カテゴリー: ISO9001

Để được cấp giấy chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp phải trải qua một hành trình tương đối dài. Nhiều doanh nghiệp gặp khó trong việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 vào thực tế. Tuy nhiên, nếu biết cách áp dụng thì việc đạt chứng nhận sẽ trở nên dễ dàng và đơn giản hơn rất nhiều. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu cho bạn 7 mẹo để việc áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.

1. Tại sao nhiều doanh nghiệp cảm thấy khó khi áp dụng ISO 9001 vào thực tế?

Nhiều doanh nghiệp cảm thấy khó khi áp dụng ISO 9001 vào thực tế có thể là do 2 nguyên nhân dưới đây:

① Thiết lập các quy định ISO 9001 xa rời thực tế;
② Làm quá nhiều mà không rõ phạm vi của các quy định và cách áp dụng để vượt qua kỳ đánh giá;

Để việc áp dụng HTQLCL ISO 9001 trở nên dễ dàng hơn, doanh nghiệp hãy xem xét 2 nội dung dưới đây:

① Áp dụng ISO dựa trên quy định hiện hành của công ty;
② Giảm thiểu các quy định và hoạt động phục vụ mục đích chứng nhận và áp dụng tối đa các quy định của công ty.

2. Cách áp dụng ISO 9001 dễ dàng và đơn giản

Dưới đây là 7 mẹo để việc áp dụng HTQLCL ISO 9001 trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.

(1) 6.2 Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu

Bạn có thể lấy nội dung mục tiêu và kế hoạch thực hiện thực tế của công ty để làm mục tiêu chất lượng ISO 9001, dĩ nhiên bạn sẽ cần phải điều chỉnh một chút cho phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn.
Nói cách khác, bạn không cần phải thiết lập mục tiêu và kế hoạch để đạt được mục tiêu dành riêng cho hoạt động chứng nhận ISO.

Ví dụ: mục tiêu về doanh số và hàng lỗi và các bảng biểu quản lý số liệu đang được sử dụng trong công ty.

(2) 7.2 Năng lực

Không nên đặt mục tiêu quá cao ngay từ đầu!

Trước hết, bạn cần xác định các kỹ năng mà một nhân viên cần có, sau đó quản lý các kỹ năng đó theo các hạng mục, ví dụ, những điều cần biết về công việc, những việc cần làm, tốc độ nhận thức và số lần hoàn thành công việc đó, v.v..
Những kiến ​​thức, kỹ năng, kinh nghiệm, v.v. này được coi là năng lực của nhân viên.

Ngoài ra, sau khi đã xác nhận được nhân viên mới đã hoàn thành nội dung đào tạo, bạn có thể bổ sung thêm các kỹ năng mới để nâng cao năng lực của nhân viên.

(3) 7.4 Trao đổi thông tin

Dưới đây là những lưu ý để việc áp dụng HTQLCL ISO 9001 trở nên đơn giản hơn:

・Xây dựng các quy định về công cụ trao đổi thông tin đối với các cuộc họp quan trọng.
・Không nên tổ chức thêm các cuộc họp không cần thiết để phục vụ việc chứng nhận ISO.

(4) 7.5 Thông tin được lập văn bản

Có thể bạn chưa biết, các tài liệu về quy định, nội quy của công ty dưới dạng dữ liệu được quản lý trên máy tính chính là “thông tin được lập văn bản” (hay nói cách khác đó là tài liệu và hồ sơ).
Nhiều người nghĩ rằng, thông tin được lập văn bản trong ISO phải được quản lý bằng giấy tờ, nhưng thực tế không phải vậy. Cho nên, bạn hãy áp dụng các quy định, quy tắc như bình thường bạn vẫn làm.

(5) 9.2 Đánh giá nội bộ

Một trong những bí quyết để việc thực hiện đánh giá nội bộ trở nên đơn giản hơn đó là: lên kế hoạch và chuẩn bị từ trước.

Ví dụ, có tổng cộng 12 phòng ban cần phải thực hiện đánh giá nội bộ, bạn không nên thực hiện đánh giá tất cả 12 phòng ban này trong 1 ngày vì như vậy sẽ không có hiệu quả.
Bạn có thể thực hiện đánh giá mỗi tháng 1 bộ phận, như vậy bạn có thể hoàn thành đánh giá nội bộ cho 12 bộ phận trong vòng 1 năm, điều này hoàn toàn không vấn đề gì cả.
Việc chuẩn bị checklist đánh giá nội bộ cũng vậy, mỗi tháng bạn chỉ cần chuẩn bị 1 lần là đủ.

Tóm lại, việc thực hiện thường xuyên, định kỳ, từng chút từng chút một sẽ có hiệu quả hơn những gì bạn nghĩ đấy!

Việc làm báo cáo để trình lên lãnh đạo trong (cuộc họp) xem xét của lãnh đạo cũng vậy. Chỉ cần bạn tạo lập báo cáo của mỗi bộ phận định kỳ mỗi tháng 1 lần, thì đến khi (cuộc họp) xem xét của lãnh đạo được tổ chức chắc chắn trong tay bạn đã có đầy đủ báo cáo về tình hình thực hiện của tất cả các phòng ban rồi.

(6) 9.3 Xem xét của lãnh đạo

Thực tế, việc xem xét của lãnh đạo không nhất thiết phải được tiến hành dưới dạng cuộc họp!
Bên cạnh đó, nội dung xem xét của lãnh đạo phải được lưu giữ bằng thông tin dạng văn bản nhưng không nhất thiết phải là Biên bản xem xét của lãnh đạo.
Bạn có thể báo cáo lên lãnh đạo nội dung xem xét qua email.

Do đó, bạn cũng không cần chuẩn bị tài liệu báo cáo. Không có trường hợp nào không có tài liệu báo cáo trở thành sự không phù hợp cả cho nên bạn không cần phải chuẩn bị chỉ để đối phó với buổi đánh giá.

Ngoài ra, một số công ty tổ chức cuộc họp xem xét của lãnh đạo 2 ~ 3 lần 1 năm vì cho rằng nó cần thiết để vượt qua kỳ đánh giá; nhưng thực chất, bạn chỉ cần tổ chức mỗi năm 1 lần.

(7) 10.2 Sự không phù hợp và hành động khắc phục

Bạn cần lưu ý ngăn ngừa sự tái diễn sẽ không được giải quyết chỉ trong 1 lần!
Điều này nghe qua có vẻ rất mâu thuẫn bởi hành động khắc phục được thực hiện để ngăn chặn sự tái diễn.
Song, nếu bạn nghĩ rằng bạn sẽ hoàn toàn có thể khắc phục được chỉ trong 1 lần, bạn sẽ có xu hướng làm quá mức cần thiết hơn là các biện pháp thực tế.

Ngăn ngừa sự tái diễn là yêu cầu bắt buộc, do đó bạn cần phải tìm ra nguyên nhân và thực hiện hành động khắc phục.
Tuy nhiên, điều quan trọng hơn cả là việc đánh giá hiệu quả để xác nhận xem sự không phù hợp đó có tái phát sau khi đã thực hiện hành động khắc phục không.
Bằng cách lặp lại chu trình này, bạn sẽ liên tục thực hiện các hành động khắc phục cho đến khi sự tái diễn hoàn toàn được ngăn chặn.
Nếu có thể ngăn chặn sự tái diễn bằng 1 biện pháp đối phó duy nhất, thì chắc chắn không công ty nào sản xuất hàng lỗi nữa.

