タグ: ISO14001

 

Đánh giá nội bộ ISO 14001 là một hoạt động quan trọng tương ứng C (CHECK) trong chu trình PDCA nhằm đánh giá việc tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn và hoạt động vận hành hệ thống quản lý. Trong bài viết này, 3AC sẽ giải thích mục đích và các lưu ý khi đánh giá, cũng như các phương pháp để đánh giá nội bộ ISO 14001 sao cho hiệu quả.

 

 

1. Đánh giá nội bộ và mục đích của đánh giá nội bộ ISO 14001

ISO 14001 yêu cầu đánh giá để kiểm tra xem các quy trình do tổ chức thiết lập có phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn hay không.
Mục đích của đánh giá nội bộ là kiểm tra xem có bất kỳ vấn đề nào với hệ thống quản lý hay không.

Đánh giá nội bộ không chỉ để kiểm tra tính phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn mà còn là cơ hội để suy nghĩ về cách cải thiện giúp tổ chức ngày một tốt lên và điều này làm tăng tính hiệu lực của đánh giá nội bộ.
Ngoài ra, khi tiến hành đánh giá nội bộ, tổ chức cần lập kế hoạch về tần suất, quy trình đánh giá, vai trò, tiêu chuẩn đánh giá và phạm vi đánh giá.

 

2. Quy trình đánh giá nội bộ ISO 14001

Bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất trong đánh giá nội bộ đó là lập kế hoạch đánh giá.

Theo ISO 14001, tổ chức cần lập kế hoạch cho các nội dung dưới đây:
(1) Các hạng mục đánh giá ưu tiên
(2) Ngày đánh giá
(3) Bộ phận được đánh giá
(4) Đánh giá viên
(5) Bộ phận của đánh giá viên
(6) Nội dung các phát hiện đánh giá trước đó

Bên cạnh đó, vì đánh giá viên nội bộ không được phép đánh giá công việc của bộ phận mình làm việc, cho nên tổ chức cần lựa chọn ít nhất 2 đánh giá viên trở lên.

Đánh giá nội bộ cũng không thể kiểm tra tất cả dữ liệu và tài liệu của toàn bộ tổ chức.
Vì vậy, tổ chức cần tiến hành kiểm tra ngẫu nhiên và thu hẹp phạm vi đánh giá.
Và đừng quên tạo lập bản ghi chép mô tả người phụ trách, thời gian và nội dung đánh giá.
Vì trong buổi đánh giá chính thức, chuyên gia đánh giá sẽ kiểm tra bằng chứng khách quan và hồ sơ ghi chép về thời gian, người thực hiện, v.v..

 

3. Để đánh giá nội bộ có hiệu quả

Đánh giá nội bộ không chỉ kiểm tra xem các yêu cầu của tiêu chuẩn có được đáp ứng hay không hoặc liệu có bất kỳ vấn đề nào trong việc vận hành hay không, mà còn tạo cơ hội để tổ chức suy nghĩ về phương pháp thực hiện công việc dễ dàng hơn và xem xét tính hiệu quả của phương pháp hiện tại.
Điều quan trọng là tổ chức sẽ tập trung đánh giá nội dung gì.
Dưới đây là 4 lợi ích của việc thực hiện đánh giá nội bộ hiệu quả.

① Thời điểm xem xét

Đặc biệt đối với trường hợp có nhiều người cùng làm việc, bạn có thể xem xét lại quy trình làm việc đã được thống nhất chưa và liệu các thay đổi đã được thông báo tới toàn thể tổ chức hay chưa tại thời điểm đánh giá nội bộ.

 

② Đánh giá chéo

Đánh giá nội bộ được thực hiện bởi các đánh giá viên từ các phòng ban khác nên quan điểm của mỗi bên là hoàn toàn khác nhau.
Cho nên đây chính là cơ hội để khám phá những mặt tốt ở các bộ phận khác và học hỏi để vận dụng vào bộ phận của mình.

