó, công ty không cần phải thực hiện một hoạt động khác với tên gọi là “đánh giá nội bộ”.

Bằng cách trau dồi công tác kiểm tra 5S, công ty T đã có thể thực hiện ISO với các hoạt động phù hợp với tình hình thực tế của công ty, và trong lần đánh giá tiếp theo, chuyên gia đánh giá đã phải ghi nhận cách suy nghĩ này và ra về.

4. Bí quyết đánh giá nội bộ

Đánh giá nội bộ là hoạt động để tổ chức/doanh nghiệp tìm kiếm cơ hội cải tiến các quy định đã được thiết lập:
・Thiết lập các quy định;
・Kiểm tra sự tuân thủ;
・Thực hiện đúng quy định đã được đề ra;
・Tiến hành thay đổi các quy định trong trường hợp đã thực hiện đúng quy định mà vẫn không có kết quả.

Nói cách khác, nếu tổ chức/doanh nghiệp có sẵn hoạt động trên thì không cần thiết phải tạo ra hoạt động riêng rẽ khác là đánh giá nội bộ.
Suy cho cùng, thì kiểm tra 5S có thể được xem là “đánh giá nội bộ” trong hoạt động đánh giá.

Tuy nhiên, nếu chuyên gia đánh giá cố chấp cho rằng: “Tôi không thể kiểm tra được hoạt động đó có đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn hay không” thì bạn chỉ cần ghi vào cột ghi chú hạng mục kiểm tra/đánh giá đó tương ứng với điều khoản nào của tiêu chuẩn là được. Đương nhiên nếu bạn có thể giải thích bằng lời nói thì không cần thiết phải ghi chú.

Xem xét về cách áp dụng các quy định hiện hành là việc vô cùng quan trọng.
Bởi ISO phiên bản hiện tại không còn giống với ISO trước đây nữa.

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khi áp dụng ISO 9001 không chỉ bởi số lượng lớn các yêu cầu mà còn bởi chưa biết cách tinh giản sao cho hiệu quả. Vậy tinh giản ISO là gì và có những lưu ý gì khi tinh giản ISO? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này nhé!

1. Các vấn đề thường gặp và giải pháp

3AC hỗ trợ vận hành ISO 9001 cho rất nhiều doanh nghiệp và nhận thấy mỗi doanh nghiệp phải đối mặt với những thách thức khác nhau.
Trên thực tế, có 3 vấn đề chính thường phát sinh dưới đây.

(1) Trường hợp 1

Trong công ty chỉ có 1 nhân viên nắm rõ các công việc liên quan đến ISO, và nếu nhân viên đó nghỉ việc hoặc nghỉ hưu, thì sẽ không có ai làm thay được.
Do đó, tổ chức cần chuẩn bị phương án để kiểm soát rủi ro này.

Có thể đưa ra một số phương án dưới đây:
– Luôn có 2 hoặc nhiều người nắm rõ các công việc về ISO;
– Thuê một người nắm rõ toàn bộ về ISO (công ty tư vấn, v.v..).

Trường hợp này tương ứng với nội dung “hiểu rõ và đáp ứng năng lực” – một trong các yêu cầu của ISO.

(2) Trường hợp 2

Công việc bận rộn đến mức không có thời gian để làm ISO.

Dưới đây là những ý kiến mà 3AC nhận được khi tư vấn cho khách hàng:
“Tôi phải làm thêm giờ để kiểm tra các tài liệu trước ngày đánh giá.”
“Đôi khi tôi không thể làm ISO trong giờ hành chính được, vì vậy tôi phải làm ngoài giờ.”

Và giải pháp cho trường hợp này là:
– Giảm bớt khối lượng công việc ISO làm ngoài giờ;
– Mang ISO đến gần hơn với công việc hàng ngày.

(3) Trường hợp 3

Các hoạt động hiện tại không phù hợp với tình hình thực tế của công ty.
Trường hợp này xuất hiện ở nhiều công ty vận hành ISO 9001 lâu năm.

Dưới đây là những ý kiến phổ biến trên thực tế:
“Chúng tôi đã thay đổi các quy tắc tại các khu vực mà chuyên gia đánh giá nhắc nhở.”
“Tôi đã làm y như những gì chuyên viên tư vấn bảo, nhưng rốt cuộc tôi vẫn phải xây dựng rất nhiều tài liệu giống nhau, những tài liệu mà chỉ để đối phó trong buổi đánh giá.”
“Cách triển khai công việc của công ty thay đổi theo thời gian, nhưng tôi không biết sửa đổi ISO như thế nào.”

