投稿者: admininsho

Để được cấp chứng chỉ ISO 14001, doanh nghiệp phải trải qua một hành trình tương đối dài. Nhiều doanh nghiệp gặp khó trong việc áp dụng hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 vào thực tế. Tuy nhiên, nếu biết cách áp dụng thì việc đạt chứng nhận sẽ trở nên dễ dàng và đơn giản hơn rất nhiều. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cho bạn 7 mẹo để việc áp dụng ISO 14001 trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.

1. Tại sao nhiều doanh nghiệp cảm thấy khó khi áp dụng ISO 14001 vào thực tế?

Có không ít khó khăn khi áp dụng ISO 14001; chẳng hạn:

– Có những hoạt động hoàn toàn khác với hoạt động của công ty; công việc chính quá bận nên không có thời gian để thực hiện ISO.
– Tại thời điểm đánh giá, mỗi chuyên gia đánh giá lại có ý kiến khác nhau, thêm vào đó, các yêu cầu của tiêu chuẩn vốn đã rất khó.
– Ít nhân viên có kinh nghiệm trong công việc liên quan đến ISO.

Nói tóm lại, bạn có thể cảm thấy việc áp dụng ISO 14001 khó khăn và vất vả vì nó đòi hỏi bạn phải có kiến ​​thức trong một lĩnh vực hoàn toàn khác với lĩnh vực kinh doanh chính của doanh nghiệp bạn và thời gian để thực hiện ISO ngoài công việc chính của mình.

2. Cách áp dụng ISO 14001 dễ dàng và đơn giản

Dưới đây là 7 mẹo để việc áp dụng HTQLMT ISO 14001 trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.

(1) 6.1.2 Khía cạnh môi trường

Bạn không nên phức tạp hóa khi xác định khía cạnh môi trường.
Đặc biệt khi đánh giá tác động môi trường, nếu bạn sử dụng những công thức tính toán khó để đánh giá thì những thứ vốn không phải là vấn đề môi trường sẽ trở thành những khía cạnh môi trường có ý nghĩa, và sẽ đi chệch hướng so với thực tế.

Bạn nên quyết định các tiêu chí đánh giá và hạng mục đánh giá dưới góc nhìn “tại sao bạn lại cho rằng đó là vấn đề môi trường?”.
Như vậy, việc đánh giá tác động môi trường sẽ sát với tình hình thực tế hơn.
Ví dụ, hạng mục đánh giá có tác động lớn và khả năng được cân nhắc nhiều nhất là bởi vì có yêu cầu của khách hàng.

(2) 6.1.3 Nghĩa vụ tuân thủ

Khi nói đến nghĩa vụ tuân thủ, bạn đừng nên cố gắng cập nhật tất cả các điều luật.
Tầm quan trọng của việc nắm bắt thông tin mới nhất sẽ thay đổi vì có những điều luật chỉ cần nắm rõ nội dung và có điều luật lại chứa thông tin nghĩa vụ cần tuân thủ.

Tuy nhiên, tầm quan trọng của việc tuân thủ luật định thì không đổi.

Ngoài ra, nếu bạn thực sự muốn cập nhật tất cả các thông tin mới nhất, bạn có thể sử dụng sách chuyên về luật định hoặc dịch vụ gửi hoặc thông báo về các sửa đổi pháp lý, mà không cần phải tự nghiên cứu.

(3) 6.2 Mục tiêu môi trường và hoạch định đạt mục tiêu

Việc xác định mục tiêu được xem xét từ khía cạnh môi trường có ý nghĩa, nên đôi khi sẽ có tình trạng mục tiêu được đề ra đó chưa hẳn là điều bạn đang hướng tới.
Để tránh điều này xảy ra, bạn nên suy nghĩ về những gì công ty có thể làm để tăng cường các hoạt động tốt và giảm thiểu các hoạt động có hại cho môi trường.

Điều này sẽ cho phép bạn thiết lập mục tiêu thực tế hơn.

Ví dụ, trong hầu hết các trường hợp, các bất thường trong công việc không nên xảy ra nếu xét đến tác động đối với môi trường.
Điều này là do doanh nghiệp sử dụng tài nguyên và năng lượng lãng phí và tạo ra khí thải dư thừa.
Trong ngành sản xuất là phế phẩm, còn trong ngành vận tải là tai nạn.
Nếu bạn nghĩ theo cách này, thì việc thiết lập các mục tiêu môi trường cho tỷ lệ lỗi, số lượng lỗi hoặc số vụ tai nạn không phải là một ý tưởng tồi.

(4) 8.2 Chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó với tình huống khẩn cấp

Các cuộc diễn tập sơ tán thường được tiến hành để chuẩn bị ứng phó với tình huống khẩn cấp như hỏa hoạn.
Nếu bạn phải tham gia do đó là phạm vi quản lý của tòa nhà bạn có thể tiếp tục tham gia như trước giờ vẫn vậy.

Điều quan trọng là bạn chuẩn bị cho tình huống khẩn cấp nào và phải kiểm tra xem liệu những chuẩn bị đó có thực sự hiệu quả khi tình huống khẩn cấp xảy ra hay không.

Để chuẩn bị ứng phó với tình huống khẩn cấp, bạn cũng nên kiểm tra mạng lưới và lộ trình liên lạc trong trường hợp xảy ra sự cố.

Có không ít trường hợp hệ thống liên lạc khẩn cấp không được cập nhật ngay cả khi có nhân viên nghỉ việc và không hoạt động.

(5) 9.2 Đánh giá nội bộ

Đánh giá nội bộ được tiến hành mỗi năm 1 lần và do thực hiện với tần suất ít nên hầu như việc triển khai diễn ra không được suôn sẻ. Doanh nghiệp sẽ rất dễ rơi vào tình trạng loay hoay không biết nên ưu tiên hoạt động kinh doanh chính hay ưu tiên hoạt động đánh giá nội bộ: nên ngừng mọi hoạt động kinh doanh để thực hiện, hay tránh thời điểm bận rộn để thực hiện.