 

③ Tạo sự nghiêm túc chỉn chu

Mức độ nghiêm túc thực hiện giữa tổ chức có thực hiện đánh giá nội bộ và tổ chức không thực hiện đánh giá nội bộ hoàn toàn khác nhau.
Đánh giá nội bộ sẽ giúp tổ chức tìm ra sự cải tiến và thực hiện hiệu quả chu trình PDCA hơn nữa.
Ngoài ra, vì bất kỳ ai cũng có cơ hội trở thành đánh giá viên nên đây là cơ hội để các nhân viên kỳ cựu nhận được các đề xuất từ các nhân viên trẻ tuổi.

 

④ Phát huy các mặt tốt

Nếu phát hiện bộ phận đánh giá thực hiện tốt quy trình hoặc cơ chế trong quá trình đánh giá, đánh giá viên nên để lại ghi chép về “Good Point” trong Báo cáo đánh giá nội bộ.
Việc đề cập “Good Point” như này sẽ giúp nâng cao nhận thức của bộ phận đánh giá.

 

4. Hồ sơ cần thiết trong đánh giá nội bộ

Các hồ sơ cần thiết cho đánh giá nội bộ là “Kế hoạch đánh giá nội bộ”, “Báo cáo đánh giá nội bộ” và “Danh sách kiểm tra đánh giá nội bộ”.
Ngoài ra, cần phải có Báo cáo hành động khắc phục và bằng chứng nếu có sự không phù hợp.

“Báo cáo đánh giá nội bộ” bao gồm các ghi chép về ngày giờ thực hiện, bộ phận được đánh giá, đánh giá viên và nội dung của sự không phù hợp nếu có.

Trong “Danh sách kiểm tra đánh giá nội bộ”, không chỉ đánh giá phù hợp hay không phù hợp dựa trên các tiêu chí đánh giá, mà còn cần ghi chép cả bằng chứng khách quan làm lý do cho việc đánh giá đó (thời gian và người tạo lập, v.v.).
Nội dung này có thể sẽ được kiểm tra trong buổi đánh giá chính thức.

 

 

Chi phí để được cấp chứng chỉ ISO 14001 là thắc mắc của không ít doanh nghiệp. Nắm được các loại chi phí sẽ giúp doanh nghiệp bạn đảm bảo ngân sách cho việc triển khai xây dựng và áp dụng ISO 14001 được diễn ra suôn sẻ hơn. Hãy cùng tìm hiểu các loại chi phí để đạt được chứng nhận ISO 14001 qua bài viết dưới đây.

 

 

1. Chi phí để được cấp chứng chỉ ISO 14001

Chi phí để được cấp chứng chỉ ISO 14001 là tổng các loại chi phí bao gồm từ giai đoạn bắt đầu triển khai cho đến khi hoàn tất chứng nhận.

Chi phí để được cấp chứng chỉ ISO 14001 bao gồm 3 loại chi phí chính dưới đây:
①Chi phí đánh giá
②Chi phí xây dựng hệ thống quản lý
③Chi phí đầu tư trang thiết bị và các loại chi phí khác

 

2. Chi phí đánh giá

Chi phí đánh giá là chi phí bắt buộc để được cấp chứng chỉ ISO 14001.

Trong chi phí đánh giá, có thể phát sinh thêm hoặc bao gồm chi phí đi lại và ăn ở của chuyên gia tư vấn và chi phí đăng ký dấu công nhận.
Ngoài ra còn có thêm một số chi phí khác tùy từng Tổ chức chứng nhận song các chi phí kể trên là chi phí thường thấy.

Chi phí đánh giá sẽ thay đổi rất nhiều tùy vào quy mô doanh nghiệp và số địa điểm. Chi phí đánh giá cũng sẽ thay đổi tùy từng Tổ chức chứng nhận.

Có hơn 90 Tổ chức chứng nhận tại Việt Nam, cho nên bạn hãy xin báo giá một vài Tổ chức rồi so sánh để tìm ra Tổ chức phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.