Trường hợp này cũng tương tự với trường hợp 2, chỉ khác ở chỗ là cần phải xem xét lại nội dung công việc ISO.

Trên đây là 3 trường hợp về các vấn đề thường gặp, mỗi trường hợp đều có những vấn đề riêng.
Lời khuyên chung cho cả 3 trường hợp này là các tổ chức nên rà soát lại các tài liệu và biểu mẫu của công ty mình.
Hay nói cách khác, đó chính là hoạt động “tinh giản” – sàng lọc nhằm cho ra kết quả – là thành phần còn lại – phải phù hợp, ưu tú, tinh túy.

Có rất nhiều lợi ích khi thực hiện tinh giản ISO, và một trong những lợi ích lớn nhất là tổ chức có thể hướng tới việc “tạo ra một môi trường giúp việc vận hành ISO trở nên dễ dàng hơn”.
Những công việc bạn muốn tập trung làm sẽ trở thành ISO, và như vậy bạn có thể giảm bớt gánh nặng, công việc hàng ngày cũng sẽ liên quan mật thiết với ISO hơn.

2. Những lưu ý khi tinh giản ISO

Trên thực tế, khi rà soát các tài liệu và biểu mẫu để tiến hành tinh giản, trong nhiều trường hợp, các hoạt động có thể được phân thành 2 loại:

(1) Các hoạt động vẫn sẽ tiếp tục bất kể có ISO hay không
(2) Các hoạt động mà bạn muốn dừng ngay lập tức nếu không có ISO

(1) là các hoạt động dễ hình dung nhất. Các hoạt động không liên quan đến ISO cần được tiếp tục trong tương lai.
Bằng cách phát huy tối đa các hoạt động (1), tổ chức có thể thực hiện các hoạt động phù hợp với tình hình thực tế của công ty.

(2) là các hoạt động nên được giảm bớt.
Nếu như bạn đang có suy nghĩ “loại bỏ càng nhiều càng tốt!” thì xin vui lòng đợi một chút.
Trước khi loại bỏ bất cứ hoạt động nào, bạn cần kiểm tra xem hoạt động đó có nằm trong các hạng mục bắt buộc để vượt qua kỳ đánh giá ISO hay không.
Đây là điều mà các tổ chức rất dễ vấp phải khi thực hiện tinh giản.

Ví dụ: đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo là 2 hạng mục không thể bỏ qua trong quá trình duy trì vận hành ISO 9001.

Để biết đâu là các hạng mục thiết yếu trong vận hành ISO, ngay từ đầu bạn phải tìm hiểu xem các hạng mục đó có nằm trong các hạng mục yêu cầu phải thực hiện hay không bằng cách tham khảo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO.
Ngay cả khi bạn có thời gian để tìm hiểu, bạn vẫn phải đọc và lý giải các văn bản có từ ngữ chuyên ngành, đồng thời đối chiếu chúng với các quy tắc của công ty.

Không ít doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tự triển khai xây dựng ISO và tìm đến sự trợ giúp của các đơn vị tư vấn bên ngoài. Nhưng làm sao để thuê được công ty tư vấn tốt nhất? Và cần lưu ý những gì khi lựa chọn công ty tư vấn? Trong bài viết này, 3AC sẽ chia sẻ cho bạn lợi ích và những điểm cần lưu ý khi lựa chọn công ty tư vấn ISO 9001. Và đặc biệt, chúng tôi có chuẩn bị sẵn checklist cho bạn tham khảo để việc lựa chọn được dễ dàng hơn!

Vui lòng tham khảo trang dưới đây để biết thêm thông tin chi tiết về chứng nhận & tái chứng nhận ISO!
>> Xem thêm: Tư vấn chứng nhận lần đầu, hỗ trợ trọn gói chỉ với 4.000.000/tháng
>> Xem thêm: Tỷ lệ đạt chứng nhận 100%! Tư vấn vận hành, tái chứng nhận

1. Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ tư vấn bên ngoài

(1) Không cần phải học kiến thức về tiêu chuẩn từ đầu

Các công ty tư vấn luôn có một đội ngũ chuyên gia tư vấn chuyên nghiệp.