Tóm lại, bạn nên tiến hành cải tiến chất lượng liên tục thay vì cố gắng giải quyết trong 1 lần.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang xem xét đến việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 mà không biết nên bắt đầu từ đâu, quy trình để được cấp giấy chứng nhận ISO 9001 gồm mấy bước, cụ thể ra sao, thời gian tối thiểu để xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý là bao lâu thì hãy tham khảo bài viết dưới đây.

1. Xây dựng kế hoạch chứng nhận ISO 9001

Đây là bước đầu tiên trên hành trình để được cấp chứng nhận ISO 9001.
Sau khi xác định được những việc cần làm để lên kế hoạch chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp cần tìm hiểu thông tin về ISO 9001, lựa chọn người phụ trách, thông báo và triển khai tới toàn thể công ty, khảo sát từng phòng ban, chuẩn bị tài liệu, vận hành thực tế, lựa chọn Tổ chức chứng nhận, đánh giá chứng nhận, v.v.. Nói chung có rất nhiều việc phải làm nhưng trước hết hãy thực hiện 5 việc ưu tiên cần làm sau đây.

(1) Chọn người chịu trách nhiệm chính về ISO 9001

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 yêu cầu phải có ít nhất 1 người chịu trách nhiệm chính, người này được biết đến với tên gọi “đại diện lãnh đạo về chất lượng” hoặc “nhân viên ISO”. Chính vì thế, doanh nghiệp cần phải cử ra một người chịu trách nhiệm chính về các hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng.

(2) Thiết lập mục tiêu về thời gian hoàn thành chứng nhận

Việc cần làm quan trọng tiếp theo là xác định “thời gian muốn có chứng chỉ”.
Doanh nghiệp nào cũng muốn có chứng chỉ càng nhanh càng tốt.
Trong trường hợp này, bạn nên đặt ra kỳ hạn muộn nhất, ví dụ, muộn nhất là tháng mm năm yyyy.
Đặc biệt nếu doanh nghiệp bạn đang xem xét việc lấy chứng chỉ theo yêu cầu của khách hàng hoặc đối tác kinh doanh, thì bạn nên tính toán thời gian hoàn thành chứng nhận sao cho có lợi cho doanh nghiệp.

(3) Lựa chọn Tổ chức chứng nhận

Để được cấp giấy chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp bạn phải trải qua các cuộc đánh giá của Tổ chức chứng nhận. Tại Việt Nam có rất nhiều Tổ chức chứng nhận ISO, mỗi tổ chức có cách thức thực hiện và chi phí khác nhau.
Hãy tìm hiểu thông tin về các Tổ chức chứng nhận và theo dõi hoạt động của các tổ chức này. Sau đó quyết định lựa chọn Tổ chức chứng nhận phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp bạn và đăng ký cấp chứng nhận trước khi hoàn thành việc áp dụng hệ thống quản lý.

(4) Quyết định về việc tự triển khai hay thuê công ty tư vấn

Cho dù tự xây dựng & áp dụng ISO 9001 chỉ với nguồn lực của công ty hay sử dụng sự hỗ trợ của công ty tư vấn, doanh nghiệp nào cũng muốn thực hiện mà không tốn quá nhiều thời gian và tiền bạc.
Nếu bạn có đủ thời gian bạn có thể tự xây dựng & áp dụng ISO 9001, nhưng bạn sẽ phải mất khá nhiều thời gian để thu thập thông tin và nghiên cứu về ISO, và việc triển khai sẽ suôn sẻ hơn nếu bạn có kiến ​​thức và kinh nghiệm không chỉ về tiêu chuẩn ISO 9001 mà còn trong các cuộc đánh giá.
Để làm được điều đó, bạn sẽ cần đến sự hỗ trợ từ bên ngoài và những người có kiến ​​thức chuyên môn về ISO 9001. Thời gian cần thiết để đạt chứng nhận sẽ thay đổi rất nhiều tùy thuộc vào việc doanh nghiệp bạn lựa chọn tự triển khai hay thuê ngoài.

>>> Xem thêm: Bí quyết lựa chọn công ty tư vấn ISO 9001

(5) Dự toán ngân sách thực hiện

Cuối cùng là dự toán ngân sách thực hiện. Doanh nghiệp phải ước tính và lập ngân sách cho: chi phí phải trả cho tổ chức chứng nhận, chi phí tư vấn trường hợp thuê ngoài, và chi phí đầu tư thiết bị và các chi phí khác.
Tốc độ quyết định 5 điều trên sẽ ảnh hưởng đến quy trình chứng nhận trong tương lai, vì vậy bạn nên quyết định trong vòng 1 tháng.

>>> Xem thêm: Chi phí cấp chứng chỉ ISO 9001

2. Tạo lập Sổ tay chất lượng và các quy định ISO 9001 (xây dựng tài liệu)

Đây là bước xây dựng hệ thống quản lý chất lượng (viết tắt QMS).
Việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng sẽ mất khoảng 1 tháng nếu doanh nghiệp bạn tìm đến sự hỗ trợ của công ty tư vấn và 3 tháng nếu doanh nghiệp tự triển khai xây dựng.
Một trong những cạm bẫy của việc chỉ sử dụng nguồn lực sẵn có của công ty là sao chép sổ tay chất lượng của một ngành nghề và quy mô (số lượng nhân viên) hoàn toàn khác mà bạn nhận được từ người quen. Điều này có thể trở thành sự không phù hợp và sẽ cần nỗ lực sửa đổi đáng kể.

3. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 vào thực tế (xây dựng hồ sơ)

Khi đã hoàn tất việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, doanh nghiệp có thể bắt tay vào việc áp dụng dựa trên các quy định đã xây dựng.
Việc điều hành hệ thống được thực hiện theo chu trình PDCA dưới sự quản lý của người đại diện lãnh đạo về chất lượng.
Nếu doanh nghiệp được chuyên gia tư vấn hỗ trợ thì việc áp dụng có thể hoàn tất sớm nhất là 1 ~ 3 tháng, còn nếu tự áp dụng thì mất khoảng 6 tháng.

4. Đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo

Việc áp dụng ISO bao gồm đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo.
Doanh nghiệp bạn có khả năng sẽ trượt chứng nhận nếu bỏ qua hoạt động này, vì vậy hãy chắc chắn thực hiện đầy đủ cả 2 hoạt động này.
Vì đánh giá nội bộ liên quan đến toàn bộ công ty nên một số cuộc đánh giá quy mô lớn có thể kéo dài tới 1 tháng.

>>> Xem thêm: Quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001

5. Đánh giá giai đoạn 1

Sau khi việc áp dụng hoàn tất, cũng là lúc hệ thống của công ty bạn cần được đánh giá. Việc đánh giá để đạt chứng chỉ ISO được chia ra làm 2 giai đoạn.
Đánh giá giai đoạn 1 chủ yếu kiểm tra việc xây dựng các quy định như tài liệu của hệ thống quản lý có phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001 hay không.