Cho nên để mọi thứ dễ dàng hơn, bạn nên thực hiện đánh giá nội bộ nhiều lần, mỗi lần chỉ tiến hành trong một thời gian ngắn.

Nếu bạn đánh giá theo phương pháp mỗi tháng chỉ đánh giá 1 bộ phận thực hiện trong 1 lần thì có thể hoàn thành trong khoảng 1 giờ mỗi lần.

Việc này cũng tương tự như việc tổ chức thêm 1 cuộc họp mỗi tháng.

(6) 9.3 Xem xét của lãnh đạo

Khi nhắc đến hoạt động xem xét và đánh giá của lãnh đạo, các doanh nghiệp thường cho rằng hoạt động này phải được thực hiện bằng cách họp trực tiếp với lãnh đạo.
Do đó, người phụ trách thường gặp khó khăn trong việc sắp xếp cuộc họp với lãnh đạo.

Mặc dù COVID-19 đã hạ nhiệt, nhưng hoạt động xem xét hệ thống này vẫn có thể được tiến hành bằng cuộc gọi video và cuộc gọi điện thoại.
Hơn nữa, bạn không nhất thiết phải thực hiện cùng một lúc.
Tức là, bạn có thể gửi các nội dung báo cáo đầu vào qua email và nhận chỉ thị đầu ra trong vòng 24 giờ.
Điều này cũng giống việc bạn báo cáo, liên lạc, thảo luận mà bạn vẫn đang thực hiện mỗi ngày.

(7) 10.2 Sự không phù hợp và hành động khắc phục

Việc thực hiện hành động khắc phục để ngăn chặn sự không phù hợp tái diễn là vô cùng quan trọng, do đó bạn nên điều tra kỹ nguyên nhân của sự không phù hợp.

Tuy nhiên, việc truy cứu nguyên nhân và đề ra các biện pháp đối phó chỉ là giả thuyết.
Nếu bạn thực hiện nghiêm chỉnh, độ chính xác của giả thuyết sẽ tăng lên; nhưng nếu bạn dành quá nhiều thời gian để thực hiện, bạn sẽ không thể loại bỏ sự không phù hợp trong một 1 lần, vì vậy hãy cố gắng chia ra nhiều lần thực hiện thì cuối cùng bạn sẽ có thể loại bỏ hoàn toàn sự không phù hợp đó.

Nếu chỉ cần một hành động khắc phục duy nhất mà loại bỏ được sự không phù hợp, thì sẽ không có thứ gọi là “hàng lỗi” trên thế giới này.
Cho nên, đừng cố gắng loại bỏ hoàn toàn trong 1 lần khắc phục.
Thay vào đó, điều quan trọng nhất là việc giám sát kết quả của hành động khắc phục.

Chu trình PDCA trong tiêu chuẩn ISO 14001 là nền tảng của các hoạt động của hệ thống quản lý. Trong bài viết này, 3AC sẽ giải thích nội dung chu trình PDCA của ISO 14001 và những điểm cần thiết để thực hiện suôn sẻ các hoạt động xác định rủi ro, cơ hội và các khía cạnh môi trường, hoạch định các mục tiêu, xem xét của lãnh đạo và hành động khắc phục.

1. Chu trình PDCA là gì?

Chu trình PDCA là một cơ chế cải tiến liên tục.

PDCA là viết tắt của Plan (Lập kế hoạch) – Do (Thực hiện) – Check (Kiểm tra) – Act (Cải tiến). Đây là 4 công đoạn vô cùng quan trọng trong tất cả các hệ thống quản lý.

2. Tầm quan trọng của việc áp dụng chu trình PDCA

Chu trình PDCA là nền tảng của hệ thống quản lý.

Áp dụng chu trình PDCA sẽ dẫn đến các hoạt động cải tiến liên tục.
Hơn nữa, cũng giống như việc thực hiện các cải tiến để phòng ngừa các lỗi tương tự, việc áp dụng chu trình PDCA sẽ dẫn đến các cải tiến và nâng cao năng lực quản lý.
Các yêu cầu được xây dựng dựa trên cơ sở áp dụng chu trình PDCA này cho ISO 14001 cũng như tất cả các tiêu chuẩn khác.

3. Nội dung chu trình PDCA của tiêu chuẩn ISO 14001

Theo tiêu chuẩn ISO 14001, chu trình PDCA tương ứng với 4 bước thực hiện. Cụ thể như sau:

・Plan: Xác định các khía cạnh môi trường, giải quyết các rủi ro và cơ hội, thiết lập và quản lý các mục tiêu;
・Do: Tiến hành kế hoạch, ví dụ, thực hiện đào tạo và huấn luyện ứng phó tình huống khẩn cấp và các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu;
・Check: Đánh giá sự tuân thủ, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo;
・Act: Hành động khắc phục, đầu ra của xem xét lãnh đạo.

4. Ví dụ cụ thể về chu trình PDCA của tiêu chuẩn ISO 14001

Đầu tiên, tại bước Plan – Hoạch định là việc xác định các khía cạnh môi trường, xác định rủi ro và cơ hội, đồng thời thiết lập các mục tiêu.

Ví dụ: với mục tiêu là tăng 20% ​​hiệu quả công việc.
Để tăng 20%, trước hết, bạn phải nắm rõ công việc của bạn hiện đang chiếm bao nhiêu thời gian và tìm cách cắt giảm quy trình.
Đó chính là việc lên kế hoạch tổ chức môi trường làm việc.

Tiếp theo, là bước Do – Thực hiện là việc sắp xếp lại môi trường làm việc bằng cách sàng lọc mọi thứ và loại bỏ những thứ không cần thiết.

Và tại bước Check, hãy kiểm tra xem môi trường làm việc ngăn nắp có còn những thứ không cần thiết hay việc sắp xếp những thứ do nhiều người quản lý đã phù hợp chưa.

Cuối cùng là bước Act – Cải tiến là việc kiểm chứng xem liệu hiệu quả công việc có được cải thiện 20% bằng cách sắp xếp lại môi trường làm việc hay không và nếu không đạt được thì tại sao và ngược lại, liệu có cách nào để cải thiện hiệu quả hơn nữa hay không.