Bởi vậy, bạn không cần phải nắm bắt hết tất cả nội dung các điều khoản từ 1 đến 10 của tiêu chuẩn, công ty tư vấn sẽ giải thích cho bạn các điều khoản cần thiết một cách dễ hiểu nhất. Không những thế, nếu bạn gặp khó khăn, bạn sẽ nhận được lời khuyên, nếu bạn không biết nên làm gì, bạn sẽ nhận được câu trả lời từ chuyên gia tư vấn. Như vậy, bạn có thể giảm thiểu được khá nhiều thời gian và công sức thay vì tự tìm hiểu.

(2) Được lên kế hoạch chi tiết về những việc cần làm

Công ty tư vấn sẽ lên kế hoạch chứng nhận ISO 9001 theo thời gian doanh nghiệp bạn muốn có chứng nhận, cho nên bạn sẽ không phải quá vội vàng hay phải làm thêm ngoài giờ trước buổi đánh giá. Ngược lại, bạn cũng không cần phải trì hoãn, kéo dài thời gian chứng nhận. Do đó, doanh nghiệp bạn có thể đạt được chứng nhận ISO 9001 một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Hơn nữa, bạn cũng sẽ được tư vấn chi tiết về những việc cần làm từ những bước đầu tiên cho đến khi đạt được chứng nhận, xóa tan nỗi lo về việc không biết mình cần phải làm gì.

(3) Được giới thiệu ví dụ thực tế của các công ty cùng ngành

Mượn trí tuệ của những người đi trước là con đường tắt dẫn đến thành công! Nếu bạn lựa chọn dịch vụ tư vấn, chuyên gia tư vấn có thể giới thiệu cho bạn những ví dụ thực tế về các công ty cùng ngành đã thành công trong việc đạt chứng nhận ISO 9001.
Vì thế, doanh nghiệp bạn sẽ được tư vấn về những vấn đề đặc trưng của ngành, hoặc những cách thức để giải quyết vấn đề – những vấn đề mà bạn không thể tìm kiếm trên internet.

2. 3 điểm cần lưu ý khi lựa chọn công ty tư vấn ISO 9001

(1) Khối lượng công việc doanh nghiệp bạn phải làm

Có 2 loại hình công ty tư vấn chính:
①Công ty tư vấn chỉ đưa ra lời khuyên
②Công ty tư vấn không chỉ đưa ra lời khuyên mà còn hỗ trợ công việc xây dựng hệ thống tài liệu khác

Sẽ chẳng có ý nghĩa gì nếu đã mất công sử dụng dịch vụ của công ty tư vấn để giảm bớt gánh nặng công việc liên quan đến ISO 9001 của công ty mà vẫn phải thực hiện tất cả các công việc!

Nếu bạn lựa chọn công ty tư vấn giá rẻ, họ sẽ chỉ đưa ra lời khuyên, còn tất cả công việc và những vấn đề phát sinh đều do người phụ trách ISO phải thực hiện thâm chí phải làm thêm ngoài giờ. Bởi vậy, khi lựa chọn công ty tư vấn, bạn cần phải xác nhận rõ “phạm vi được hỗ trợ” với công ty tư vấn.

(2) Doanh nghiệp bạn có được tư vấn xây dựng hệ thống ISO phù hợp với tình hình thực tế hay không?

Trong số các công ty tư vấn chứng nhận ISO có không ít công ty tư vấn triển khai xây dựng ISO 9001 bằng cách sử dụng y nguyên hệ thống tài liệu mẫu mà công ty tư vấn đó đã tạo lập. Thoạt nhìn, có thể bạn cho rằng việc sử dụng tài liệu sẵn có của công ty đã đạt được chứng nhận ISO 9001 có vẻ hiệu quả, đúng không?
Tuy nhiên, việc cố áp dụng tài liệu mẫu vào trong một doanh nghiệp đa dạng về quy mô và ngành nghề chắc chắn sẽ phát sinh rất nhiều vấn đề. Phát sinh thêm những hồ sơ không cần thiết, những quy định, hệ thống không liên quan tới công việc chỉ để đối phó, rút cuộc rất nhiều gánh nặng đè lên doanh nghiệp sau khi đạt được chứng nhận ISO 9001.

Cũng có trường hợp sử dụng hệ thống tài liệu sẵn có của doanh nghiệp lớn để xây dựng cho doanh nghiệp nhỏ. Vì thế số lượng hồ sơ không cần thiết nhiều đến nỗi lấp đầy 3 tầng tủ hồ sơ, và nếu sắp xếp, sàng lọc lại thì số lượng hồ sơ cần thiết chỉ còn 1 tầng.
Ngoài ra, cũng có nhiều trường hợp không cần phải xây dựng hệ thống tài liệu mới hoàn toàn cho ISO 9001 mà chỉ cần sử dụng những bảng biểu quản lý được sử dụng trong công việc hiện tại của công ty.