 

3. Chi phí xây dựng hệ thống quản lý

Chi phí xây dựng và vận hành hệ thống quản lý là loại chi phí có thể cắt giảm.

Để được đánh giá chứng nhận ISO 14001, điều đầu tiên doanh nghiệp phải làm là xây dựng và vận hành hệ thống quản lý bằng cách thiết lập các quy định, quy trình, tiêu chuẩn.

Để xây dựng hệ thống quản lý, bạn cần có kiến thức về tiêu chuẩn ISO 14001.
Chi phí xây dựng hệ thống quản lý cũng sẽ thay đổi tùy thuộc vào việc doanh nghiệp bạn tự tìm hiểu để xây dựng hay thuê công ty tư vấn bên ngoài.

 

(1) Trường hợp doanh nghiệp tự xây dựng

Doanh nghiệp tự xây dựng hệ thống quản lý không đồng nghĩa với việc không mất bất kỳ khoản phí nào.

Đa số các doanh nghiệp chỉ định một nhân viên phụ trách công việc chính đồng thời phụ trách việc xây dựng hệ thống ngoài giờ hành chính, điều này làm tốn nhiều thời gian và công sức hơn dự kiến. Chi phí nhân công phải trả cho người này chính là chi phí xây dựng.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp bạn không có người có kiến ​​​​thức về tiêu chuẩn hoặc bê nguyên hệ thống của công ty khác áp dụng cho doanh nghiệp mình, bạn có thể vô tình tạo ra các quy trình không cần thiết cho công ty, dẫn đến khối lượng công việc khổng lồ.

Hơn nữa, có thể sẽ có nhiều sự không phù hợp được phát hiện khi đánh giá mà bạn phải tiến hành chỉnh sửa toàn bộ nội dung sổ tay. Và như vậy, bạn sẽ phải xử lý các công việc liên quan đến ISO ngoài giờ làm ngay cả sau đánh giá.

 

(2) Trường hợp thuê đơn vị tư vấn bên ngoài

Nếu doanh nghiệp bạn có ý định thuê đơn vị tư vấn bên ngoài, hãy xin báo giá của một vài đơn vị để so sánh trước khi lựa chọn.

Việc xây dựng hệ thống vốn không phải chuyện đơn giản, doanh nghiệp cố gắng tự xây dựng để tiết kiệm chi phí đôi khi lại càng làm phát sinh thêm nhiều khoản phí khác.

Tóm lại, nếu muốn có chứng chỉ ISO trong một khoảng thời gian ngắn, doanh nghiệp bạn nên tìm đến sự hỗ trợ của các chuyên gia tư vấn.

 

4. Chi phí đầu tư trang thiết bị và các loại chi phí khác

Một số doanh nghiệp thắc mắc có thiết bị nào cần thiết để phục vụ việc đạt chứng chỉ ISO 14001 hay không, thì câu trả lời là không.
Đối với việc đầu tư chi phí vào trang thiết bị hoặc các chi phí khác, bạn nên xem xét không chỉ từ góc nhìn về việc đạt chứng chỉ ISO 14001 mà còn từ góc nhìn “trang bị nếu công ty thấy cần thiết”.

Ví dụ, theo ISO 14001, các chi phí thiết bị cần thiết cho hoạt động kinh doanh có thể kể đến là chi phí sửa chữa thiết bị và đưa vào sử dụng một hệ thống mới.
Ngược lại, nếu có những máy móc, thiết bị không cần thiết khi ngừng ISO 14001, bạn cũng có thể loại bỏ chúng.

Trường hợp có phát hiện đánh giá về sự không phù hợp liên quan đến trang thiết bị, v.v., thì bạn có thể tốn một khoản phí để khắc phục sự không phù hợp đó, nhưng trường hợp như vậy rất hiếm.
Đồng thời, các phát hiện đánh giá cho thấy đó chính là cải tiến cần thiết trong hoạt động doanh nghiệp.

