Những điều cần biết về ISO 9001 (HTQLCL)

 

Tiêu chuẩn ISO 9001 không còn xa lạ nhưng vẫn còn khá khó hiểu đối với nhiều doanh nghiệp. Bài viết này giúp bạn có cái nhìn đơn giản và dễ hiểu về khái niệm ISO 9001, ý nghĩa và mục đích của ISO 9001 cũng như lợi ích của việc đạt được chứng nhận ISO 9001.

 

 

1. ISO là gì?

Tên gọi chính thức của ISO là Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (International Organization for Standardization), bao gồm các thành viên là tổ chức tiêu chuẩn hóa đại diện của các quốc gia.
Tiêu chuẩn hóa là việc thiết lập các hướng dẫn và thống nhất hóa những thứ đa dạng, phức tạp và không có trật tự.

>>> Xem thêm: ISO là gì?

Các tiêu chuẩn ISO quen thuộc có thể kể đến là, ví dụ, biểu tượng dấu thoát hiểm khẩn cấp và kích thước thẻ tín dụng, v.v..
Nếu dấu thoát hiểm khẩn cấp ở mỗi quốc gia hoặc khu vực khác nhau, những người từ nước ngoài đến sẽ không biết lối thoát hiểm ở đâu trong trường hợp khẩn cấp. Nếu kích thước thẻ tín dụng khác nhau, bạn sẽ không thể sử dụng thẻ tín dụng khi đi nước ngoài, v.v.. Đó là lý do cần tiêu chuẩn hóa.

ISO 9001, ISO 14001 và ISO 27001 đã quá quen thuộc với nhiều người, nhưng thực tế ISO có khoảng 20,000 tiêu chuẩn từ ISO 1 đến ISO 50000 và tất cả các loại tiêu chuẩn từ tiêu chuẩn về sản phẩm công nghiệp, nông nghiệp, y tế, đến tiêu chuẩn về an toàn thực phẩm và an toàn lao động, v.v… Có thể nói ISO bao phủ hầu hết tất cả các lĩnh vực. Tuy nhiên, các tổ chức chỉ có thể đạt được chứng nhận cho các tiêu chuẩn liên quan đến hệ thống quản lý.

Có thể bạn không thực sự hiểu hết ý nghĩa của việc đạt được chứng chỉ ISO, song giải thích một cách đơn giản thì đó là việc công nhận tổ chức/doanh nghiệp đang vận hành theo các yêu cầu mà ISO quy định.

 

2. ISO 9001 là gì?

ISO 9001 là một tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng nhằm nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
ISO 9001 thiết lập các quy định cần thiết để tổ chức thực hiện cải tiến liên tục theo chu trình PDCA.

ISO 9001 có tất cả 10 yêu cầu chính.
Để đạt được chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp cần phải trải qua và vượt qua các cuộc đánh giá. Tổ chức chứng nhận sẽ đánh giá 2 nội dung: sự phù hợp các yêu cầu (= kiểm tra các quy định) và sự tuân thủ các yêu cầu.

Đối tượng áp dụng ISO 9001 phần lớn là các công ty thuộc ngành xây dựng và sản xuất, tiếp theo là ngành vận tải và bán lẻ.

Ngoài ra, nhiều công ty tích hợp cả ISO 9001 và ISO 14001 – tiêu chuẩn về hệ thống quản lý môi trường. Bạn có thể đọc thêm về ISO 14001 trong bài viết dưới đây.

>>> Xem thêm: ISO 14001 là gì? Những điều cần biết về ISO 14001 và lợi ích của chứng nhận ISO 14001

 

3. Dấu chứng nhận

Sau khi đạt được ISO 9001, doanh nghiệp bạn sẽ được Tổ chức chứng nhận cấp giấy chứng nhận và dấu chứng nhận làm bằng chứng cho việc đạt chứng nhận ISO 9001.

Bạn có thể sử dụng dấu chứng nhận ISO 9001 trên các trang web, danh thiếp, ấn phẩm quảng cáo của công ty bạn, v.v..

Dấu chứng nhận ISO 9001 là sự kết hợp của: dấu của Tổ chức công nhận (biểu tượng công nhận) + dấu của Tổ chức chứng nhận (còn được gọi là Tổ chức đánh giá).
Ngoài ra, trong trường hợp cần thiết, phạm vi chứng nhận sẽ được ghi kèm ở dưới dấu chứng nhận.