6. Đánh giá giai đoạn 2

Đánh giá giai đoạn 2 được tiến hành sau đánh giá giai đoạn 1 khoảng 1 tháng.
Trong lần đánh giá thứ 2 này, nếu không có vấn đề gì với các quy định đã thiết lập, Tổ chức chứng nhận sẽ kiểm tra xem hệ thống có được áp dụng đúng theo quy định hay không và có vấn đề gì với hệ thống hay không.
Trong hầu hết các trường hợp, cả hai lần đánh giá sơ bộ và đánh giá chính thức đều có sự không phù hợp, vì vậy cần phải xác nhận các phát hiện đánh giá và thực hiện hành động khắc phục kịp thời.

7. Chứng nhận

Sau khi đánh giá giai đoạn 2 hoàn tất, và các hành động khắc phục đã được hoàn thành, tất cả những gì bạn phải làm là chờ giấy chứng nhận từ Tổ chức chứng nhận.
Thời gian từ khi hoàn thành đánh giá đến khi được cấp chứng chỉ mất khoảng 1 đến 2 tháng.
Và đừng quên xử lý các vấn đề về hợp đồng và thanh toán chi phí chứng nhận cho Tổ chức chứng nhận.

ISO 9001 là một trong những tiêu chuẩn phổ biến nhất tại Việt Nam. Song, không ít doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn không biết cần chuẩn bị gì cho các cuộc đánh giá ISO 9001. Trong bài viết này, 3AC sẽ chia sẻ 7 điều cần chuẩn bị cho đánh giá ISO 9001.

1. Tại sao việc chuẩn bị cho đánh giá ISO 9001 lại cần thiết?

Doanh nghiệp sẽ đạt được chứng nhận ISO 9001 chỉ sau khi được xác nhận về việc doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý theo đúng chu trình PDCA, cho nên việc chuẩn bị các hoạt động cần thiết để đáp ứng các yêu cầu đánh giá là rất quan trọng.

Vậy khi nào là thời điểm thích hợp để bắt đầu chuẩn bị cho các cuộc đánh giá?
Doanh nghiệp nên bắt đầu chuẩn bị cho cuộc đánh giá tiếp theo ngay sau khi một cuộc đánh giá kết thúc.
Nói cách khác, doanh nghiệp nên triển khai thực hiện hệ thống quản lý trong trạng thái có thể tham gia đánh giá bất cứ lúc nào.
Lý tưởng nhất là “áp dụng ISO sát với tình hình thực tế” của doanh nghiệp.

2. 7 điều cần lưu ý khi chuẩn bị cho đánh giá ISO 9001

Còn gì lý tưởng hơn nếu doanh nghiệp bạn luôn trong trạng thái có thể đánh giá bất cứ lúc nào, nhưng thực tế thì không phải lúc nào cũng được như vậy.
Song, việc chuẩn bị tối thiểu là cần thiết, dưới đây 3AC xin chia sẻ 7 điều cần lưu ý khi chuẩn bị cho đánh giá ISO 9001.

(1) Chuẩn bị ngay sau khi đánh giá

Ngay sau khi một cuộc đánh giá kết thúc, bạn hãy lập kế hoạch về thời gian và nội dung các công việc cần thực hiện cho cuộc đánh giá tiếp theo.
Tổ chức chứng nhận sẽ xác nhận xem doanh nghiệp có thực hiện hệ thống quản lý đúng chu trình PDCA hay không.

Và để tiến hành đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo mà không bỏ sót bất cứ nội dung nào, bạn hãy lập một kế hoạch trước khi thực hiện.
Nếu bạn trì hoãn đến trước buổi đánh giá mới chuẩn bị thì chất lượng chuẩn bị sẽ giảm xuống vì bạn sẽ quá bận rộn với suy nghĩ: “Mình chưa làm gì cả, mình phải nhanh lên ngay bây giờ…!”
Kết quả là số lượng sự không phù hợp có thể tăng lên.

(2) Tiến độ kế hoạch đuổi kịp mục tiêu

Khi xem xét chu trình PDCA, chuyên gia đánh giá sẽ kiểm tra các nội dung sau:
“Có thiết lập mục tiêu không?”
“Có xây dựng kế hoạch để đạt được mục tiêu không?”
“Có thực hiện kế hoạch đúng tiến độ hay không?”

Trường hợp doanh nghiệp thiết lập mục tiêu chỉ để đối phó với ISO thì ISO sẽ xa rời tình hình thực tế của công ty. Như vậy sẽ rất dễ bị chuyên gia đánh giá đánh giá công ty bạn là công ty không đạt doanh số và lợi nhuận.
Vì vậy, doanh nghiệp cần chú ý về việc thiết lập mục tiêu.

(3) Thực hiện đầy đủ đánh giá nội bộ

Đối với các doanh nghiệp muốn có chứng chỉ ISO 9001 thì việc thực hiện đánh giá nội bộ là yêu cầu bắt buộc.
Đánh giá nội bộ tương ứng với C (Check) trong chu trình PDCA.
Vì vậy, đừng quên thực hiện đánh giá nội bộ và tạo lập hồ sơ tổng hợp nội dung của đánh giá nội bộ.

Tuy nhiên, ISO có hiệu lực 3 năm, vì vậy bạn không nhất thiết phải thực hiện đánh giá nội bộ ở tất cả các cơ sở trong 1 năm. Chỉ cần có kế hoạch 3 năm áp dụng cho toàn bộ cơ sở và thực hiện được theo kế hoạch đó là được.

(4) Thực hiện đầy đủ xem xét của lãnh đạo

Xem xét của lãnh đạo cũng là một phần trong chu trình PDCA cho nên việc thực hiện xem xét của lãnh đạo là yêu cầu bắt buộc. Và sau khi thực hiện cần lưu giữ biên bản ghi chép nội dung xem xét.

Một số doanh nghiệp không thực hiện với lý do Lãnh đạo (Tổng Giám đốc) quá bận, nhưng việc thực hiện không nhất thiết phải gặp mặt trực tiếp mà có thể thực hiện qua trao đổi mail, điện thoại hoặc gọi video.
Nếu cuộc họp nội bộ có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao, bạn nên sử dụng khéo léo thời gian cuộc họp đó để thực hiện xem xét của lãnh đạo và lập biên bản, thì nó sẽ trở thành cuộc họp xem xét của lãnh đạo.

(5) Thực hiện hành động khắc phục sự không phù hợp trong đợt đánh giá lần trước

Trong lần đánh giá tiếp theo, chuyên gia đánh giá chắc chắn sẽ hỏi về tình hình thực hiện hành động khắc phục sự không phù hợp và điểm quan sát trong đợt đánh giá lần trước.

Nếu bạn bỏ bê và không thực hiện, bạn sẽ bị đánh giá là không thực hiện cải tiến.
Tùy thuộc vào nội dung của các phát hiện đánh giá, sự không phù hợp tương tự xảy ra có thể không trở thành vấn đề nhưng việc bỏ bê mà không thực hiện hoặc thực hiện không triệt để sẽ là vấn đề lớn.