 

 

Bước đầu tiên trên hành trình lấy chứng chỉ ISO 14001 chính là xây dựng hệ thống quản lý, lập kế hoạch và chuẩn bị ngân sách để thực hiện. Trong bài viết này, 3AC sẽ chia sẻ tới các bạn tổng quan quá trình xây dựng hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 và 3 bước cần thực hiện trước khi xây dựng hệ thống quản lý môi trường ISO 14001.

 

 

1. Những việc cần làm trước khi xây dựng HTQLMT ISO 14001

Xây dựng ISO 14001 là việc thiết lập một hệ thống để quản lý tổ chức, cụ thể, đó là việc thiết lập các quy trình và tiêu chuẩn của công ty và xây dựng các quy định rõ ràng theo tiêu chuẩn ISO 14001.
Trong quá trình xây dựng hệ thống, doanh nghiệp bạn có thể gặp khó khăn.

Dưới đây là 3 bước cần thực hiện để xây dựng HTQLMT ISO 14001:
(1) Thiết lập hệ thống vận hành
(2) Đảm bảo nguồn lực cần thiết
(3) Lập kế hoạch vận hành

Việc xác định rõ 3 bước trên sẽ có tác động tích cực đến việc áp dụng sau khi xây dựng.

 

(1) Thiết lập hệ thống vận hành

Thiết lập hệ thống vận hành là bước đầu tiên trong hành trình lấy chứng chỉ ISO.
Để vận hành hệ thống quản lý môi trường ISO 14001, tổ chức cần quyết định người chịu trách nhiệm chính (dưới đây gọi là Đại diện Lãnh đạo) để triển khai vận hành vì rất khó để kiểm soát các hoạt động riêng lẻ.

Tuy nhiên, trên thực tế, khi đã chọn được Đại diện Lãnh đạo thì việc triển khai đôi khi lại chỉ có người này thực hiện. Nếu vậy, nó sẽ không hoạt động như một hệ thống quản lý.
Hệ thống quản lý phải được toàn bộ cán bộ nhân viên trong tổ chức thực hiện, với người Đại diện Lãnh đạo ở trung tâm và người phụ trách ở mỗi bộ phận hoặc cấp bậc.

 

(2) Đảm bảo nguồn lực cần thiết

Bước thứ hai là đảm bảo các nguồn lực cần thiết.
Việc đạt chứng nhận ISO 14001 sẽ rất tốn kém, vì vậy doanh nghiệp cần phải có ngân sách để thực hiện.

Để đảm bảo ngân sách, bạn cần nắm được chi phí thực hiện. Chi phí cần thiết bao gồm chi phí xây dựng hệ thống quản lý như chi phí tư vấn, chi phí đánh giá, chi phí thiết bị và các chi phí khác, v.v..

 

(3) Lập kế hoạch vận hành

Bước thứ ba là xây dựng kế hoạch vận hành.
Nếu mục đích của việc áp dụng ISO 14001 là để “đạt được chứng nhận ISO 14001”, bạn cần đặt mục tiêu cho thời hạn lấy chứng chỉ.
Sau khi đã quyết định thời hạn đạt chứng nhận ISO 14001, bạn phải lên kế hoạch về thời gian hoàn thành việc xây dựng, thời gian bắt đầu triển khai việc áp dụng và thời gian đánh giá theo trình tự.

Không ít doanh nghiệp tiến hành mà không có kế hoạch hay mục tiêu cụ thể mà chỉ đơn giản là “muốn đạt được chứng nhận càng sớm càng tốt”. Nếu không có kế hoạch, việc xây dựng sẽ không dễ dàng hoàn thành và một số hoạt động có thể sẽ bị trì trệ.

Bên cạnh đó, bạn sẽ không thể triển khai vận hành ISO suôn sẻ do có khoảng cách với công việc chính, và khi bạn nhận ra điều đó, bạn đã mất rất nhiều thời gian và công sức, vì vậy trước tiên hãy làm rõ mục tiêu.