Vì vậy, việc lựa chọn một công ty tư vấn có thể hỗ trợ xây dựng hệ thống ISO 9001 phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp bạn là vô cùng quan trọng.

(3) Doanh nghiệp bạn có được hướng dẫn vận hành sau khi đạt chứng nhận IS09001 không và có được chia sẻ bí quyết vận hành hay không?

Được cấp giấy chứng nhận chưa phải là điểm dừng trong hành trình áp dụng ISO 9001, doanh nghiệp bạn cần phải tiến hành cải tiến liên tục và vận hành theo chu trình PDCA; đồng thời tiến hành đánh giá giám sát hàng năm và đánh giá tái chứng nhận 3 năm/lần để có thể duy trì chứng nhận ISO 9001.
Vì lẽ đó, bạn không nên lựa chọn công ty tư vấn “chỉ hỗ trợ cho đến khi đạt chứng nhận” mà nên lựa chọn đơn vị “có thể ủy thác công việc và hỗ trợ vận hành sau khi đạt chứng nhận hoặc tái chứng nhận”.

Ngoài ra, bạn cũng cần phải chú ý khi áp dụng hệ thống quản lý mà công ty tư vấn hỗ trợ xây dựng. Bởi vì khi được tư vấn, bạn chỉ nhận được bí quyết của hệ thống quản lý mà công ty tư vấn tạo ra để họ dễ sử dụng, nên khi hợp đồng tư vấn kết thúc, bạn có thể sẽ không biết cách áp dụng hệ thống quản lý và dẫn đến việc bạn sẽ phải xây dựng lại hệ thống ISO 9001 từ đầu.

Tóm lại, bạn nên lựa chọn công ty tư vấn vừa hỗ trợ vận hành vừa chia sẻ kiến ​​thức và bí quyết về ISO 9001.

3. Checklist lựa chọn công ty tư vấn

Mời các bạn cùng tham khảo checklist sau để biết cách lựa chọn công ty tư vấn phù hợp nhé.

(1) Checklist các vấn đề chính cần làm rõ

□ Có hỗ trợ công việc không? (Xác nhận phạm vi được hỗ trợ)
□ Có được xây dựng ISO 9001 phù hợp với ngành nghề và quy mô của công ty mà không sử dụng tài liệu sẵn có hay không?
□ Có thể ủy thác hỗ trợ vận hành sau khi đạt chứng nhận không?
□ Sau khi kết thúc hợp đồng vẫn Có được bí quyết vận hành cho công ty mình.
□ Chi phí có cao quá không?

(2) Checklist bổ sung

□ Có giới hạn tần suất tư vấn và gặp gỡ không? (có phát sinh chi phí bổ sung hay không?)
□ Có thường xuyên cập nhật thông tin ISO 9001 mới nhất không?
□ Chuyên viên tư vấn là nhân viên chính thức và được đào tạo bài bản không?
□ Tính cách của nhân viên bán hàng hoặc chuyên viên tư vấn có hợp với bạn không?

Đánh giá nội bộ ISO 9001 là một trong những hoạt động của Hệ thống Quản lý nhằm đánh giá việc thực hiện có tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn và quy định nội bộ hay không và có bất kỳ cải tiến nào hay không. Để có một cuộc đánh giá nội bộ ISO 9001 chất lượng, tổ chức nên đánh giá từ góc nhìn “tìm kiếm mọi cơ hội để cải tiến”.
Ngoài ra, khi thực hiện đánh giá nội bộ ISO 9001, hãy đảm bảo lên kế hoạch đánh giá nội bộ từ trước và đừng quên ghi chép các bằng chứng khách quan khi thực hiện đánh giá.

1. Đánh giá nội bộ ISO 9001 là gì?

Đánh giá nội bộ ISO 9001 là một trong những hoạt động của Hệ thống Quản lý nhằm đánh giá việc thực hiện có tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn & quy định nội bộ hay không và có bất kỳ cải tiến nào hay không.
ISO 9001 yêu cầu tổ chức thực hiện đánh giá nội bộ để xác định việc tuân thủ “các yêu cầu do tổ chức quy định”, “các yêu cầu của tiêu chuẩn” và tính hiệu quả của hệ thống.
Tổ chức cần xác định tần suất, cách thức, vai trò, tiêu chí và phạm vi đánh giá, đồng thời lựa chọn đánh giá viên và lập kế hoạch trước khi tiến hành đánh giá.