(6) Sắp xếp lịch trình đánh giá cho các bộ phận có liên quan từ sớm

Đánh giá ISO sẽ rất mất thời gian và những người có liên quan sẽ phải dành thời gian để tham gia buổi đánh giá.
Vì vậy người điều phối sẽ rất tất bật để sắp xếp thời gian đánh giá cho những người có liên quan.
Đặc biệt Lãnh đạo cao nhất là người luôn bận rộn nên rất khó để sắp xếp thời gian.
Nếu bạn chuẩn bị sớm thì việc việc sắp xếp thời gian sẽ trở nên dễ dàng hơn.

(7) Không chuẩn bị quá mức cần thiết

Nghe có vẻ rất mâu thuẫn nhưng việc chuẩn bị quá kỹ sẽ khiến mọi thứ khác với những gì bạn biết, điều này có thể dẫn đến sự không nhất quán và trở ngại lớn cho việc đánh giá tiếp theo.
Bởi vậy, việc chuẩn bị ở mức tối thiểu là cần thiết song không nên chuẩn bị quá mức cần thiết.

3. Có phải chuẩn bị các loại giấy tờ cho buổi đánh giá không?

Bạn không cần phải chuẩn bị các loại giấy tờ cho buổi đánh giá. Bạn có thể cho chuyên gia đánh giá kiểm tra dữ liệu được quản lý trên máy tính bằng máy chiếu.
Đặc biệt kể từ năm 2020, do ảnh hưởng của đại dịch virus corona mới, việc đánh giá trực tuyến ngày càng gia tăng.

4. Chuyên gia đánh giá sẽ hỏi những gì trong buổi đánh giá?

Chuyên gia đánh giá sẽ kiểm tra sự tuân thủ và việc thực hiện các quy định ghi trong Sổ tay chất lượng mà công ty bạn đã biên soạn.
Ví dụ, trong Sổ tay chất lượng có nội dung: năng lực của nhân viên được quản lý bằng “Bảng đánh giá năng lực nhân viên”, chuyên gia đánh giá sẽ kiểm tra “Bảng đánh giá năng lực nhân viên” mới nhất.

Ngoài ra, chuyên gia đánh giá cũng sẽ hỏi công ty bạn có đang thực hiện các công việc trong nhà máy và trên công trường dựa trên các quy định đã đề ra hay không.

5. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không chuẩn bị?

Dưới đây là 2 điều có thể xảy ra nếu bạn không chuẩn bị cho đánh giá:

(1) Các khuyến nghị và điểm quan sát phải được khắc phục trước đợt đánh giá tiếp theo hoặc có yêu cầu cải tiến các điểm không phù hợp không tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001.

(2) Không thể triển khai đánh giá vì không thể kiểm tra được các hoạt động đang thực hiện và sẽ được đánh giá lại vào một ngày nào đó (= tái đánh giá).
Tái đánh giá có thể sẽ phát sinh chi phí!

Có lẽ không ít doanh nghiệp không khỏi thắc mắc có những lưu ý gì khi đánh giá giám sát định kỳ hàng năm và đánh giá tái chứng nhận sau 3 năm. Nội dung đánh giá giám sát và đánh giá tái chứng nhận là khác nhau. Hơn nữa, khi có phát hiện về sự không phù hợp, bạn cũng không nên quá lo lắng mà hãy nhìn theo chiều hướng tích cực, khách quan, coi đây là “cơ hội để cải tiến”, và chuẩn bị tâm lý thật thoải mái cho buổi đánh giá nhé.

1. Sự khác biệt giữa đánh giá giám sát và đánh giá tái chứng nhận

Sau khi đạt được chứng nhận ISO, Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá giám sát hàng năm. Thời hạn hiệu lực của ISO là 3 năm kể từ ngày đạt chứng nhận.

Đánh giá giám sát được tiến hành 2 lần vào mỗi năm sau đánh giá chứng nhận. Sau đó 3 năm sẽ có 1 kỳ đánh giá quan trọng đó là đánh giá tái chứng nhận.
Và 1 năm sau đánh giá tái chứng nhận sẽ lại có 1 đợt đánh giá giám sát. Nói cách khác, chừng nào doanh nghiệp bạn muốn có chứng nhận ISO thì đều phải trải qua chu trình đánh giá tuần hoàn như vậy.
(Tùy từng Tổ chức chứng nhận mà cách gọi các đợt đánh giá này sẽ khác nhau)

Tiếp theo, về sự khác biệt trong nội dung đánh giá, đánh giá giám sát chủ yếu là để kiểm tra tình trạng hoạt động kể từ lần đánh giá trước, còn đánh giá tái chứng nhận chủ yếu là để xem xét tình trạng hoạt động trong 3 năm kể từ lần đánh giá chứng nhận.

Vì lý do này, đánh giá tái chứng nhận thường mất nhiều thời gian hơn và cần nhiều chuyên gia đánh giá hơn so với đánh giá giám sát.

>>> Xem thêm: Dịch vụ tư vấn, hỗ trợ tái chứng nhận ISO 9001 của 3AC

2. Nội dung đánh giá

Như đã đề cập ở trên, nội dung đánh giá mà chuyên gia đánh giá đặc biệt quan tâm sẽ khác nhau giữa đánh giá giám sát và đánh giá tái chứng nhận.

Đánh giá giám sát sẽ đánh giá xem “việc thực hiện có vấn đề gì không, có thể tiếp tục duy trì được không”; trong khi đó, đánh giá tái chứng nhận sẽ đánh giá xem “hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp có vấn đề gì trong việc tái chứng nhận không”.

Đánh giá tái chứng nhận thường nghiêm ngặt hơn là vì phải đánh giá lại tình hình hoạt động suốt 3 năm có vấn đề gì không và có gì thay đổi với lần đánh giá tái chứng nhận trước không.
Có những vấn đề mà khi đánh giá giám sát bạn không nhận ra nhưng đến khi đánh giá tái chứng nhận thì mới ra vấn đề.

3. Sự không phù hợp

Đừng quá lo lắng nếu có phát hiện đánh giá về sự không phù hợp!

Bởi đây chính là cơ hội cải tiến những vấn đề mà bạn không phát hiện ra trong quá trình làm việc và những khó khăn trong quản lý từ cái nhìn khách quan của bên thứ 3 (chuyên gia đánh giá).

Hơn nữa, bạn có thể được chuyên gia đánh giá tư vấn về hướng giải quyết bằng các ví dụ thực tế của công ty khác.

Có một sự thật là không có công ty nào là không có sự không phù hợp!

Cho nên hãy có tâm lý thật thoải mái, tích cực khi đánh giá và coi đây là cơ hội để cải tiến.

4. 4 điều cần thực hiện để đạt yêu cầu đánh giá giám sát và đánh giá tái chứng nhận

Đầu tiên, 3AC sẽ chia sẻ với bạn về các tiêu chí đáp ứng yêu cầu đánh giá ISO.
Chỉ cần đáp ứng 4 tiêu chí quan trọng dưới đây coi như doanh nghiệp bạn đạt yêu cầu.