 

2. Xây dựng sổ tay và chính sách ISO 14001

Việc cần thực hiện trong giai đoạn xây dựng ISO 14001 là tạo lập sổ tay môi trường.
Đó là việc xây dựng các quy định của riêng công ty sao cho phù hợp với các yêu cầu của ISO 14001.

Doanh nghiệp nào cũng có sổ tay hướng dẫn và danh sách công việc cho từng bộ phận, từng công đoạn.
Các hoạt động mà công ty đang thực hiện hoặc các quy trình, quy định có sẵn cũng cần được tổng hợp dưới dạng văn bản theo tiêu chuẩn ISO 14001.
Trong hệ thống tài liệu, tài liệu quan trọng nhất là chính sách môi trường. Lãnh đạo cao nhất của tổ chức phải xây dựng định hướng và chính sách hành động cho hệ thống quản lý môi trường và phổ biến chính sách này trong nội bộ cũng như bên ngoài.

 

3. Áp dụng ISO 14001

Khi việc xây dựng hoàn tất, là đến bước vận hành ISO 14001.

Vận hành ISO 14001 bao gồm việc xác định các khía cạnh môi trường, quản lý mục tiêu, đào tạo, đánh giá việc tuân thủ, huấn luyện ứng phó với tình huống khẩn cấp, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo, v.v.
Tóm lại, vận hành ISO 14001 là thực hiện những gì được quy định trong sổ tay môi trường.

 

 

Năng lực là một trong các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001. Và để đảm bảo năng lực, doanh nghiệp phải tiến hành “đào tạo”, nội dung đào tạo có thể bao gồm: các khóa học, đào tạo để lấy chứng chỉ, OJT, tập huấn, v.v…Ngoài ra, ISO 14001 cũng yêu cầu đánh giá hiệu quả của đào tạo.
Trong bài viết này, 3AC sẽ giải thích các yêu cầu trong đào tạo ISO 14001 và những nội dung sẽ được kiểm tra trong buổi đánh giá chứng nhận.

 

 

1. Đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 14001 là gì?

“Đào tạo” theo tiêu chuẩn ISO 14001 là việc tiến hành đào tạo để nâng cao “năng lực” của nhân viên.
Nội dung đào tạo có thể bao gồm: các khóa học, đào tạo để lấy chứng chỉ, OJT, tập huấn, v.v…

Doanh nghiệp phải đào tạo nhân viên ISO và tất cả các nhân viên có liên quan.
Tuy nhiên, nếu tất cả mọi người đều có năng lực thì không cần phải tiến hành đào tạo.

 

2. Năng lực là gì?

Năng lực là “khả năng thực hiện công việc”.
Năng lực là yêu cầu không chỉ của ISO 14001 mà còn của các tiêu chuẩn khác như ISO 9001 và ISO 27001.

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định năng lực của nhân viên bằng cách xem người đó có những kỹ năng gì và cần bổ sung kỹ năng gì.
Như vậy, bạn có thể tìm ra loại hình đào tạo cần thiết để nâng cao trình độ của người đó.

 

3. Các yêu cầu của ISO

Đào tạo không phải là cách duy nhất để đảm bảo năng lực.
Ngoài đào tạo còn có luân chuyển công việc và tuyển dụng những người có năng lực.

Khi tiến hành giáo dục hoặc đào tạo để nâng cao năng lực, doanh nghiệp cần lưu giữ hồ sơ về thời gian và hình thức đào tạo đã được tiến hành.

Ngoài ra, không chỉ tiến hành đào tạo, doanh nghiệp còn phải đánh giá “việc đào tạo có hiệu quả hay không”. Đánh giá tính hiệu quả chính là việc đánh giá mục đích đào tạo đã đạt được hay chưa.

Đánh giá tính hiệu quả của đào tạo là việc đánh giá xem năng lực đã được nâng cao hay không thông qua việc đào tạo hay nói cách khác là để xác định hoạt động đào tạo có đạt hiệu quả hay không.
Trên thực tế, có rất nhiều tổ chức chỉ đơn giản là thực hiện đào tạo và kết thúc mà không kiểm tra tính hiệu quả của nó.