Ngoài ra có một nguyên tắc cần tuân thủ trong đánh giá nội bộ đó là: “Đánh giá viên nội bộ không được phép đánh giá công việc của bộ phận mình làm việc” mà phải lựa chọn người của bộ phận khác để làm đánh giá viên.

2. Mục đích của đánh giá nội bộ ISO 9001

Đánh giá nội bộ có 2 mục đích chính.

(1) Mục đích thứ nhất là đánh giá sự phù hợp.
Kiểm tra xem các tài liệu đã được xây dựng (các tài liệu ghi chép các quy tắc như sổ tay hướng dẫn, v.v..) có phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn hay không và hệ thống quản lý có bất kỳ vấn đề nào hay không.

(2) Mục đích thứ hai là đánh giá vận hành.
Kiểm tra xem hệ thống quản lý có được vận hành dựa trên các quy tắc của sổ tay hướng dẫn hay không.
Có lẽ nhiều tổ chức sẽ cho rằng “phải vận hành sao cho không có sự không phù hợp trong buổi đánh giá”, nhưng tìm ra sự không phù hợp không phải là mục đích của đánh giá nội bộ.
Để có thể đánh giá việc vận hành có đáp ứng các tiêu chuẩn hay không và liệu nó có được thực hiện theo các quy tắc đã thiết lập hay không, bản thân tổ chức cần xây dựng tiêu chí đánh giá cho riêng mình.
Đánh giá nội bộ được thực hiện từ góc nhìn “tìm kiếm phương pháp cải thiện công ty” sẽ trở thành cơ hội để xem xét về “các cách để làm việc dễ dàng hơn” và “tính hiệu quả của phương pháp làm việc hiện tại”, như vậy chất lượng của việc thực hiện đánh giá nội bộ sẽ được cải thiện.

3. Quy trình đánh giá nội bộ

Bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất trong đánh giá nội bộ đó là lập kế hoạch đánh giá.
Theo ISO 9001, tổ chức cần lập kế hoạch cho các nội dung dưới đây:
(1) Các hạng mục đánh giá ưu tiên
(2) Ngày đánh giá
(3) Bộ phận đánh giá
(4) Đánh giá viên
(5) Thời gian đánh giá
(6) Tiến độ thực hiện hành động khắc phục sự không phù hợp / cải tiến trong buổi đánh giá lần trước

Bước tiếp theo, bạn cần tạo Danh sách kiểm tra của từng bộ phận cần đánh giá để chuẩn bị cho buổi đánh giá nội bộ.
Bạn có thể tham khảo các quy tắc trong sổ tay hướng dẫn cho từng công việc và sổ tay của hệ thống quản lý (sổ tay chất lượng) để giúp cho việc tạo Danh sách kiểm tra đánh giá nội bộ trở nên dễ dàng hơn.
Ngoài ra, vì đánh giá viên nội bộ không được phép đánh giá công việc của bộ phận mình làm việc, cho nên tổ chức cần lựa chọn ít nhất 2 đánh giá viên trở lên.
Sau đó, khi đến ngày đánh giá dự kiến, mỗi đánh giá viên sẽ thực hiện đánh giá theo ngày và thời gian đã lập kế hoạch đồng thời kiểm tra các tiêu chí đánh giá đã xây dựng.
Trong đánh giá ISO 9001, tổ chức cũng cần kiểm tra thời gian lập kế hoạch và lịch trình đánh giá, vì vậy hãy chắc chắn lập kế hoạch thật cụ thể trước khi đánh giá.

4. Các yêu cầu để trở thành đánh giá viên nội bộ

Đánh giá viên nội bộ không cần bằng cấp, tất cả những gì họ cần là kiến ​​thức về các tiêu chuẩn và kỹ năng giao tiếp tốt.
Trong quá trình tư vấn cho khách hàng, 3AC nhận được rất nhiều ý kiến cho rằng đánh giá viên nội bộ cần phải có kinh nghiệm và kiến ​​thức đặc biệt, nhưng thực chất bất kỳ nhân viên nào cũng có thể trở thành đánh giá viên nội bộ.