Đây cũng chính là một chu kỳ PDCA.

5. Để áp dụng hiệu quả chu trình PDCA theo tiêu chuẩn ISO 14001

Chìa khóa để áp dụng thành công chu trình PDCA là thực hiện theo trình tự 4 bước P, D, C và A.

Ví dụ, có không ít doanh nghiệp bắt đầu từ D mà không lập kế hoạch tại bước P.

Tại bước P, đầu tiên doanh nghiệp cần thiết lập mục tiêu và nắm bắt tình hình hiện tại, sau đó lập kế hoạch những việc cần làm để đạt được mục tiêu đó.
Chu trình PDCA sẽ chỉ có hiệu lực khi nó được thực hiện theo đúng kế hoạch.
Và điều quan trọng là phải kiểm tra xem nó có diễn ra trôi chảy hay không và nếu không thì phải phân tích và kiểm chứng, thay vì làm xong để đấy.
Lưu ý, không nên kiểm tra đột ngột mà hãy đảm bảo sắp xếp thời gian kiểm tra khi lập kế hoạch tại bước P.

Cuối cùng là bước A – Cải tiến, có nhiều điểm chưa thể thực hiện được đầy đủ.
Bằng cách cải thiện kết quả đồng thời kiểm tra tính phù hợp của từng quá trình lập kế hoạch, thực hiện và kiểm tra, kế hoạch tiếp theo sẽ có chất lượng cao hơn.

Chắc hẳn không ít doanh nghiệp muốn tìm hiểu chi tiết về các bước cần thực hiện để áp dụng ISO 14001 vào thực tế sản xuất, kinh doanh. Vậy thì bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn 9 bước cần thực hiện trong quá trình áp dụng ISO 14001 theo quy trình PDCA.

1. 6.1.1 Rủi ro và cơ hội

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định các rủi ro và cơ hội cần được giải quyết.
Rủi ro là sai lệch so với dự kiến. Cơ hội là thời điểm thích hợp để làm điều gì đó.

Ví dụ: nếu là quán ăn, rủi ro có thể là khách hàng có thể rời đi do dịch bệnh truyền nhiễm nhưng đây cũng chính là thời điểm thích hợp để bắt đầu dịch vụ giao hàng tận nhà.

2. 6.1.2 Khía cạnh môi trường

Tại bước này, doanh nghiệp cần cập nhật các khía cạnh môi trường đã được xác định trước đó.
Việc cập nhật sẽ dễ dàng hơn nếu bạn tìm kiếm các thay đổi trước tiên, chẳng hạn như khối lượng công việc tăng hay giảm, hoặc liệu có thay đổi trong cách thức làm việc hay không.
Đồng thời, đánh giá lại các khía cạnh môi trường và xác định những khía cạnh đáng chú ý hoặc các khía cạnh đáng quan tâm.

3. 6.1.3 Nghĩa vụ tuân thủ

Đối với các nghĩa vụ tuân thủ, doanh nghiệp cần kiểm tra xem các luật và quy định cụ thể đã được sửa đổi chưa.
Bên cạnh đó, hãy xem xét kỹ các luật mới được bổ sung hoặc không còn phù hợp và bị loại bỏ.

4. 6.2 Mục tiêu môi trường và hoạch định đạt mục tiêu

Hãy xem xét lại các mục tiêu, có tính đến các mục mới được cập nhật 6.1.1, 6.1.2 và 6.1.3.
Lý do là vì đôi khi bạn cần thay đổi con số và nội dung của các mục tiêu.

5. 8.2 Chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó với tình huống khẩn cấp

Tiếp theo, doanh nghiệp cần kiểm tra xem có bất kỳ tình huống khẩn cấp mới nào được thêm vào trong phần 6.1.1 không và nếu có, hãy chuẩn bị sẵn sàng để ứng phó.
Thêm vào đó, sau khi đã xác định được các tình huống khẩn cấp, doanh nghiệp nên xem xét lại liệu có vấn đề gì với sự chuẩn bị cho tình huống khẩn cấp đó hay không.

6. 9.1.2 Đánh giá sự tuân thủ

Trong phần đánh giá sự tuân thủ, doanh nghiệp cần kiểm tra lại các nội dung được cập nhật tại 6.1.3.
Hãy kiểm tra cả phần cập nhật và cả nội dung được kiểm tra lần trước có được tuân thủ hay không.

7. 9.2 Đánh giá nội bộ

Doanh nghiệp phải đảm bảo kiểm tra các hoạt động và quy định đã thay đổi kể từ lần đánh giá nội bộ cuối cùng.
Đặc biệt, hãy theo dõi tình hình thực hiện các biện pháp khắc phục sự không phù hợp và cải tiến trong lần đánh giá nội bộ trước đó để không bỏ sót.

8. 9.3 Xem xét của lãnh đạo

Sau khi thực hiện đánh giá nội bộ, doanh nghiệp cần tiến hành xem xét của lãnh đạo.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị để có thể kiểm tra tiến độ đầu ra của xem xét lãnh đạo trước đó.
Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng doanh nghiệp bạn có thể theo dõi những việc chưa hoàn thành không chỉ lần trước mà còn trong thời gian trước đó.

9. 10.2 Sự không phù hợp và hành động khắc phục

Cuối cùng, doanh nghiệp cần khắc phục sự không phù hợp mới được phát hiện.
Trong quá trình áp dụng ISO 14001, việc đánh giá tính hiệu lực là hoạt động vô cùng quan trọng và không thể bỏ qua.

Hơn nữa, doanh nghiệp cũng cần theo dõi kết quả của việc thực hiện hành động khắc phục sự không phù hợp đã xảy ra trước đó, để xem liệu sự không phù hợp do nguyên nhân tương tự có tái diễn hay không.
Việc lặp đi lặp lại các hành động khắc phục cho đến khi loại bỏ hoàn toàn được sự không phù hợp mới được coi là đã thực hiện hành động khắc phục.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang xem xét đến việc triển khai hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 mà không biết nên bắt đầu từ đâu, quy trình chứng nhận ISO 14001 gồm mấy bước, cụ thể ra sao, thời gian tối thiểu để xây dựng và áp dụng hệ thống này là bao lâu thì hãy tham khảo bài viết dưới đây.