Các phương pháp đánh giá tính hiệu quả bao gồm kiểm tra sau triển khai, báo cáo đào tạo, đánh giá và phỏng vấn.

 

4. Ví dụ về đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 14001

(1) Đào tạo nhận thức

Nói đến đào tạo, người ta thường hình dung đến các khóa tập huấn, khóa học, hoặc tự học.
Nếu công việc đòi hỏi phải có bằng cấp, chứng chỉ thì hoạt động để đạt được chúng cũng là một trong số đó.
Trong bất cứ trường hợp nào ở trên, hồ sơ liên quan phải được lưu giữ, chẳng hạn như tài liệu đào tạo, báo cáo đào tạo, chứng chỉ, v.v..

Điều quan trọng khi đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 14001 là đảm bảo:
・Hiểu biết về môi trường
・Đáp ứng năng lực cần thiết trong vận hành hệ thống quản lý
Và trở thành các hoạt động đào tạo cần thiết cho việc vận hành hệ thống quản lý, cho dù hoạt động đó có vẻ không liên quan gì đến môi trường.

 

(2) Huấn luyện ứng phó với tình huống khẩn cấp

Một trong những hoạt động của ISO 14001 là “8.2 Chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó với tình huống khẩn cấp”.
Khi một “tình huống khẩn cấp” như hỏa hoạn hoặc lũ lụt xảy ra, môi trường cũng bị hủy hoại rất nhiều. Dù doanh nghiệp bạn có áp dụng bao nhiêu biện pháp thì cũng không thể ngăn chặn 100% được, nhưng bằng cách đưa ra các tình huống giả định và chuẩn bị trước, bạn có thể ứng phó nhanh chóng và giảm thiểu các tác động tiêu cực đến môi trường.

Các cuộc diễn tập ứng phó tình huống khẩn cấp được tiến hành định kỳ và hồ sơ của các cuộc diễn tập này phải được lưu giữ.
Việc đào tạo và huấn luyện ứng phó với tình huống khẩn cấp này cũng là một trong những hoạt động đào tạo nằm trong điều “7.2 Năng lực”.

 

5. Nội dung đánh giá

Hồ sơ ghi chép về việc thực hiện huấn luyện ứng phó với tình huống khẩn cấp là nội dung chắc chắn sẽ được kiểm tra khi đánh giá.
Như đã đề cập tại mục 4, đây là một trong những nội dung đào tạo và là yêu cầu của tiêu chuẩn “8.2 Chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó với tình huống khẩn cấp”.
Bản ghi chép của các buổi học nhóm, đào tạo hoặc nội dung được thông báo nào khác tại các cuộc họp cũng có thể được kiểm tra.

Ngoài ra, như đã đề cập ở mục 3, danh sách nhân viên có bằng cấp, chứng chỉ cũng sẽ được kiểm tra trong buổi đánh giá, nếu có.
Một số chuyên gia đánh giá cho rằng doanh nghiệp cần đào tạo về ISO môi trường, nhưng doanh nghiệp bạn hoàn toàn có thể quyết định nội dung và phạm vi đào tạo.

 

 

Để được cấp chứng chỉ ISO 14001, doanh nghiệp phải trải qua một hành trình tương đối dài. Nhiều doanh nghiệp gặp khó trong việc áp dụng hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 vào thực tế. Tuy nhiên, nếu biết cách áp dụng thì việc đạt chứng nhận sẽ trở nên dễ dàng và đơn giản hơn rất nhiều. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cho bạn 7 mẹo để việc áp dụng ISO 14001 trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.

 

 

1. Tại sao nhiều doanh nghiệp cảm thấy khó khi áp dụng ISO 14001 vào thực tế?

Có không ít khó khăn khi áp dụng ISO 14001; chẳng hạn:

– Có những hoạt động hoàn toàn khác với hoạt động của công ty; công việc chính quá bận nên không có thời gian để thực hiện ISO.
– Tại thời điểm đánh giá, mỗi chuyên gia đánh giá lại có ý kiến khác nhau, thêm vào đó, các yêu cầu của tiêu chuẩn vốn đã rất khó.
– Ít nhân viên có kinh nghiệm trong công việc liên quan đến ISO.