①Thanh toán chi phí đánh giá
②Thực hiện đánh giá nội bộ
③Thực hiện xem xét của lãnh đạo
④Thực hiện hành động khắc phục trong 2 tuần ngay sau khi có phát hiện đánh giá về sự không phù hợp

Ngoài 4 tiêu chí trên nếu có sự không phù hợp khác phát sinh thì doanh nghiệp bạn cũng sẽ không trượt đánh giá. Tuy nhiên, như đã đề cập ở tiêu chí số ④, bạn cần thực hiện hành động khắc phục khi có sự không phù hợp.

5. Bí quyết chuẩn bị đánh giá giám sát và đánh giá tái chứng nhận

Về việc chuẩn bị khi gần đến ngày đánh giá, như đã đề cập trong phần 1, đánh giá giám sát sẽ đánh giá hồ sơ vận hành từ lần đánh giá trước, còn đánh giá tái chứng nhận sẽ kiểm tra hệ thống hồ sơ vận hành trong 3 năm.

Hồ sơ vận hành ISO bao gồm các hồ sơ liên quan đến: quản lý mục tiêu, đào tạo, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo, các hồ sơ cần thiết cho hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như hồ sơ mô tả các yêu cầu từ khách hàng cần thiết cho công việc, hồ sơ kiểm tra công việc, v.v..

Tuy nhiên, bạn không cần thiết phải chuẩn bị trước toàn bộ tài liệu, dữ liệu, hiện vật.
Hãy chuẩn bị tâm lý sẽ có sự không phù hợp được phát hiện trong buổi đánh giá. Chuyên gia đánh giá cũng không thể xem hết tất cả và những gì họ kiểm tra sẽ thay đổi tùy thuộc vào tình hình ngày hôm ấy. Vì vậy việc chuẩn bị quá kỹ là không cần thiết.

Việc chuẩn bị nhiều hơn mức cần thiết có thể sẽ có rủi ro có thêm các phát hiện đánh giá mới, vì vậy tốt hơn hết là không nên dành quá nhiều thời gian cho việc chuẩn bị mà hãy dành thời gian để khắc phục sự không phù hợp được phát hiện trong buổi đánh giá.

6. Quy trình đánh giá

Quy trình đánh giá chứng nhận ISO sẽ thay đổi tùy Tổ chức chứng nhận và chuyên gia đánh giá, song về cơ bản sẽ có những nội dung dưới đây:

①Họp khai mạc
②Phỏng vấn lãnh đạo
③Phỏng vấn người đại diện lãnh đạo về chất lượng (hỏi về hành động giải quyết các mục cần giám sát trong đợt đánh giá lần trước và về các yêu cầu ISO)
④Khảo sát tại chỗ
⑤Phỏng vấn từng phòng ban
⑥Tổng hợp kết quả đánh giá
⑦Họp tổng kết

Đối với đánh giá tái chứng nhận, việc xác nhận lại nội dung đăng ký chứng nhận, phỏng vấn người đại diện lãnh đạo về chất lượng và phỏng vấn từng phòng ban có thể sẽ mất nhiều thời gian hơn bình thường.

Trong các mục trên có một nội dung mà chắc chắn chuyên gia đánh giá sẽ hỏi đó là về hành động giải quyết các mục cần giám sát trong đợt đánh giá lần trước.
Trường hợp doanh nghiệp bạn chứng nhận lần đầu thì không có mục này nhưng đối với các doanh nghiệp đã có chứng chỉ ISO thì chắc chắn sẽ được hỏi.

Nội dung cần giám sát (hay còn gọi là điểm quan sát) không hẳn là sự không phù hợp nhưng nên cải tiến vì nếu không cải tiến thì sau này có thể sẽ trở thành sự không phù hợp.
Đối với điểm quan sát, sau buổi đánh giá, về cơ bản doanh nghiệp phải cải tiến trước đợt đánh giá tiếp theo, nhưng đôi khi không cần thiết phải cải tiến.
Bạn có thể trả lời như sau:
“Chúng tôi đã xem xét và thấy nó thực sự không cần thiết vì …”
Đối với điểm quan sát, bạn cần xem xét nhưng không bắt buộc phải cải tiến.

Nói chung, bạn cần giải thích rõ lý do và bối cảnh không thực hiện cải tiến khi được hỏi trong buổi đánh giá.

Sau khi đạt được chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp cần thực hiện duy trì hệ thống thường xuyên trong suốt thời gian chứng nhận còn hiệu lực. Trong bài viết này, 3AC sẽ chia sẻ chi tiết về những việc cần thực hiện định kỳ hàng năm để duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001.

1. Hiểu về bối cảnh của tổ chức

Trong tiêu chuẩn ISO 9001 có mục “4.1 Hiểu tổ chức và bối cảnh của tổ chức” và “4.2 Hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm”. Điều này có nghĩa là bạn cần phải hiểu rõ bối cảnh của công ty mình và các yêu cầu của các bên quan tâm.

Bạn có thể đáp ứng yêu cầu này bằng cách đưa ra các câu hỏi, ví dụ:

4.1 Hiểu tổ chức và bối cảnh của tổ chức
・Công ty đang gặp vấn đề gì?
・Những rủi ro có thể có từ những vấn đề đó?
・Bạn muốn công ty mình trở thành công ty như thế nào?

4.2 Hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm
・Khách hàng có yêu cầu gì?
・Nhân viên trong công ty có nguyện vọng gì?
・Đối tác và nhà cung cấp có mong muốn như thế nào?

2. Lập kế hoạch

Dựa vào các câu trả lời cho các câu hỏi trên, bạn hãy lên kế hoạch để xác định các hành động giải quyết rủi ro và cơ hội của công ty mình và cách thức để đạt được mục tiêu đó.

Ví dụ:

6.1 Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội
・Không có hàng lỗi
・Không có khiếu nại
・Đạt được doanh thu

6.2 Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu
・Hàng lỗi: <3%/năm hoặc bán thành phẩm: <1%/năm
・Khiếu nại: <5 vụ/năm hoặc giao hàng trễ: <5 vụ/năm
・Doanh thu: >100 tỷ đồng/năm hoặc > 50 hợp đồng/năm

* Hành động giải quyết và mục tiêu chất lượng sẽ thay đổi tùy thuộc vào ngành nghề, loại hình kinh doanh, bộ phận, vai trò, v.v.

3. Xác nhận nguồn lực của công ty

Sau khi đã nắm rõ tình hình công ty và lập kế hoạch triển khai, bạn cần xác nhận nguồn lực (người và của, v.v..) của công ty mình.
Bạn có thể xác nhận bằng cách trả lời các câu hỏi dưới đây và đưa ra những biện pháp xử lý nếu cần thiết:

Nhân lực

・Công ty có đủ nguồn nhân lực không?
・Năng lực (kỹ năng) của nhân viên có phù hợp không?
・Có cần nâng cao năng lực (kỹ năng) của nhân viên không?
・Có thực hiện đào tạo nhân viên không?