Mặc dù tiêu chuẩn ISO yêu cầu đánh giá viên nội bộ phải là người có năng lực nhưng việc quyết định họ có đủ năng lực hay không là tùy thuộc vào tổ chức.
Đánh giá viên nội bộ không cần phải nắm tất cả các kiến ​​thức về tiêu chuẩn, nhưng phải có năng lực viết báo cáo tổng hợp sự không phù hợp tương ứng với điều khoản nào trong ISO nếu phát sinh sự không phù hợp.

Ngoài ra, vì buổi đánh giá được tiến hành dưới hình thức phỏng vấn với bên được đánh giá cho nên phương pháp phỏng vấn và kỹ năng lắng nghe rất quan trọng.
Nếu bạn đã có một số kinh nghiệm nhất định, sẽ không có vấn đề gì nếu bạn hỏi dựa trên Danh sách kiểm tra đánh giá đã có sẵn, nhưng nếu bạn không tự tin, hãy chuẩn bị bằng cách diễn tập trước hoặc ghi chú lại những câu hỏi bạn sẽ hỏi vào checklist đánh giá.

5. “Đánh giá sampling” là gì?

“Đánh giá sampling” trong đánh giá nội bộ có thể hiểu đơn giản là đánh giá mẫu. Đây là phương pháp “thu hẹp” phạm vi đánh giá.
Việc kiểm tra tất cả các dữ liệu, tài liệu và các hạng mục ở tất cả các bộ phận sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức, vì vậy các doanh nghiệp đều áp dụng thực hiện “đánh giá sampling”.

Ví dụ: nội dung đánh giá là “kiểm tra việc phê duyệt Báo giá – văn bản ghi chép yêu cầu của khách hàng”.
Bằng cách thực hiện “đánh giá sampling” và để lại ghi chép như một bằng chứng khách quan về việc “Ngày…tháng…năm…báo giá của công ty A đã được anh B phê duyệt”, tổ chức chứng nhận sẽ công nhận đánh giá nội bộ của doanh nghiệp đã được thực hiện một cách thích hợp.

Ngay cả đánh giá chính thức cũng thường áp dụng hình thức “đánh giá sampling” vì không thể kiểm tra tất cả các trường hợp.

Ngoài ra, chúng ta cũng không thể biết được tổ chức chứng nhận sẽ kiểm tra dự án nào, tài liệu nào, địa điểm nào, cho nên các doanh nghiệp nên vận hành ISO dựa trên nguyên tắc tuân thủ các quy tắc nội bộ và luôn trong trạng thái chuẩn bị sẵn sàng cho buổi đánh giá.

6. Hồ sơ cần thiết trong đánh giá nội bộ

Các hồ sơ cần thiết cho đánh giá nội bộ là Kế hoạch đánh giá nội bộ, Báo cáo đánh giá nội bộ và Danh sách kiểm tra đánh giá nội bộ.
Ngoài ra, cần phải có Báo cáo hành động khắc phục và bằng chứng nếu có sự không không phù hợp trong đánh giá nội bộ.

■Kế hoạch đánh giá nội bộ
Như đã đề cập trong Phần 3, Kế hoạch đánh giá nội bộ bao gồm 6 mục cần thiết sau: các hạng mục đánh giá ưu tiên, các bộ phận được đánh giá, chuyên gia đánh giá, thời gian đánh giá, tiến độ thực hiện khắc phục sự không phù hợp / cải tiến trước đó.

■Báo cáo đánh giá nội bộ
Báo cáo đánh giá nội bộ bao gồm các ghi chép về ngày giờ thực hiện, bộ phận đánh giá, đánh giá viên và nội dung của bất kỳ sự không phù hợp nào.

■Danh sách kiểm tra đánh giá nội bộ
Đây là hồ sơ đánh giá sự phù hợp hoặc không phù hợp theo các chuẩn mực đánh giá đã được thiết lập cho từng bộ phận.

Như đã đề cập trong phần trước, việc ghi chép lại các bằng chứng khách quan về thời gian, người thực hiện và nội dung đánh giá vào danh sách kiểm tra đánh giá nội bộ là vô cùng quan trọng. Việc bỏ sót điều này có thể dẫn đến việc đánh giá nội bộ bị coi là không hiệu quả.
Một vấn đề thường gặp trong các cuộc đánh giá chính thức đó là tổ chức không ghi chép bằng chứng khách quan trong danh sách kiểm tra đánh giá nội bộ hoặc các hành động khắc phục không được khắc phục mặc dù có sự không phù hợp hoặc chỉ có các hành động khắc phục.
Đánh giá nội bộ không phải là điểm dừng trong hành trình vận hành ISO. Khi phát hiện có sự không phù hợp phải tiến hành thực hiện các hành động khắc phục, sau khi đã thực hiện các hành động khắc phục thì đánh giá nội bộ mới được coi là hoàn thành.
Nếu hành động khắc phục không có hiệu quả, thì việc đưa ra sự không phù hợp trong đánh giá nội bộ sẽ không có ý nghĩa gì cả; do đó, đánh giá viên cần giám sát cho đến khi việc khắc phục được thực hiện.

