Quy trình đánh giá nội bộ ISO 14001

 

Đánh giá nội bộ ISO 14001 là một hoạt động quan trọng tương ứng C (CHECK) trong chu trình PDCA nhằm đánh giá việc tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn và hoạt động vận hành hệ thống quản lý. Trong bài viết này, 3AC sẽ giải thích mục đích và các lưu ý khi đánh giá, cũng như các phương pháp để đánh giá nội bộ ISO 14001 sao cho hiệu quả.

 

 

1. Đánh giá nội bộ và mục đích của đánh giá nội bộ ISO 14001

ISO 14001 yêu cầu đánh giá để kiểm tra xem các quy trình do tổ chức thiết lập có phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn hay không.
Mục đích của đánh giá nội bộ là kiểm tra xem có bất kỳ vấn đề nào với hệ thống quản lý hay không.

Đánh giá nội bộ không chỉ để kiểm tra tính phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn mà còn là cơ hội để suy nghĩ về cách cải thiện giúp tổ chức ngày một tốt lên và điều này làm tăng tính hiệu lực của đánh giá nội bộ.
Ngoài ra, khi tiến hành đánh giá nội bộ, tổ chức cần lập kế hoạch về tần suất, quy trình đánh giá, vai trò, tiêu chuẩn đánh giá và phạm vi đánh giá.

 

2. Quy trình đánh giá nội bộ ISO 14001

Bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất trong đánh giá nội bộ đó là lập kế hoạch đánh giá.

Theo ISO 14001, tổ chức cần lập kế hoạch cho các nội dung dưới đây:
(1) Các hạng mục đánh giá ưu tiên
(2) Ngày đánh giá
(3) Bộ phận được đánh giá
(4) Đánh giá viên
(5) Bộ phận của đánh giá viên
(6) Nội dung các phát hiện đánh giá trước đó

Bên cạnh đó, vì đánh giá viên nội bộ không được phép đánh giá công việc của bộ phận mình làm việc, cho nên tổ chức cần lựa chọn ít nhất 2 đánh giá viên trở lên.

Đánh giá nội bộ cũng không thể kiểm tra tất cả dữ liệu và tài liệu của toàn bộ tổ chức.
Vì vậy, tổ chức cần tiến hành kiểm tra ngẫu nhiên và thu hẹp phạm vi đánh giá.
Và đừng quên tạo lập bản ghi chép mô tả người phụ trách, thời gian và nội dung đánh giá.
Vì trong buổi đánh giá chính thức, chuyên gia đánh giá sẽ kiểm tra bằng chứng khách quan và hồ sơ ghi chép về thời gian, người thực hiện, v.v..

 

3. Để đánh giá nội bộ có hiệu quả

Đánh giá nội bộ không chỉ kiểm tra xem các yêu cầu của tiêu chuẩn có được đáp ứng hay không hoặc liệu có bất kỳ vấn đề nào trong việc vận hành hay không, mà còn tạo cơ hội để tổ chức suy nghĩ về phương pháp thực hiện công việc dễ dàng hơn và xem xét tính hiệu quả của phương pháp hiện tại.
Điều quan trọng là tổ chức sẽ tập trung đánh giá nội dung gì.
Dưới đây là 4 lợi ích của việc thực hiện đánh giá nội bộ hiệu quả.

① Thời điểm xem xét

Đặc biệt đối với trường hợp có nhiều người cùng làm việc, bạn có thể xem xét lại quy trình làm việc đã được thống nhất chưa và liệu các thay đổi đã được thông báo tới toàn thể tổ chức hay chưa tại thời điểm đánh giá nội bộ.

 

② Đánh giá chéo

Đánh giá nội bộ được thực hiện bởi các đánh giá viên từ các phòng ban khác nên quan điểm của mỗi bên là hoàn toàn khác nhau.
Cho nên đây chính là cơ hội để khám phá những mặt tốt ở các bộ phận khác và học hỏi để vận dụng vào bộ phận của mình.

 

③ Tạo sự nghiêm túc chỉn chu

Mức độ nghiêm túc thực hiện giữa tổ chức có thực hiện đánh giá nội bộ và tổ chức không thực hiện đánh giá nội bộ hoàn toàn khác nhau.
Đánh giá nội bộ sẽ giúp tổ chức tìm ra sự cải tiến và thực hiện hiệu quả chu trình PDCA hơn nữa.
Ngoài ra, vì bất kỳ ai cũng có cơ hội trở thành đánh giá viên nên đây là cơ hội để các nhân viên kỳ cựu nhận được các đề xuất từ các nhân viên trẻ tuổi.

 

④ Phát huy các mặt tốt

Nếu phát hiện bộ phận đánh giá thực hiện tốt quy trình hoặc cơ chế trong quá trình đánh giá, đánh giá viên nên để lại ghi chép về “Good Point” trong Báo cáo đánh giá nội bộ.
Việc đề cập “Good Point” như này sẽ giúp nâng cao nhận thức của bộ phận đánh giá.

 

4. Hồ sơ cần thiết trong đánh giá nội bộ

Các hồ sơ cần thiết cho đánh giá nội bộ là “Kế hoạch đánh giá nội bộ”, “Báo cáo đánh giá nội bộ” và “Danh sách kiểm tra đánh giá nội bộ”.
Ngoài ra, cần phải có Báo cáo hành động khắc phục và bằng chứng nếu có sự không phù hợp.

“Báo cáo đánh giá nội bộ” bao gồm các ghi chép về ngày giờ thực hiện, bộ phận được đánh giá, đánh giá viên và nội dung của sự không phù hợp nếu có.

Trong “Danh sách kiểm tra đánh giá nội bộ”, không chỉ đánh giá phù hợp hay không phù hợp dựa trên các tiêu chí đánh giá, mà còn cần ghi chép cả bằng chứng khách quan làm lý do cho việc đánh giá đó (thời gian và người tạo lập, v.v.).
Nội dung này có thể sẽ được kiểm tra trong buổi đánh giá chính thức.