Cơ sở vật chất

・Bạn có am hiểu về các máy móc được sử dụng trong công ty không?
・Công ty có thiếu công cụ và máy móc không?
・Máy móc có bị hỏng không?
・Có cần thay máy không?
・Máy có được hiệu chỉnh định kỳ không?

Môi trường

・Việc truyền đạt thông tin có được thực hiện không? (Ví dụ: họp buổi sáng, họp buổi chiều, họp tổng kết, họp bán hàng, họp thường niên, v.v.)
・Môi trường làm việc có thoải mái không? (Ví dụ: có bật điều hòa khi làm việc ở môi trường nóng nực vào mùa hè và có bài kiểm tra mức độ căng thẳng không, v.v.)
・Khu vực làm việc có sạch sẽ không? (Ví dụ: có rác vương vãi hay không, có thể nhận biết được tình trạng trước và sau khi xuất hàng hay không, v.v.)
・Các hướng dẫn sử dụng và sổ tay hướng dẫn có ở vị trí mà tất cả mọi người đều biết và dễ dàng tìm kiếm không? (Ví dụ: Liệu nhân viên có thể xem bản mới nhất khi làm việc hay không, v.v.)

Đối tác

Nhà thầu và nhà cung cấp có vấn đề gì không? (Ví dụ: giao hàng có chậm trễ không, có sản phẩm nào bị lỗi không, giá cả có hợp lý không, giao dịch có vấn đề gì không, v.v.)

4. Đánh giá (kiểm tra)

Đây là bước mà bạn phải tự đánh giá tính hiệu quả của việc thực hiện dựa trên kế hoạch đã thiết lập để xác nhận xem việc thực hiện có đúng quy định và có vấn đề gì không.

Sự hài lòng của khách hàng

Bạn cần nắm rõ mức độ hài lòng của khách hàng.
Ví dụ, bạn có thể tiến hành khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng và đánh giá dựa trên thang điểm 100 hoặc dựa trên ý kiến phản hồi của khách hàng.

Đánh giá nội bộ

Bạn cần:
・Chuẩn bị kế hoạch đánh giá nội bộ (ngày thực hiện, người thực hiện, v.v.)
・Chuẩn bị Checklist đánh giá nội bộ
・Đánh giá được sự tuân thủ các quy định
・Tổng hợp kết quả đánh giá nội bộ

Xem xét của Lãnh đạo

Bạn cần:
・Chuẩn bị nội dung xem xét
・Chuẩn bị tài liệu báo cáo

* Tại cuộc họp xem xét của lãnh đạo, bạn sẽ báo cáo các hạng mục đã thực hiện trong năm và nhận chỉ thị đầu ra từ Lãnh đạo để định hướng và lập kế hoạch cho năm tài chính tiếp theo.

5. Cải tiến

Sau khi đã thực hiện các bước: Hoạch định → Điều hành → Đánh giá, thì bước cuối cùng cần thực hiện là Cải tiến.
Cải tiến tương ứng với Action – mục cuối cùng trong chu trình PDCA.

Ở bước này, bạn cần xử lý sự không phù hợp và các điểm khuyến nghị được phát hiện trong đánh giá nội bộ, và thực hiện các hành động cải tiến đã thống nhất trong cuộc họp xem xét của lãnh đạo.

Với sự không phù hợp, bạn sẽ phải xem xét hệ thống, năng lực (kỹ năng) của nhân viên, hoặc môi trường làm việc và có các hành động khắc phục (cải thiện) thích hợp.
Với các điểm khuyến nghị, bạn cần xem xét và đánh giá năng lực thực hiện và ngân sách của công ty mình trước khi cải tiến (Bởi vì có trường hợp bạn không cần cải tiến với các vấn đề về tiền bạc và con người).
Với đầu ra từ cuộc họp xem xét của lãnh đạo, bạn nên tổ chức cuộc họp toàn công ty để thảo luận trước khi bắt tay vào thực hiện.

Bước đầu tiên trên hành trình áp dụng ISO 9001 đó chính là xây dựng hệ thống quản lý. Với ISO 9001, bạn chỉ cần thực hiện 3 điều trước khi xây dựng hệ thống, thì việc xây dựng và vận hành sau đó sẽ trở nên suôn sẻ hơn. Trong bài viết này, 3AC sẽ chia sẻ tới các bạn 3 bước cần thực hiện trước khi xây dựng, vận hành hệ thống quản lý chất lượng.

１．Xây dựng ISO 9001 là gì?

Hệ thống quản lý là một cơ chế các hoạt động để quản lý một tổ chức.
Xây dựng theo ISO 9001 có nghĩa là xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng.
Cụ thể, đó là việc xây dựng các quy tắc, luật lệ và tiêu chuẩn trong tổ chức.

２．Công việc thực hiện trước khi xây dựng ISO 9001

Khi nói tổ chức áp dụng ISO 9001, không đồng nghĩa với việc tổ chức có thể vận hành ngay lập tức.

Đầu tiên, tổ chức cần phải hoàn thành việc thiết lập quy tắc và những tiêu chuẩn v.v. sau đó bắt đầu tiến hành vận hành theo các quy tắc đó.
Ngoài ra, nếu tổ chức ngay lập tức thực hiện các hoạt động xây dựng hệ thống, có nhiều trường hợp sẽ bị gặp rắc rối trong quá trình thực hiện nên trước khi xây dựng hệ thống, cần thực hiện 3 công việc sau đây:

（１）Xây dựng sơ đồ tổ chức cho việc vận hành
（２）Lập kế hoạch vận hành
（３）Đảm bảo nguồn lực cần thiết

Dưới đây 3AC sẽ chia sẻ cụ thể về 3 bước này.

（１）Xây dựng sơ đồ tổ chức cho việc vận hành ISO 9001

Đầu tiên, khi đã hình dung tổng quan về việc vận hành ISO 9001, tổ chức cần quyết định người chịu trách nhiệm chính trong việc triển khai vận hành ISO 9001.

Tất nhiên, 1 người phụ trách không thể thực hiện tất cả hoạt động nhưng cần phải có 1 người làm chỉ huy để toàn bộ tổ chức có thể thực hiện các hoạt động của hệ thống.

Vai trò, nhiệm vụ của các nhân viên khác có thể được quyết định sau khi xây dựng hệ thống. Ví dụ: lựa chọn đánh giá viên đánh giá nội bộ, v.v..

（２）Lập kế hoạch vận hành ISO 9001

Sau khi đã hoàn thành bước lập sơ đồ tổ chức, tiếp theo là kế hoạch vận hành.

Đầu tiên, tổ chức cần xác định điểm đích cuối cùng “thời gian muốn đạt được chứng nhận” v.v., sau đó lên kế hoạch về thời gian hoàn thành việc xây dựng hệ thống, thời gian bắt đầu vận hành, thời gian đánh giá v.v.
Có khá nhiều tổ chức không lập kế hoạch mà tiến hành vận hành hệ thống ngay.
Và có không ít những tổ chức triển khai không khoa học, sai lệch so với dự kiến dẫn đến việc đạt chứng nhận muộn hơn dự kiến, hoặc có thể việc đạt chứng nhận bị gián đoạn, bảo lưu.