7. Tính hiệu lực của đánh giá nội bộ

Tính hiệu lực của đánh giá nội bộ sẽ thay đổi tùy thuộc vào việc doanh nghiệp chú trọng điều gì khi đánh giá.
Việc thực hiện đánh giá nội bộ một cách có hiệu lực sẽ đem lại cho doanh nghiệp 3 lợi ích dưới đây:

(1) Là thời điểm thích hợp để xem xét lại cách thức làm việc mỗi năm
Các quy định liên quan đến quy trình làm việc đặc biệt cần thiết đối với nhân viên mới và nhân viên chưa quen việc. Ngay cả những nhân viên kỳ cựu cũng cần ghi nhớ các quy định mặc dù hầu hết họ đều làm việc dựa theo kinh nghiệm của mình.
Đánh giá nội bộ là cơ hội để doanh nghiệp xem xét lại liệu quy trình làm việc có được thống nhất hay không và các quy định đã được thay đổi có được phổ biến hay không.

(2) Là cơ hội để thực hiện đánh giá chéo
Đánh giá viên không thể đánh giá bộ phận của riêng họ, vì vậy các đánh giá viên phải thực hiện đánh giá chéo bộ phận của nhau.
Nói cách khác, đây chính là cơ hội để khám phá những mặt tốt ở các bộ phận khác và học hỏi để vận dụng vào bộ phận của mình.
Ngoài ra, nếu bộ phận được đánh giá có những mặt tốt như vậy, nó có thể được ghi nhận là “Good Point” trong báo cáo đánh giá nội bộ.
Việc báo cáo “những mặt tốt” thay vì “những việc chưa làm được” góp phần nâng cao ý thức của tất cả mọi người.

(3) Tạo ra sự nghiêm túc chỉn chu trong công việc
Nếu không áp dụng việc kiểm tra, đánh giá, tổ chức sẽ không thể tạo ra sự nghiêm túc trong công việc.
Chính vì thế, các tổ chức nên thực hiện đánh giá nội bộ để tìm ra sự cải tiến và thực hiện hiệu quả chu trình PDCA hơn nữa.

Nhiều doanh nghiệp vẫn còn đang thắc mắc phạm vi áp dụng ISO 9001 là gì, có những lưu ý gì khi thiết lập và thay đổi phạm vi, sự khác biệt giữa “phạm vi áp dụng” và “phạm vi chứng nhận” là gì? Vậy hãy cùng 3AC giải đáp trong bài viết này nhé!
“Phạm vi áp dụng” trong ISO là lĩnh vực áp dụng của hệ thống quản lý. Phạm vi áp dụng có thể được thiết lập cho toàn bộ công ty, nhưng cũng có thể được giới hạn trong phạm vi nhỏ (chỉ một cơ sở trong nhiều cơ sở hoặc chỉ một phòng ban trong nhiều phòng ban). Việc xác định “phạm vi áp dụng” là bước đầu tiên cũng là bước vô cùng quan trọng trong hành trình áp dụng ISO và nó có liên quan mật thiết tới việc quảng bá những nỗ lực của doanh nghiệp với các tổ chức bên ngoài.

1. Các yêu cầu của ISO 9001

ISO 9001 yêu cầu doanh nghiệp phải xem xét những điều sau đây khi xác định phạm vi áp dụng:

(1) các vấn đề bên ngoài và nội bộ;
(2) các yêu cầu của các bên quan tâm liên quan;
(3) các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức.

Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng phải được duy trì và kiểm soát bằng thông tin dạng văn bản.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải giải thích rõ lý do cho bất kỳ yêu cầu nào của ISO 9001 được xác định là không áp dụng.

2. Những lưu ý khi xác định phạm vi áp dụng

Để xác định phạm vi áp dụng, doanh nghiệp phải xác định nội dung dịch vụ, tên sản phẩm mà công ty muốn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.
(Ví dụ: ngành sản xuất: gia công, lắp ráp bộ phận của sản phẩm ABC).

Trong trường hợp giới hạn phạm vi, tổ chức phải xác định địa điểm của cơ sở hoặc phòng ban đó.