 

4. Ưu điểm & nhược điểm của chứng nhận ISO 9001

■ Ưu điểm

• Đáp ứng yêu cầu giao dịch của đối tác kinh doanh & khách hàng
• Dễ dàng có được sự tin tưởng từ các công ty khác
• Dễ dàng thiết lập hệ thống của tổ chức
• Có thể xác định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức
• Giúp doanh nghiệp trở nên nổi bật, vượt trội hơn so với các đối thủ khác cùng lĩnh vực

■ Nhược điểm

• Mất thời gian xây dựng Sổ tay chất lượng và hệ thống tài liệu
• Tăng số lượng các hồ sơ cần lưu giữ
• Mất chi phí chứng nhận hàng năm

Đạt được chứng nhận ISO 9001 giúp doanh nghiệp dễ dàng có được niềm tin của khách hàng và đối tác kinh doanh.
Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc về việc đạt chứng nhận ISO 9001 sau khi đã xem xét cả 2 mặt ưu điểm và nhược điểm của chứng nhận này. Ngoài ra bạn cũng cần xem xét chi phí chứng nhận và chi phí nhân lực để phục vụ việc đạt chứng nhận ISO.

Tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về ưu điểm và nhược điểm của chứng nhận ISO 9001.
>>>Xem thêm: Ưu và nhược điểm của chứng nhận ISO 9001

 

5. Đạt chứng nhận ISO 9001 có dễ không?

Nhắc đến ISO 9001, không ít người hình dung về số lượng lớn giấy tờ và công việc phức tạp.
Hiểu ISO 9001 và xây dựng các quy định phù hợp với công ty của bạn là một nhiệm vụ không mấy dễ dàng gì.
Các yêu cầu của tiêu chuẩn chứa các từ chuyên ngành khá khó hiểu và khô khan.

Tuy nhiên, nếu bạn tìm đến sự giúp đỡ của công ty tư vấn hoặc người có kinh nghiệm, bạn có thể xây dựng một hệ thống giúp việc áp dụng ISO 9001 sau đó trở nên dễ dàng hơn.
Ban đầu, bạn nên nhờ những người có kiến ​​thức về ISO 9001 để thiết lập các quy định phù hợp với công ty bạn.

 

6. Quy trình chứng nhận ISO 9001

Để có được chứng chỉ ISO 9001, doanh nghiệp cần lập một kế hoạch tổng thể.
Quy trình chứng nhận gồm 6 bước cơ bản sau đây.

(1) Lên kế hoạch
(2) Xây dựng các quy định về HTQLCL ISO 9001
(3) Áp dụng ISO9001
(4) Làm thủ tục đăng ký chứng nhận
(5) Đánh giá chứng nhận
(6) Hoàn thành chứng nhận ISO 9001

Mời bạn tham khảo bài viết dưới đây để biết thêm thông tin chi tiết về quy trình chứng nhận ISO 9001.
>>>Xem thêm: Quy trình 7 bước để được cấp chứng nhận ISO 9001

 

7. Cách sử dụng hiệu quả chứng nhận ISO 9001

Đạt được chứng nhận ISO 9001 là một chuyện nhưng làm thế nào để phát huy tối đa lợi ích của chứng nhận ISO 9001 là một chuyện khác.

Để sử dụng hiệu quả chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp cần xem xét định kỳ các hoạt động ISO hiện tại:
・Hoạt động hiện tại có thực sự cần thiết không?
・Nếu từ bỏ việc áp dụng ISO, hoạt động đó có được tiếp tục không?
・Công ty bạn có thực hiện các hoạt động để giảm bớt các quy định không cần thiết không?
・Có tồn tại song song 2 quy định (quy định ISO và quy định công ty) không?

Bạn có thể sử dụng ISO 9001 một cách hiệu quả bằng cách nắm rõ những hoạt động cần thiết.
Nếu bạn thay đổi cách tiếp cận ISO theo hướng dẫn của chuyên gia đánh giá, nội dung có thể không thực sự phù hợp với công ty của bạn và có khả năng các hoạt động ISO đối phó với việc đánh giá sẽ tăng lên.

Tóm lại, doanh nghiệp cần tiến hành xem xét định kỳ các hoạt động để điều chỉnh sao cho phù hợp với tình hình tổ chức hiện tại và thời đại.