（３）Đảm bảo nguồn lực cần thiết

Trong quá trình lên kế hoạch vận hành, tổ chức có thể phát hiện ra “các nguồn lực cần thiết”.

Nguồn lực cần thiết cho việc đạt được chứng nhận ISO 9001 đó chính là ngân sách.
Ngân sách bao gồm chi phí đánh giá, chi phí xây dựng hệ thống (bao gồm chi phí tư vấn), chi phí phát sinh khác v.v.

Ngoài ra, không có trang thiết bị đặc biệt nào chỉ để phục vụ việc áp dụng ISO 9001, tổ chức chỉ cần có trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công việc thực tế là đủ.

３．Văn bản hóa quy tắc của ISO 9001

ISO 9001 chính là việc quy tắc hóa những hoạt động cần phải thực hiện của doanh nghiệp, nếu đã nắm bắt được nội dung mục đích của các hạng mục yêu cầu của tiêu chuẩn, có thể nhiều tổ chức đã và đang thực hiện điều này.
Tuy nhiên, cần phải thực hiện văn bản hóa những tiêu chuẩn, hoạt động đang thực hiện đó tại công ty.

Dưới đây là ví dụ về quản lý dịch vụ và sản phẩm của 1 công ty sản xuất:

(1) Quy trình nhận đơn hàng
Tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng trong buổi họp, nhận bản vẽ và thông số kỹ thuật.
Sau khi nhận được thông tin, tiến hành phát hành báo giá.
↓
(2) Quy trình đặt hàng
Sau khi quyết định ký hợp đồng sau khi báo giá, cần tiến hành đặt hàng nguyên vật liệu cần thiết.
↓
(3) Quy trình sản xuất
Sử dụng bản vẽ và thông số kỹ thuật, lập bảng công đoạn và bảng kế hoạch trong công ty, tiến hành sản xuất sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng.
↓
(4) Quy trình kiểm tra
Tiến hành công đoạn kiểm tra cuối cùng trước khi giao hàng.

Tất cả những gì bạn phải làm là viết ra loại hồ sơ nào sẽ được sử dụng để thực hiện quy trình công việc trên.
Trong hầu hết các trường hợp các doanh nghiệp đều có hướng dẫn công việc và danh sách công việc cho mỗi quy trình, vì vậy tổ chức nên tạo một tài liệu tổng hợp như một sổ tay chất lượng.

４．Phổ biến chính sách chất lượng trong tổ chức

Khi tổ chức đã thực hiện được các điều trên, cũng đồng nghĩa với việc hoàn thành việc xây dựng hệ thống. Bước tiếp theo sẽ là công tác vận hành.
Hồ sơ cần thiết và quan trọng nhất trong ISO 9001 đó là “chính sách chất lượng”. Hồ sơ này thể hiện phương châm và thái độ xử lý vấn đề để vận hành hệ thống quản lý chất lượng. “Chính sách chất lượng” được lãnh đạo của tổ chức quyết định, mọi nhân viên trong tổ chức cần phải nhận thức được điều đó.

５．Bắt đầu vận hành ISO 9001

Sau khi đã hoàn thành xây dựng các quy tắc và sổ tay chất lượng, tổ chức cần thực hiện các công việc thực tế dựa theo quy tắc và sổ tay chất lượng đó. Đây chính là vận hành.

Tuy chỉ là thực hiện các công việc vẫn thường làm, nhưng khi bổ sung thêm các điều đó, tổ chức cũng cần thực hiện đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo.

>>Xem thêm: Những điều cần biết trước khi tái chứng nhận ISO 9001! Bí quyết đánh giá nội bộ

Chi phí cấp chứng chỉ ISO 9001 (chứng nhận ISO 9001) là một trong những điều mà các tổ chức/doanh nghiệp đều quan tâm khi triển khai ISO 9001. Để có thể dễ dàng xác định chi phí là bao nhiêu, đầu tiên tổ chức cần phải quyết định “thời điểm muốn cấp chứng chỉ”. Chi phí cấp chứng chỉ ISO 9001 (chứng nhận ISO 9001) của mỗi tổ chức/doanh nghiệp sẽ khác nhau, tùy thuộc vào ngành nghề, quy mô và tổ chức chứng nhận.

1. Chi phí cấp chứng chỉ ISO 9001 mới là gì?

Chi phí cấp chứng chỉ ISO 9001 (chứng nhận ISO 9001) mới là tổng chi phí cần thiết để đạt chứng nhận ISO 9001 lần đầu.
Cụ thể bao gồm các chi phí: chi phí xây dựng hệ thống quản lý, chi phí đánh giá, chi phí thiết bị, v.v..
Trường hợp doanh nghiệp thuê công ty tư vấn bên ngoài để hỗ trợ thì chi phí tư vấn nằm trong chi phí xây dựng hệ thống quản lý.

2. Chi phí trên thị trường

Dưới đây là ví dụ thực tế về tổng chi phí chứng nhận ISO 9001:

4. Chi phí bắt buộc

6. Chi phí trong trường hợp doanh nghiệp tự thực hiện

Có thể bạn đã từng bị Giám đốc nói “ngân sách công ty có hạn, tự tìm hiểu rồi làm đi” khi đề xuất về việc thuê một đơn vị tư vấn ISO.

Như đã đề cập ở phần trước, nếu bạn có ngân sách cho chi phí chứng nhận và một ít ngân sách cho chi phí nhân công và chi phí in ấn, thì bạn hoàn toàn có thể làm được.
Tuy nhiên, đó lại là câu chuyện nếu doanh nghiệp bạn có người phụ trách có đầy đủ kiến ​​thức và bí quyết về ISO. Đương nhiên, những người như vậy thường là những người đã từng là chuyên viên tư vấn hoặc chuyên gia đánh giá ISO.

Trường hợp bạn thực sự muốn đạt được chứng nhận ISO và tự mình thực hiện vì không có ngân sách, bạn có thể liên hệ với các công ty tư vấn. Bởi vì:
① Bạn có thể nhận được tài liệu miễn phí
② Đội ngũ nhân viên tư vấn trực tiếp đến tư vấn cho bạn (việc quyết định sử dụng dịch vụ của họ hay không là tùy thuộc vào bạn)
③Một số công ty tư vấn có tổ chức hội thảo miễn phí

7. Kinh phí hay thời gian?

Điều đầu tiên bạn nên làm trong hành trình đạt chứng nhận ISO 9001 là quyết định khi nào muốn có chứng chỉ ISO.

Dành thời gian để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng sẽ kéo dài thời gian đạt chứng nhận, vậy nên việc quyết định phải mất bao nhiêu thời gian để xây dựng và vận hành hệ thống là chìa khóa cho vấn đề này.

Để hoàn thành việc xây dựng hệ thống trong thời gian ngắn nhất có thể, bạn sẽ phải có một khoản kinh phí nhất định và cần đến sự hỗ trợ từ công ty tư vấn.
Ngược lại, nếu bạn không có kinh phí nhưng có thời gian, bạn sẽ phải tự thực hiện ở một mức độ nào đó để giảm thiểu ngân sách.