Hệ thống quản lý đơn thuần chỉ là những quy tắc / cơ chế của chính doanh nghiệp và phạm vi áp dụng cũng do doanh nghiệp tự quyết định, nhưng nó cũng là một cách để nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp với các tổ chức bên ngoài.
Do đó, việc thiết lập rõ ràng phạm vi áp dụng để các tổ chức bên ngoài như đối tác kinh doanh, khách hàng,… có thể hiểu được là điều vô cùng quan trọng.

Mặt khác, doanh nghiệp phải ghi rõ lý do “không áp dụng yêu cầu số XXX về XXX bởi vì XXX” trong trường hợp có yêu cầu mà doanh nghiệp xác định là không áp dụng trong các yêu cầu của ISO 9001.

3. Văn bản hóa phạm vi áp dụng

ISO 9001 yêu cầu phạm vi áp dụng phải được duy trì bằng thông tin dạng văn bản, nhưng không nhất thiết phải tạo một bộ tài liệu riêng để đáp ứng yêu cầu đó.

Hầu hết các doanh nghiệp đạt chứng nhận ISO đều ghi phạm vi áp dụng vào sổ tay chất lượng.

Ngoài ra, phạm vi áp dụng cũng có thể được đăng trên trang web, danh thiếp, ấn phẩm quảng cáo, bảng hiệu, v.v., tuy nhiên trường hợp khi phạm vi áp dụng thay đổi, thì doanh nghiệpcần phải xử lý tất cả những nơi đã được đăng tải. Vì vậy doanh nghiệp chỉ nên ghi phạm vi áp dụng vào tài liệu cần thiết nhất đó là sổ tay chất lượng.

4. Các thủ tục cần thiết khi thay đổi phạm vi

Trong quá trình áp dụng ISO 9001, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thu hẹp, mở rộng hoặc thay đổi phạm vi áp dụng.
Trong trường hợp đó, trước tiên doanh nghiệp cần phản ánh sự thay đổi bằng văn bản (sổ tay chất lượng) để làm rõ phạm vi áp dụng, và nếu cần có thể thay đổi cả cơ cấu tổ chức.

Việc thiết lập và quản lý mục tiêu, tiến hành đánh giá nội bộ trong trường hợp mở rộng phạm vi, hoặc trường hợp thu hẹp, mở rộng / thay đổi phạm vi áp dụng, trong bất cứ trường hợp nào thì nội dung thay đổi phải được báo cáo trong buổi Xem xét của Lãnh đạo.

Ngoài việc thay đổi về mặt vận hành, tổ chức cũng cần xử lý trong trường hợp phạm vi áp dụng được đăng trên các ấn phẩm quảng cáo, trang web, v.v.

5. Sự khác biệt giữa phạm vi áp dụng và phạm vi chứng nhận

Phạm vi áp dụng có ý nghĩa hơi khác một chút so với phạm vi chứng nhận mà tổ chức chứng nhận yêu cầu.
Phạm vi áp dụng là phạm vi của hệ thống quản lý mà doanh nghiệp tự thiết lập và lập thành văn bản.
Còn phạm vi chứng nhận, đúng như cái tên của nó, là phạm vi chứng nhận ISO, được Tổ chức chứng nhận ghi trong giấy chứng nhận.

Khi xác định phạm vi áp dụng, chắc hẳn doanh nghiệp cũng đã xác định phạm vi chứng nhận ở một mức độ nào đó, nên trong nhiều trường hợp phạm vi chứng nhận và phạm vi áp dụng là như nhau nhưng tổ chức chứng nhận sẽ đưa ra lời khuyên nếu cách diễn đạt về phạm vi khó hiểu.
Như giải thích trong phần 2, “doanh nghiệp cần thiết lập phạm vi áp dụng sao cho các tổ chức bên ngoài có thể hiểu được” cũng là một trong những lý do cho điều này.

Trường hợp cần thiết phải thay đổi phạm vi chứng nhận do thay đổi phạm vi áp dụng, doanh nghiệp cần liên hệ với Tổ chức chứng nhận để tiến hành thay đổi.

Ngoài ra, nếu phạm vi chứng nhận không áp dụng cho toàn bộ công ty mà chỉ áp dụng ở một số cơ sở hoặc phòng ban, doanh nghiệp cần phải xác nhận kỹ quy định ghi chép về việc sử dụng dấu chứng nhận trước khi sử dụng dấu chứng nhận.