Nói tóm lại, bạn có thể cảm thấy việc áp dụng ISO 14001 khó khăn và vất vả vì nó đòi hỏi bạn phải có kiến ​​thức trong một lĩnh vực hoàn toàn khác với lĩnh vực kinh doanh chính của doanh nghiệp bạn và thời gian để thực hiện ISO ngoài công việc chính của mình.

 

2. Cách áp dụng ISO 14001 dễ dàng và đơn giản

Dưới đây là 7 mẹo để việc áp dụng HTQLMT ISO 14001 trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.

 

(1) 6.1.2 Khía cạnh môi trường

Bạn không nên phức tạp hóa khi xác định khía cạnh môi trường.
Đặc biệt khi đánh giá tác động môi trường, nếu bạn sử dụng những công thức tính toán khó để đánh giá thì những thứ vốn không phải là vấn đề môi trường sẽ trở thành những khía cạnh môi trường có ý nghĩa, và sẽ đi chệch hướng so với thực tế.

Bạn nên quyết định các tiêu chí đánh giá và hạng mục đánh giá dưới góc nhìn “tại sao bạn lại cho rằng đó là vấn đề môi trường?”.
Như vậy, việc đánh giá tác động môi trường sẽ sát với tình hình thực tế hơn.
Ví dụ, hạng mục đánh giá có tác động lớn và khả năng được cân nhắc nhiều nhất là bởi vì có yêu cầu của khách hàng.

 

(2) 6.1.3 Nghĩa vụ tuân thủ

Khi nói đến nghĩa vụ tuân thủ, bạn đừng nên cố gắng cập nhật tất cả các điều luật.
Tầm quan trọng của việc nắm bắt thông tin mới nhất sẽ thay đổi vì có những điều luật chỉ cần nắm rõ nội dung và có điều luật lại chứa thông tin nghĩa vụ cần tuân thủ.

Tuy nhiên, tầm quan trọng của việc tuân thủ luật định thì không đổi.

Ngoài ra, nếu bạn thực sự muốn cập nhật tất cả các thông tin mới nhất, bạn có thể sử dụng sách chuyên về luật định hoặc dịch vụ gửi hoặc thông báo về các sửa đổi pháp lý, mà không cần phải tự nghiên cứu.

 

(3) 6.2 Mục tiêu môi trường và hoạch định đạt mục tiêu

Việc xác định mục tiêu được xem xét từ khía cạnh môi trường có ý nghĩa, nên đôi khi sẽ có tình trạng mục tiêu được đề ra đó chưa hẳn là điều bạn đang hướng tới.
Để tránh điều này xảy ra, bạn nên suy nghĩ về những gì công ty có thể làm để tăng cường các hoạt động tốt và giảm thiểu các hoạt động có hại cho môi trường.

Điều này sẽ cho phép bạn thiết lập mục tiêu thực tế hơn.

Ví dụ, trong hầu hết các trường hợp, các bất thường trong công việc không nên xảy ra nếu xét đến tác động đối với môi trường.
Điều này là do doanh nghiệp sử dụng tài nguyên và năng lượng lãng phí và tạo ra khí thải dư thừa.
Trong ngành sản xuất là phế phẩm, còn trong ngành vận tải là tai nạn.
Nếu bạn nghĩ theo cách này, thì việc thiết lập các mục tiêu môi trường cho tỷ lệ lỗi, số lượng lỗi hoặc số vụ tai nạn không phải là một ý tưởng tồi.

 

(4) 8.2 Chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó với tình huống khẩn cấp

Các cuộc diễn tập sơ tán thường được tiến hành để chuẩn bị ứng phó với tình huống khẩn cấp như hỏa hoạn.
Nếu bạn phải tham gia do đó là phạm vi quản lý của tòa nhà bạn có thể tiếp tục tham gia như trước giờ vẫn vậy.