Quy trình chứng nhận ISO 14001 gồm 6 bước chính, cụ thể:

Bước 1: Lập kế hoạch chứng nhận ISO 14001

Có 5 quyết định chính cần làm khi lập kế hoạch chứng nhận ISO 14001.

(1) Thiết lập mục tiêu về thời gian hoàn thành chứng nhận

Trước hết, bạn không thể lên kế hoạch nếu không có mục tiêu.
Doanh nghiệp nào cũng muốn có chứng chỉ càng nhanh càng tốt, nhưng bạn cần đặt ra mục tiêu về kỳ hạn muộn nhất cần có chứng chỉ, ví dụ, muộn nhất là tháng mm năm yyyy.

Phần lớn lý do các doanh nghiệp muốn có chứng chỉ ISO 14001 là vì có yêu cầu của khách hàng.
Cho nên, bạn nên tính toán thời gian hoàn thành chứng nhận sao cho có lợi cho doanh nghiệp bạn.

(2) Lựa chọn người chịu trách nhiệm chính về ISO 14001

Hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 yêu cầu phải có ít nhất 1 người chịu trách nhiệm chính, người này được biết đến với tên gọi “đại diện lãnh đạo về môi trường”, “người quản trị hệ thống” hoặc “nhân viên ISO”. Chính vì thế, doanh nghiệp cần phải cử ra một người chịu trách nhiệm chính về các hoạt động của hệ thống quản lý môi trường.

(3) Quyết định về việc tự triển khai hay thuê công ty tư vấn

Để đạt được chứng nhận ISO 14001, bạn cần tìm kiếm thông tin và có kiến thức về ISO 14001 và có hiểu biết về đánh giá chứng nhận.
Cho dù doanh nghiệp bạn có thời gian và có nhân viên ISO có kiến thức về tiêu chuẩn ISO thì việc đạt chứng nhận cũng không hề đơn giản. Nói như vậy không có nghĩa là doanh nghiệp bạn không thể tự triển khai thực hiện được, trường hợp doanh nghiệp tự triển khai sẽ được giải thích chi tiết ở phần sau.

Nếu không muốn tốn quá nhiều thời gian và công sức mà vẫn có thể đạt chứng nhận ISO 14001 trong thời gian ngắn nhất thì bạn nên tìm đến sự giúp đỡ của các chuyên gia bên ngoài.

(4) Ngân sách

Doanh nghiệp bạn cần bỏ ra một vài khoản phí để phục vụ việc đạt chứng nhận ISO 14001, cho nên hãy lập ngân sách cho các chi phí cần thiết.
Chi phí cần thiết cho việc đạt chứng nhận ISO 14001 bao gồm: chi phí đánh giá, chi phí xây dựng hệ thống quản lý (bao gồm chi phí tư vấn), chi phí đầu tư thiết bị và các chi phí khác.
Chi phí đánh giá là chi phí phải trả cho Tổ chức chứng nhận, chi phí tư vấn là chi phí phải trả cho công ty tư vấn, bạn nên xin báo giá của từng đơn vị để xem xét lựa chọn.

Mời bạn tham khảo chi phí tư vấn ISO của 3AC tại đây.

(5) Lựa chọn Tổ chức chứng nhận

Để được cấp giấy chứng nhận ISO 14001, doanh nghiệp bạn phải trải qua các cuộc đánh giá của Tổ chức chứng nhận. Tùy mỗi Tổ chức chứng nhận mà phương pháp đánh giá sẽ khác nhau.
Mặc dù có quy định chung của ngành đối với các Tổ chức chứng nhận, nhưng không phải tất cả các tổ chức đều có cách làm và phương pháp đánh giá giống nhau. Điều này là do chi phí và dấu chứng nhận ISO của mỗi tổ chức là khác nhau.
Hãy tìm hiểu thật kỹ để lựa chọn Tổ chức chứng nhận phù hợp với doanh nghiệp mình và đăng ký cấp chứng nhận từ sớm.

Sau khi đã quyết định được 5 điều trên, bạn cần lập kế hoạch xây dựng hệ thống quản lý môi trường (như tiến hành khảo sát từng phòng ban và lập hồ sơ), triển khai nội bộ, áp dụng vào thực tế (điều hành), đánh giá, v.v. .

Việc lập kế hoạch sẽ giúp quy trình chứng nhận của doanh nghiệp bạn trở nên suôn sẻ hơn.
Lưu ý việc xây dựng kế hoạch nên được hoàn thành trong vòng 1 tháng.

Bước 2: Xây dựng ISO 14001

Quy trình xây dựng ISO 14001 phụ thuộc rất nhiều vào việc doanh nghiệp tự triển khai hay thuê đơn vị tư vấn bên ngoài.

Trường hợp doanh nghiệp thuê đơn vị tư vấn bên ngoài hỗ trợ thì thời gian cần thiết để xây dựng hệ thống quản lý ISO 14001 là 1 tháng. Ngược lại, trường hợp doanh nghiệp tự triển khai thì thời gian cần thiết cho việc xây dựng là 3 tháng.

Nếu doanh nghiệp bạn có nhân viên ISO có đầy đủ kiến thức về ISO và thực hiện các công việc liên quan đến ISO thì thời gian trên có thể rút ngắn đi một chút. Nhưng thực tế hầu hết các trường hợp người phụ trách ISO là nhân viên kiêm nhiệm, tức là vừa phải làm công việc chính vừa phải phụ trách ISO.

Ngoài ra, ngay cả khi doanh nghiệp bạn thuê công ty tư vấn bên ngoài, thời gian cần thiết để đạt được chứng nhận sẽ thay đổi tùy thuộc vào phạm vi công ty tư vấn đó hỗ trợ.
Nếu chuyên gia tư vấn chỉ tư vấn và bạn là người thực hiện thì thời gian xây dựng sẽ kéo dài tầm 3 tháng.