>>Xem thêm: Quy trình 7 bước để được cấp chứng nhận ISO 9001

Ngày càng nhiều doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 nhằm mang đến những sản phẩm, dịch vụ chất lượng đạt chuẩn quốc tế nâng cao sự hài lòng, đáp ứng mong muốn của khách hàng. Và để thực hiện được điều đó, doanh nghiệp cần có sự hỗ trợ của nhân viên ISO. Nhân viên ISO có vai trò quan trọng và không thể thiếu, họ giúp doanh nghiệp có thể vận hành hệ thống quản lý được suôn sẻ hơn.
Tuy nhiên, trong quá trình áp dụng ISO 9001, doanh nghiệp không thể không tránh khỏi khả năng thay đổi nhân sự. Trong bài viết này, 3AC sẽ chia sẻ những lưu ý khi thay đổi nhân viên ISO và khi bàn giao công việc của nhân viên ISO.

1. Mục đích của việc bàn giao công việc ISO 9001

Mục đích của việc bàn giao công việc ISO nhằm “xây dựng một hệ thống quản lý sao cho doanh nghiệp vẫn có thể vận hành hiệu quả ISO 9001 ngay cả khi không có nhân viên ISO hiện tại”.

Để việc vận hành hệ thống quản lý chất lượng được suôn sẻ, doanh nghiệp có thể xem xét 3 yếu tố dưới đây:
(1) Nhân viên ISO nắm và hiểu rõ về tiêu chuẩn ISO 9001
(2) Nhân viên ISO có năng lực thực hiện nghiệp vụ ISO 9001
(3) Vận hành ISO 9001 liên tục

2. Cần làm gì khi bàn giao công việc ISO 9001

Như đã đề cập ở trên, doanh nghiệp cần đảm bảo việc vận hành hệ thống được hiệu quả trong trường hợp có sự thay đổi nhân viên ISO.
Chúng ta cùng phân tích cụ thể hơn 3 nội dung dưới đây:

(1) Nhân viên ISO nắm và hiểu rõ về tiêu chuẩn ISO 9001

Cho dù công ty đã đạt chứng nhận và đang duy trì vận hành ISO 9001 đi chăng nữa, điều đó không đồng nghĩa với việc toàn bộ nhân viên nắm và hiểu rõ về tiêu chuẩn ISO 9001.

Việc nhân viên ISO nắm và hiểu rõ về tiêu chuẩn ISO 9001 (là tiêu chuẩn như thế nào và mục đích là gì) giúp việc vận hành hệ thống của doanh nghiệp được suôn sẻ hơn.

(2) Nhân viên ISO có năng lực thực hiện nghiệp vụ ISO 9001

Lý tưởng nhất là người được bàn giao công việc ISO có thể tự mình vận hành ISO 9001 mà không cần phụ thuộc vào nhân viên ISO trước.

Trên thực tế, công tác bàn giao công việc thường được thực hiện vào thời điểm nhân viên ISO nghỉ việc. Vậy nên, doanh nghiệp cần tạo ra một cơ chế làm việc sao cho công việc được triển khai một cách suôn sẻ bằng cách lưu giữ thông tin dưới dạng văn bản chứ không chỉ đơn thuần là nói miệng để tránh việc hiểu nhầm và tranh chấp xảy ra sau này.

Nhân viên ISO cần nắm rõ vai trò của nhân viên ISO và các nhân viên khác trong quá trình vận hành ISO 9001.

(3) Vận hành ISO 9001 liên tục

Điều quan trọng nhất trong quá trình vận hành ISO 9001 là “khả năng vận hành liên tục”.

Nếu thực hiện được điều này, bạn sẽ không cần phải lo lắng trước kỳ đánh giá.
Doanh nghiệp cần lên kế hoạch thực hiện các công việc ISO 9001, và thường xuyên quản lý kế hoạch đó.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần lên danh sách và lên kế hoạch thực hiện những công việc cần làm. Bằng cách thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc, doanh nghiệp bạn có thể vận hành mà không bị bỏ sót bất cứ điều gì.

3. Những lưu ý khi nhân viên ISO hiện tại bàn giao công việc

Đầu tiên, nhân viên ISO cần phải liệt kê các công việc liên quan đến ISO 9001.

Bạn cũng có thể tìm kiếm các hoạt động trong lịch trình tổng thể mà doanh nghiệp bạn đang quản lý nếu có. Nếu không có lịch trình tổng thể, doanh nghiệp nên tạo lập một lịch trình vào thời điểm bàn giao cũng được. Như vậy, người được bàn giao có thể dễ dàng nắm bắt được tổng quan công việc.

Trong những công việc đã được liệt kê ra, bạn hãy phân loại thành 2 nhóm công việc và mô tả thật chi tiết: “những công việc cần thực hiện trong thời gian bàn giao” và “những công việc cần thực hiện sau khi đã bàn giao”.
Người bàn giao có thể truyền đạt nội dung công việc có thể làm trong thời gian bàn giao khi thực hiện OJT. Những công việc thực hiện sau khi bàn giao là những công việc cần thực hiện khi không có người bàn giao.

4. Những lưu ý khi nhân viên ISO mới được bàn giao công việc

Đối với người phụ trách mới có thể có nhiều công việc khá khó khăn.
Điều khó khăn nhất có lẽ là “không biết cách thực hiện các công việc được bàn giao cho dù có hướng dẫn công việc đi chăng nữa”.
Đây là khó khăn thường xảy ra ngay cả khi bạn được bàn giao bằng văn bản.
Bởi vì “Hướng dẫn công việc được tạo lập dựa trên quan điểm chủ quan của nhân viên ISO hiện tại”.

Mức độ lý giải tài liệu hướng dẫn công việc của người có kinh nghiệm và người chưa có kinh nghiệm có sự khác nhau. Nếu được đào tạo bằng hình thức OJT, bản thân nhân viên ISO mới sẽ tự tạo lập quy trình làm việc, và có thể tự kiểm tra việc thực hiện có đúng quy trình hay không.

5. Những thủ tục cần thiết khi thay đổi nhân viên ISO

Khi thay đổi nhân viên ISO, doanh nghiệp cần liên hệ báo cáo với Tổ chức chứng nhận về sự thay đổi này.

Khi chứng nhận, phía doanh nghiệp cần phải liên hệ lấy báo giá hoặc sắp xếp lịch trình với Tổ chức chứng nhận. Vậy nên, khi thay đổi nhân viên ISO, doanh nghiệp cần liên hệ báo cáo với Tổ chức chứng nhận về sự thay đổi này.

Nếu bạn không rõ thủ tục này, bạn chỉ cần liên hệ tới Tổ chức chứng nhận, họ sẽ hướng dẫn bạn.

Nếu không liên lạc tới Tổ chức chứng nhận, có thể doanh nghiệp không thể thực hiện được các thủ tục hành chính như xác nhận chi phí đánh giá, sắp xếp lịch trình đánh giá v.v.
Mà khi liên lạc bị gián đoạn, các vấn đề phát sinh như kế hoạch đánh giá bị quyết định đột ngột, hoặc thắc mắc về vấn đề liên quan đến chi phí đánh giá có thể sẽ không được giải quyết.