Điều quan trọng là bạn chuẩn bị cho tình huống khẩn cấp nào và phải kiểm tra xem liệu những chuẩn bị đó có thực sự hiệu quả khi tình huống khẩn cấp xảy ra hay không.

Để chuẩn bị ứng phó với tình huống khẩn cấp, bạn cũng nên kiểm tra mạng lưới và lộ trình liên lạc trong trường hợp xảy ra sự cố.

Có không ít trường hợp hệ thống liên lạc khẩn cấp không được cập nhật ngay cả khi có nhân viên nghỉ việc và không hoạt động.

 

(5) 9.2 Đánh giá nội bộ

Đánh giá nội bộ được tiến hành mỗi năm 1 lần và do thực hiện với tần suất ít nên hầu như việc triển khai diễn ra không được suôn sẻ. Doanh nghiệp sẽ rất dễ rơi vào tình trạng loay hoay không biết nên ưu tiên hoạt động kinh doanh chính hay ưu tiên hoạt động đánh giá nội bộ: nên ngừng mọi hoạt động kinh doanh để thực hiện, hay tránh thời điểm bận rộn để thực hiện.

Cho nên để mọi thứ dễ dàng hơn, bạn nên thực hiện đánh giá nội bộ nhiều lần, mỗi lần chỉ tiến hành trong một thời gian ngắn.

Nếu bạn đánh giá theo phương pháp mỗi tháng chỉ đánh giá 1 bộ phận thực hiện trong 1 lần thì có thể hoàn thành trong khoảng 1 giờ mỗi lần.

Việc này cũng tương tự như việc tổ chức thêm 1 cuộc họp mỗi tháng.

 

(6) 9.3 Xem xét của lãnh đạo

Khi nhắc đến hoạt động xem xét và đánh giá của lãnh đạo, các doanh nghiệp thường cho rằng hoạt động này phải được thực hiện bằng cách họp trực tiếp với lãnh đạo.
Do đó, người phụ trách thường gặp khó khăn trong việc sắp xếp cuộc họp với lãnh đạo.

Mặc dù COVID-19 đã hạ nhiệt, nhưng hoạt động xem xét hệ thống này vẫn có thể được tiến hành bằng cuộc gọi video và cuộc gọi điện thoại.
Hơn nữa, bạn không nhất thiết phải thực hiện cùng một lúc.
Tức là, bạn có thể gửi các nội dung báo cáo đầu vào qua email và nhận chỉ thị đầu ra trong vòng 24 giờ.
Điều này cũng giống việc bạn báo cáo, liên lạc, thảo luận mà bạn vẫn đang thực hiện mỗi ngày.

 

(7) 10.2 Sự không phù hợp và hành động khắc phục

Việc thực hiện hành động khắc phục để ngăn chặn sự không phù hợp tái diễn là vô cùng quan trọng, do đó bạn nên điều tra kỹ nguyên nhân của sự không phù hợp.

Tuy nhiên, việc truy cứu nguyên nhân và đề ra các biện pháp đối phó chỉ là giả thuyết.
Nếu bạn thực hiện nghiêm chỉnh, độ chính xác của giả thuyết sẽ tăng lên; nhưng nếu bạn dành quá nhiều thời gian để thực hiện, bạn sẽ không thể loại bỏ sự không phù hợp trong một 1 lần, vì vậy hãy cố gắng chia ra nhiều lần thực hiện thì cuối cùng bạn sẽ có thể loại bỏ hoàn toàn sự không phù hợp đó.

Nếu chỉ cần một hành động khắc phục duy nhất mà loại bỏ được sự không phù hợp, thì sẽ không có thứ gọi là “hàng lỗi” trên thế giới này.
Cho nên, đừng cố gắng loại bỏ hoàn toàn trong 1 lần khắc phục.
Thay vào đó, điều quan trọng nhất là việc giám sát kết quả của hành động khắc phục.