Việc xây dựng hệ thống quản lý là việc thiết lập các quy định đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn ISO. Nếu bạn không có hiểu biết nhất định về các yêu cầu tiêu chuẩn thì việc tự triển khai có thể sẽ gặp khó khăn.

Bước 3: Áp dụng ISO 14001 vào thực tế (tạo lập hồ sơ)

Khi đã hoàn tất việc xây dựng hệ thống quản lý, người quản trị hệ thống sẽ điều hành việc áp dụng ISO 14001 dựa trên các quy định đã đề ra.

Tại bước này, doanh nghiệp sẽ tiến hành các hoạt động sau theo chu trình PDCA:
・Xác định các khía cạnh môi trường
・Quản lý mục tiêu
・Đào tạo và huấn luyện ứng phó tình huống khẩn cấp
・Đánh giá sự tuân thủ
・Đánh giá nội bộ
・Xem xét của lãnh đạo

Thời gian cần thiết để hoàn thành việc điều hành hệ thống cơ bản là 3 tháng đối với trường hợp thuê đơn vị tư vấn, và 6 tháng đối với trường hợp doanh nghiệp tự triển khai.
Đặc biệt, Tổ chức chứng nhận chắc chắn sẽ kiểm tra việc thực hiện đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo trong buổi đánh giá, cho nên hãy thực hiện đầy đủ để việc chứng nhận được suôn sẻ hơn.

Bước 4: Đánh giá giai đoạn 1

Nếu là chứng nhận lần đầu, đánh giá chứng nhận sẽ được chia ra làm 2 giai đoạn.
Đánh giá giai đoạn 1 sẽ đánh giá việc xây dựng hệ thống quản lý hay còn gọi là đánh giá hệ thống tài liệu để xem xét hệ thống quản lý đã xây dựng có phù hợp với tiêu chuẩn ISO 14001 hay không.

Bước 5: Đánh giá giai đoạn 2

Đánh giá giai đoạn 2 sẽ được tổ chức sau Đánh giá giai đoạn 1 khoảng 1 tháng.
Đánh giá giai đoạn 2 sẽ đánh giá việc áp dụng hệ thống vào thực tế có vấn đề gì không.
Doanh nghiệp cần xem xét sự không phù hợp, xác nhận nội dung nhận xét của chuyên gia đánh giá và nhanh chóng thực hiện các hành động khắc phục.

Bước 6: Chứng nhận

Sau khi hoàn thành 5 bước trên, những gì bạn cần làm là đợi liên lạc từ Tổ chức chứng nhận về việc hoàn thành chứng nhận.
Và đừng quên xử lý các vấn đề về hợp đồng và thanh toán chi phí chứng nhận cho Tổ chức chứng nhận.
Bạn phải đợi từ 1 đến 2 tháng sau cuộc đánh giá cho đến khi hoàn tất chứng nhận.

ISO 9001 là một trong những tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế thiết lập.
ISO 9001 là một tiêu chuẩn còn hệ thống quản lý chất lượng là một hệ thống. ISO 9001 còn được gọi bằng một cái tên gọi khác là “hệ thống quản lý chất lượng” hay “QMS”.
Hãy cùng 3AC tìm hiểu về ISO 9001 và hệ thống quản lý chất lượng trong bài viết dưới đây.

1. ISO 9001 là gì?

ISO 9001 là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng nhằm nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Nói một cách đơn giản, nó là một bộ quy tắc phục vụ việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ.
ISO 9001 thiết lập các quy định cần thiết để tổ chức thực hiện cải tiến liên tục theo chu trình PDCA.

>>>Xem thêm: Ưu và nhược điểm của chứng nhận ISO 9001
>>>Xem thêm: Quy trình 7 bước để được cấp chứng nhận ISO 9001

2. Hệ thống quản lý chất lượng là gì?

Hệ thống quản lý chất lượng là một hệ thống (chu trình PDCA) cải tiến liên tục chất lượng của sản phẩm và dịch vụ.
“Chất lượng” ở đây không chỉ đơn giản là việc nâng cao chất lượng mà còn là nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Giả sử cho dù doanh nghiệp bạn liên tục đổi mới và tạo ra một sản phẩm được coi là kiệt tác, nhưng nếu khách hàng phản hồi rằng sản phẩm trước tốt hơn hoặc khác với những gì họ mong đợi, thì đó không được coi là một cải tiến tích cực dưới góc nhìn của hệ thống quản lý chất lượng.

Ngoài ISO 9001, ISO 9000 và ISO 9100 cũng là các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng.
Chúng được gọi chung là “bộ tiêu chuẩn ISO 9000” (ISO 9000 family hoặc ISO 9000 series).
Có thể nói ISO 9001 là tiêu chuẩn chính của hệ thống quản lý chất lượng.

3. Sự khác biệt giữa ISO 9001 và hệ thống quản lý chất lượng

ISO 9001 là một trong các tiêu chuẩn của ISO.
Trong khi đó, hệ thống quản lý chất lượng là một hệ thống.

Thoạt nhìn có vẻ khác nhau, nhưng nếu bạn để ý, bạn sẽ thấy tiêu đề “Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu” ở trang bìa của tiêu chuẩn ISO 9001.
Vì lý do này, ISO 9001 còn được gọi là “hệ thống quản lý chất lượng” hoặc thậm chí được viết tắt là “chất lượng”.
Do đó, ISO 9001 có thể được hiểu là hệ thống quản lý chất lượng.

↓↓↓ Tham khảo bài viết dưới đây để biết thêm về ISO 9001 ↓↓↓
>>>Xem thêm: Những điều cần biết về ISO 9001 (HTQLCL)

4. Hệ thống quản lý chất lượng thực hiện chức năng gì?

Hệ thống quản lý chất lượng là một hệ thống cải tiến nhằm nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.

Dưới đây là quy trình 5 bước cải tiến chất lượng.

(1) Hiểu bối cảnh của tổ chức

Đây là bước đầu tiên trong hành trình cải tiến chất lượng.
Doanh nghiệp phải nắm bắt và hiểu rõ tình hình hiện tại của tổ chức, bao gồm các vấn đề bên trong và bên ngoài, nhu cầu và mong đợi của khách hàng và các bên liên quan.

