Những việc cần thực hiện để duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001

Sau khi đạt được chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp cần thực hiện duy trì hệ thống thường xuyên trong suốt thời gian chứng nhận còn hiệu lực. Trong bài viết này, 3AC sẽ chia sẻ chi tiết về những việc cần thực hiện định kỳ hàng năm để duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001.

1. Hiểu về bối cảnh của tổ chức

Trong tiêu chuẩn ISO 9001 có mục “4.1 Hiểu tổ chức và bối cảnh của tổ chức” và “4.2 Hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm”. Điều này có nghĩa là bạn cần phải hiểu rõ bối cảnh của công ty mình và các yêu cầu của các bên quan tâm.

Bạn có thể đáp ứng yêu cầu này bằng cách đưa ra các câu hỏi, ví dụ:

4.1 Hiểu tổ chức và bối cảnh của tổ chức
・Công ty đang gặp vấn đề gì?
・Những rủi ro có thể có từ những vấn đề đó?
・Bạn muốn công ty mình trở thành công ty như thế nào?

4.2 Hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm
・Khách hàng có yêu cầu gì?
・Nhân viên trong công ty có nguyện vọng gì?
・Đối tác và nhà cung cấp có mong muốn như thế nào?

2. Lập kế hoạch

Dựa vào các câu trả lời cho các câu hỏi trên, bạn hãy lên kế hoạch để xác định các hành động giải quyết rủi ro và cơ hội của công ty mình và cách thức để đạt được mục tiêu đó.

Ví dụ:

6.1 Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội
・Không có hàng lỗi
・Không có khiếu nại
・Đạt được doanh thu

6.2 Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu
・Hàng lỗi: <3%/năm hoặc bán thành phẩm: <1%/năm
・Khiếu nại: <5 vụ/năm hoặc giao hàng trễ: <5 vụ/năm
・Doanh thu: >100 tỷ đồng/năm hoặc > 50 hợp đồng/năm

* Hành động giải quyết và mục tiêu chất lượng sẽ thay đổi tùy thuộc vào ngành nghề, loại hình kinh doanh, bộ phận, vai trò, v.v.

3. Xác nhận nguồn lực của công ty

Sau khi đã nắm rõ tình hình công ty và lập kế hoạch triển khai, bạn cần xác nhận nguồn lực (người và của, v.v..) của công ty mình.
Bạn có thể xác nhận bằng cách trả lời các câu hỏi dưới đây và đưa ra những biện pháp xử lý nếu cần thiết:

Nhân lực

・Công ty có đủ nguồn nhân lực không?
・Năng lực (kỹ năng) của nhân viên có phù hợp không?
・Có cần nâng cao năng lực (kỹ năng) của nhân viên không?
・Có thực hiện đào tạo nhân viên không?

Cơ sở vật chất

・Bạn có am hiểu về các máy móc được sử dụng trong công ty không?
・Công ty có thiếu công cụ và máy móc không?
・Máy móc có bị hỏng không?
・Có cần thay máy không?
・Máy có được hiệu chỉnh định kỳ không?

Môi trường

・Việc truyền đạt thông tin có được thực hiện không? (Ví dụ: họp buổi sáng, họp buổi chiều, họp tổng kết, họp bán hàng, họp thường niên, v.v.)
・Môi trường làm việc có thoải mái không? (Ví dụ: có bật điều hòa khi làm việc ở môi trường nóng nực vào mùa hè và có bài kiểm tra mức độ căng thẳng không, v.v.)
・Khu vực làm việc có sạch sẽ không? (Ví dụ: có rác vương vãi hay không, có thể nhận biết được tình trạng trước và sau khi xuất hàng hay không, v.v.)
・Các hướng dẫn sử dụng và sổ tay hướng dẫn có ở vị trí mà tất cả mọi người đều biết và dễ dàng tìm kiếm không? (Ví dụ: Liệu nhân viên có thể xem bản mới nhất khi làm việc hay không, v.v.)

Đối tác

Nhà thầu và nhà cung cấp có vấn đề gì không? (Ví dụ: giao hàng có chậm trễ không, có sản phẩm nào bị lỗi không, giá cả có hợp lý không, giao dịch có vấn đề gì không, v.v.)

4. Đánh giá (kiểm tra)

Đây là bước mà bạn phải tự đánh giá tính hiệu quả của việc thực hiện dựa trên kế hoạch đã thiết lập để xác nhận xem việc thực hiện có đúng quy định và có vấn đề gì không.

Sự hài lòng của khách hàng

Bạn cần nắm rõ mức độ hài lòng của khách hàng.
Ví dụ, bạn có thể tiến hành khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng và đánh giá dựa trên thang điểm 100 hoặc dựa trên ý kiến phản hồi của khách hàng.

Đánh giá nội bộ

Bạn cần:
・Chuẩn bị kế hoạch đánh giá nội bộ (ngày thực hiện, người thực hiện, v.v.)
・Chuẩn bị Checklist đánh giá nội bộ
・Đánh giá được sự tuân thủ các quy định
・Tổng hợp kết quả đánh giá nội bộ

Xem xét của Lãnh đạo

Bạn cần:
・Chuẩn bị nội dung xem xét
・Chuẩn bị tài liệu báo cáo

* Tại cuộc họp xem xét của lãnh đạo, bạn sẽ báo cáo các hạng mục đã thực hiện trong năm và nhận chỉ thị đầu ra từ Lãnh đạo để định hướng và lập kế hoạch cho năm tài chính tiếp theo.

5. Cải tiến

Sau khi đã thực hiện các bước: Hoạch định → Điều hành → Đánh giá, thì bước cuối cùng cần thực hiện là Cải tiến.
Cải tiến tương ứng với Action – mục cuối cùng trong chu trình PDCA.

Ở bước này, bạn cần xử lý sự không phù hợp và các điểm khuyến nghị được phát hiện trong đánh giá nội bộ, và thực hiện các hành động cải tiến đã thống nhất trong cuộc họp xem xét của lãnh đạo.

Với sự không phù hợp, bạn sẽ phải xem xét hệ thống, năng lực (kỹ năng) của nhân viên, hoặc môi trường làm việc và có các hành động khắc phục (cải thiện) thích hợp.
Với các điểm khuyến nghị, bạn cần xem xét và đánh giá năng lực thực hiện và ngân sách của công ty mình trước khi cải tiến (Bởi vì có trường hợp bạn không cần cải tiến với các vấn đề về tiền bạc và con người).
Với đầu ra từ cuộc họp xem xét của lãnh đạo, bạn nên tổ chức cuộc họp toàn công ty để thảo luận trước khi bắt tay vào thực hiện.