(2) Thiết lập mục tiêu

Sau khi đã hiểu rõ tình hình hiện tại của tổ chức, doanh nghiệp cần thiết lập các mục tiêu.
Các mục tiêu đơn giản có thể là: “doanh thu ~ tỷ đồng/năm”, “0 vụ khiếu nại từ khách hàng”, “0 có trường hợp đổi trả”, v.v..
Đặc biệt, “0 vụ khiếu nại từ khách hàng” và “0 có trường hợp đổi trả” sẽ dễ dàng trở thành chỉ số đo lường mức độ hài lòng của khách hàng.

(3) Đánh giá của khách hàng

Doanh nghiệp cần xác nhận phản hồi của khách hàng sau khi cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách.
Bên cạnh những review tốt thì vẫn có khả năng bạn sẽ nhận được những review không tốt, chẳng hạn như “giao hàng muộn hơn dự kiến” hoặc “màu đậm hơn màu yêu cầu”,v.v..

(4) Phân tích nội bộ doanh nghiệp

Sau khi đã nhận được đánh giá của khách hàng, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích nội bộ.
Doanh nghiệp cần đánh giá và phân tích từ mọi khía cạnh, ví dụ, “mục tiêu đó có hiệu quả không?”, “các mục cần phải được kiểm tra hàng tháng theo quy định đã không được kiểm tra dẫn đến khiếu nại?”, “lý do tại sao khách hàng lại chưa hài lòng?”, v.v..

(5) Lập kế hoạch cải tiến

Sau khi đã tiến hành phân tích nội bộ doanh nghiệp, doanh nghiệp cần lên kế hoạch cải tiến cụ thể.
ISO 9001 bao gồm các yêu cầu về cải tiến liên tục: “cải tiến từng chút một hàng năm”.
Do đó, doanh nghiệp cần lập kế hoạch, thực hiện, đánh giá và lặp lại kế hoạch cho năm tiếp theo.

Trên đây là toàn bộ chi tiết về việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng.
Bạn có nhận ra rằng đây chính là chu trình PDCA không?

Tiêu chuẩn ISO 9001 không còn xa lạ nhưng vẫn còn khá khó hiểu đối với nhiều doanh nghiệp. Bài viết này giúp bạn có cái nhìn đơn giản và dễ hiểu về khái niệm ISO 9001, ý nghĩa và mục đích của ISO 9001 cũng như lợi ích của việc đạt được chứng nhận ISO 9001.

1. ISO là gì?

Tên gọi chính thức của ISO là Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (International Organization for Standardization), bao gồm các thành viên là tổ chức tiêu chuẩn hóa đại diện của các quốc gia.
Tiêu chuẩn hóa là việc thiết lập các hướng dẫn và thống nhất hóa những thứ đa dạng, phức tạp và không có trật tự.

>>> Xem thêm: ISO là gì?

Các tiêu chuẩn ISO quen thuộc có thể kể đến là, ví dụ, biểu tượng dấu thoát hiểm khẩn cấp và kích thước thẻ tín dụng, v.v..
Nếu dấu thoát hiểm khẩn cấp ở mỗi quốc gia hoặc khu vực khác nhau, những người từ nước ngoài đến sẽ không biết lối thoát hiểm ở đâu trong trường hợp khẩn cấp. Nếu kích thước thẻ tín dụng khác nhau, bạn sẽ không thể sử dụng thẻ tín dụng khi đi nước ngoài, v.v.. Đó là lý do cần tiêu chuẩn hóa.

ISO 9001, ISO 14001 và ISO 27001 đã quá quen thuộc với nhiều người, nhưng thực tế ISO có khoảng 20,000 tiêu chuẩn từ ISO 1 đến ISO 50000 và tất cả các loại tiêu chuẩn từ tiêu chuẩn về sản phẩm công nghiệp, nông nghiệp, y tế, đến tiêu chuẩn về an toàn thực phẩm và an toàn lao động, v.v… Có thể nói ISO bao phủ hầu hết tất cả các lĩnh vực. Tuy nhiên, các tổ chức chỉ có thể đạt được chứng nhận cho các tiêu chuẩn liên quan đến hệ thống quản lý.

Có thể bạn không thực sự hiểu hết ý nghĩa của việc đạt được chứng chỉ ISO, song giải thích một cách đơn giản thì đó là việc công nhận tổ chức/doanh nghiệp đang vận hành theo các yêu cầu mà ISO quy định.

2. ISO 9001 là gì?

ISO 9001 là một tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng nhằm nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
ISO 9001 thiết lập các quy định cần thiết để tổ chức thực hiện cải tiến liên tục theo chu trình PDCA.

ISO 9001 có tất cả 10 yêu cầu chính.
Để đạt được chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp cần phải trải qua và vượt qua các cuộc đánh giá. Tổ chức chứng nhận sẽ đánh giá 2 nội dung: sự phù hợp các yêu cầu (= kiểm tra các quy định) và sự tuân thủ các yêu cầu.

Đối tượng áp dụng ISO 9001 phần lớn là các công ty thuộc ngành xây dựng và sản xuất, tiếp theo là ngành vận tải và bán lẻ.

Ngoài ra, nhiều công ty tích hợp cả ISO 9001 và ISO 14001 – tiêu chuẩn về hệ thống quản lý môi trường. Bạn có thể đọc thêm về ISO 14001 trong bài viết dưới đây.

>>> Xem thêm: ISO 14001 là gì? Những điều cần biết về ISO 14001 và lợi ích của chứng nhận ISO 14001

3. Dấu chứng nhận

Sau khi đạt được ISO 9001, doanh nghiệp bạn sẽ được Tổ chức chứng nhận cấp giấy chứng nhận và dấu chứng nhận làm bằng chứng cho việc đạt chứng nhận ISO 9001.

Bạn có thể sử dụng dấu chứng nhận ISO 9001 trên các trang web, danh thiếp, ấn phẩm quảng cáo của công ty bạn, v.v..

Dấu chứng nhận ISO 9001 là sự kết hợp của: dấu của Tổ chức công nhận (biểu tượng công nhận) + dấu của Tổ chức chứng nhận (còn được gọi là Tổ chức đánh giá).
Ngoài ra, trong trường hợp cần thiết, phạm vi chứng nhận sẽ được ghi kèm ở dưới dấu chứng nhận.

4. Ưu điểm & nhược điểm của chứng nhận ISO 9001

■ Ưu điểm

• Đáp ứng yêu cầu giao dịch của đối tác kinh doanh & khách hàng
• Dễ dàng có được sự tin tưởng từ các công ty khác
• Dễ dàng thiết lập hệ thống của tổ chức
• Có thể xác định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức
• Giúp doanh nghiệp trở nên nổi bật, vượt trội hơn so với các đối thủ khác cùng lĩnh vực

■ Nhược điểm

• Mất thời gian xây dựng Sổ tay chất lượng và hệ thống tài liệu
• Tăng số lượng các hồ sơ cần lưu giữ
• Mất chi phí chứng nhận hàng năm

Đạt được chứng nhận ISO 9001 giúp doanh nghiệp dễ dàng có được niềm tin của khách hàng và đối tác kinh doanh.
Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc về việc đạt chứng nhận ISO 9001 sau khi đã xem xét cả 2 mặt ưu điểm và nhược điểm của chứng nhận này. Ngoài ra bạn cũng cần xem xét chi phí chứng nhận và chi phí nhân lực để phục vụ việc đạt chứng nhận ISO.

Tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về ưu điểm và nhược điểm của chứng nhận ISO 9001.
>>>Xem thêm: Ưu và nhược điểm của chứng nhận ISO 9001

5. Đạt chứng nhận ISO 9001 có dễ không?

Nhắc đến ISO 9001, không ít người hình dung về số lượng lớn giấy tờ và công việc phức tạp.
Hiểu ISO 9001 và xây dựng các quy định phù hợp với công ty của bạn là một nhiệm vụ không mấy dễ dàng gì.
Các yêu cầu của tiêu chuẩn chứa các từ chuyên ngành khá khó hiểu và khô khan.

Tuy nhiên, nếu bạn tìm đến sự giúp đỡ của công ty tư vấn hoặc người có kinh nghiệm, bạn có thể xây dựng một hệ thống giúp việc áp dụng ISO 9001 sau đó trở nên dễ dàng hơn.
Ban đầu, bạn nên nhờ những người có kiến ​​thức về ISO 9001 để thiết lập các quy định phù hợp với công ty bạn.

6. Quy trình chứng nhận ISO 9001

Để có được chứng chỉ ISO 9001, doanh nghiệp cần lập một kế hoạch tổng thể.
Quy trình chứng nhận gồm 6 bước cơ bản sau đây.

(1) Lên kế hoạch
(2) Xây dựng các quy định về HTQLCL ISO 9001
(3) Áp dụng ISO9001
(4) Làm thủ tục đăng ký chứng nhận
(5) Đánh giá chứng nhận
(6) Hoàn thành chứng nhận ISO 9001

Mời bạn tham khảo bài viết dưới đây để biết thêm thông tin chi tiết về quy trình chứng nhận ISO 9001.
>>>Xem thêm: Quy trình 7 bước để được cấp chứng nhận ISO 9001

7. Cách sử dụng hiệu quả chứng nhận ISO 9001

Đạt được chứng nhận ISO 9001 là một chuyện nhưng làm thế nào để phát huy tối đa lợi ích của chứng nhận ISO 9001 là một chuyện khác.

Để sử dụng hiệu quả chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp cần xem xét định kỳ các hoạt động ISO hiện tại:
・Hoạt động hiện tại có thực sự cần thiết không?
・Nếu từ bỏ việc áp dụng ISO, hoạt động đó có được tiếp tục không?
・Công ty bạn có thực hiện các hoạt động để giảm bớt các quy định không cần thiết không?
・Có tồn tại song song 2 quy định (quy định ISO và quy định công ty) không?

Bạn có thể sử dụng ISO 9001 một cách hiệu quả bằng cách nắm rõ những hoạt động cần thiết.
Nếu bạn thay đổi cách tiếp cận ISO theo hướng dẫn của chuyên gia đánh giá, nội dung có thể không thực sự phù hợp với công ty của bạn và có khả năng các hoạt động ISO đối phó với việc đánh giá sẽ tăng lên.

Tóm lại, doanh nghiệp cần tiến hành xem xét định kỳ các hoạt động để điều chỉnh sao cho phù hợp với tình hình tổ chức hiện tại và thời đại.

Để được cấp giấy chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp phải trải qua một hành trình tương đối dài. Nhiều doanh nghiệp gặp khó trong việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 vào thực tế. Tuy nhiên, nếu biết cách áp dụng thì việc đạt chứng nhận sẽ trở nên dễ dàng và đơn giản hơn rất nhiều. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cho bạn 7 mẹo để việc áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.

1. Tại sao nhiều doanh nghiệp cảm thấy khó khi áp dụng ISO 9001 vào thực tế?

Nhiều doanh nghiệp cảm thấy khó khi áp dụng ISO 9001 vào thực tế có thể là do 2 nguyên nhân dưới đây:

① Thiết lập các quy định ISO 9001 xa rời thực tế;
② Làm quá nhiều mà không rõ phạm vi của các quy định và cách áp dụng để vượt qua kỳ đánh giá;

Để việc áp dụng HTQLCL ISO 9001 trở nên dễ dàng hơn, doanh nghiệp hãy xem xét 2 nội dung dưới đây:

① Áp dụng ISO dựa trên quy định hiện hành của công ty;
② Giảm thiểu các quy định và hoạt động phục vụ mục đích chứng nhận và áp dụng tối đa các quy định của công ty.

2. Cách áp dụng ISO 9001 dễ dàng và đơn giản

Dưới đây là 7 mẹo để việc áp dụng HTQLCL ISO 9001 trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.

(1) 6.2 Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu

Bạn có thể lấy nội dung mục tiêu và kế hoạch thực hiện thực tế của công ty để làm mục tiêu chất lượng ISO 9001, dĩ nhiên bạn sẽ cần phải điều chỉnh một chút cho phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn.
Nói cách khác, bạn không cần phải thiết lập mục tiêu và kế hoạch để đạt được mục tiêu dành riêng cho hoạt động chứng nhận ISO.

Ví dụ: mục tiêu về doanh số và hàng lỗi và các bảng biểu quản lý số liệu đang được sử dụng trong công ty.

(2) 7.2 Năng lực

Không nên đặt mục tiêu quá cao ngay từ đầu!

Trước hết, bạn cần xác định các kỹ năng mà một nhân viên cần có, sau đó quản lý các kỹ năng đó theo các hạng mục, ví dụ, những điều cần biết về công việc, những việc cần làm, tốc độ nhận thức và số lần hoàn thành công việc đó, v.v..
Những kiến ​​thức, kỹ năng, kinh nghiệm, v.v. này được coi là năng lực của nhân viên.

Ngoài ra, sau khi đã xác nhận được nhân viên mới đã hoàn thành nội dung đào tạo, bạn có thể bổ sung thêm các kỹ năng mới để nâng cao năng lực của nhân viên.

(3) 7.4 Trao đổi thông tin

Dưới đây là những lưu ý để việc áp dụng HTQLCL ISO 9001 trở nên đơn giản hơn:

・Xây dựng các quy định về công cụ trao đổi thông tin đối với các cuộc họp quan trọng.
・Không nên tổ chức thêm các cuộc họp không cần thiết để phục vụ việc chứng nhận ISO.

(4) 7.5 Thông tin được lập văn bản

Có thể bạn chưa biết, các tài liệu về quy định, nội quy của công ty dưới dạng dữ liệu được quản lý trên máy tính chính là “thông tin được lập văn bản” (hay nói cách khác đó là tài liệu và hồ sơ).
Nhiều người nghĩ rằng, thông tin được lập văn bản trong ISO phải được quản lý bằng giấy tờ, nhưng thực tế không phải vậy. Cho nên, bạn hãy áp dụng các quy định, quy tắc như bình thường bạn vẫn làm.

(5) 9.2 Đánh giá nội bộ

Một trong những bí quyết để việc thực hiện đánh giá nội bộ trở nên đơn giản hơn đó là: lên kế hoạch và chuẩn bị từ trước.

Ví dụ, có tổng cộng 12 phòng ban cần phải thực hiện đánh giá nội bộ, bạn không nên thực hiện đánh giá tất cả 12 phòng ban này trong 1 ngày vì như vậy sẽ không có hiệu quả.
Bạn có thể thực hiện đánh giá mỗi tháng 1 bộ phận, như vậy bạn có thể hoàn thành đánh giá nội bộ cho 12 bộ phận trong vòng 1 năm, điều này hoàn toàn không vấn đề gì cả.
Việc chuẩn bị checklist đánh giá nội bộ cũng vậy, mỗi tháng bạn chỉ cần chuẩn bị 1 lần là đủ.

Tóm lại, việc thực hiện thường xuyên, định kỳ, từng chút từng chút một sẽ có hiệu quả hơn những gì bạn nghĩ đấy!

Việc làm báo cáo để trình lên lãnh đạo trong (cuộc họp) xem xét của lãnh đạo cũng vậy. Chỉ cần bạn tạo lập báo cáo của mỗi bộ phận định kỳ mỗi tháng 1 lần, thì đến khi (cuộc họp) xem xét của lãnh đạo được tổ chức chắc chắn trong tay bạn đã có đầy đủ báo cáo về tình hình thực hiện của tất cả các phòng ban rồi.

(6) 9.3 Xem xét của lãnh đạo

Thực tế, việc xem xét của lãnh đạo không nhất thiết phải được tiến hành dưới dạng cuộc họp!
Bên cạnh đó, nội dung xem xét của lãnh đạo phải được lưu giữ bằng thông tin dạng văn bản nhưng không nhất thiết phải là Biên bản xem xét của lãnh đạo.
Bạn có thể báo cáo lên lãnh đạo nội dung xem xét qua email.

Do đó, bạn cũng không cần chuẩn bị tài liệu báo cáo. Không có trường hợp nào không có tài liệu báo cáo trở thành sự không phù hợp cả cho nên bạn không cần phải chuẩn bị chỉ để đối phó với buổi đánh giá.

Ngoài ra, một số công ty tổ chức cuộc họp xem xét của lãnh đạo 2 ~ 3 lần 1 năm vì cho rằng nó cần thiết để vượt qua kỳ đánh giá; nhưng thực chất, bạn chỉ cần tổ chức mỗi năm 1 lần.

(7) 10.2 Sự không phù hợp và hành động khắc phục

Bạn cần lưu ý ngăn ngừa sự tái diễn sẽ không được giải quyết chỉ trong 1 lần!
Điều này nghe qua có vẻ rất mâu thuẫn bởi hành động khắc phục được thực hiện để ngăn chặn sự tái diễn.
Song, nếu bạn nghĩ rằng bạn sẽ hoàn toàn có thể khắc phục được chỉ trong 1 lần, bạn sẽ có xu hướng làm quá mức cần thiết hơn là các biện pháp thực tế.

Ngăn ngừa sự tái diễn là yêu cầu bắt buộc, do đó bạn cần phải tìm ra nguyên nhân và thực hiện hành động khắc phục.
Tuy nhiên, điều quan trọng hơn cả là việc đánh giá hiệu quả để xác nhận xem sự không phù hợp đó có tái phát sau khi đã thực hiện hành động khắc phục không.
Bằng cách lặp lại chu trình này, bạn sẽ liên tục thực hiện các hành động khắc phục cho đến khi sự tái diễn hoàn toàn được ngăn chặn.
Nếu có thể ngăn chặn sự tái diễn bằng 1 biện pháp đối phó duy nhất, thì chắc chắn không công ty nào sản xuất hàng lỗi nữa.

Tóm lại, bạn nên tiến hành cải tiến chất lượng liên tục thay vì cố gắng giải quyết trong 1 lần.