カテゴリー: ISO9001

 

ISO 9001 có hiệu lực trong 3 năm, và để duy trì chứng nhận tổ chức phải trải qua các cuộc đánh giá giám sát và đánh giá tái chứng nhận. Trong bài viết này 3AC sẽ chia sẻ quy trình 3 năm kể từ khi đạt chứng nhận ISO 9001 đến khi tái chứng nhận và liệu thời hạn hiệu lực có thể gia hạn được hay không.

 

 

1. Thời hạn hiệu lực của ISO 9001

Có được giấy chứng nhận ISO 9001 không có nghĩa là tổ chức không cần thực hiện bất cứ hành động nào sau đó. Đó không phải là điểm dừng cho hành trình áp dụng ISO 9001.
Chứng nhận ISO 9001 có thời hạn hiệu lực trong vòng 3 năm.

Ví dụ: nếu ISO 9001 được cấp vào ngày 1 tháng 12 năm 2021, thì ngày hết hạn sẽ là ngày 30 tháng 11 năm 2024, tức 3 năm sau đó.

Nếu đến ngày chứng nhận ISO hết hiệu lực mà tổ chức không thực hiện bất kỳ hành động nào thì giấy chứng nhận sẽ mất hiệu lực.
Để duy trì hệ thống, tổ chức cần thường xuyên cải tiến bằng cách tiến hành đánh giá giám sát và đánh giá tái chứng nhận.

Dưới đây là quy trình lấy chứng nhận và duy trì chứng nhận ISO (có sự thay đổi tùy tình hình của mỗi tổ chức):

Năm đầu tiên: Đánh giá chứng nhận
Năm thứ 2: Đánh giá giám sát
Năm thứ 3: Đánh giá giám sát
Năm thứ 4: Đánh giá tái chứng nhận trước ngày hết hạn
Năm thứ 5: Đánh giá giám sát
Năm thứ 6: Đánh giá giám sát
Năm thứ 7: Đánh giá tái chứng nhận trước ngày hết hạn.

 

■Đánh giá giám sát là gì?

Là đánh giá để kiểm tra tình hình vận hành ISO hàng năm.
Đánh giá giám sát còn được gọi là “đánh giá định kỳ”.

■Đánh giá tái chứng nhận là gì?

Là đánh giá để kiểm tra tình hình vận hành ISO trong vòng 3 năm.

Mục đích của cuộc đánh giá này là để kiểm tra xem có vấn đề gì trong việc gia hạn chứng nhận ISO hay không.
Đánh giá tái chứng nhận thường khắt khe hơn đánh giá giám sát.

Tổ chức cũng sẽ cần phải chi trả lệ phí đánh giá cho Tổ chức chứng nhận để tiến hành đánh giá giám sát và đánh giá tái chứng nhận.
Nói cách khác, tổ chức cần chi trả chi phí hàng năm cho việc duy trì ISO.

>>>Xem thêm: Những lưu ý khi đánh giá giám sát và đánh giá tái chứng nhận ISO 9001

 

2. Quy trình đánh giá giám sát

Bạn đã hiểu rõ quy trình duy trì chứng nhận ISO rồi chứ?

Tiếp theo 3AC sẽ giải thích về đánh giá giám sát.
Một năm sau khi đạt chứng nhận hoặc sau đánh giá tái chứng nhận, cuộc đánh giá giám sát đầu tiên sẽ được tiến hành. Dưới đây là quy trình tiến hành đánh giá giám sát:

(1) Đánh giá nội bộ / Xem xét của Lãnh đạo
Đưa ra những quan ngại và các vấn đề liên quan đến cơ chế và việc vận hành hệ thống quản lý của tổ chức.

(2) Xem xét hành động khắc phục sự không phù hợp trong lần đánh giá trước đó
Kiểm tra cách giải quyết các vấn đề được coi là không phù hợp.

(3) Xem xét quy trình giải quyết các khiếu nại
Kiểm tra số lượng, nội dung và cách giải quyết các khiếu nại.

(4) Kiểm tra dấu chứng nhận và biểu tượng công nhận ISO
Kiểm tra dấu chứng nhận và biểu tượng công nhận ISO được cấp có được sử dụng đúng quy định hay không.

Một năm sau đợt đánh giá giám sát lần 1, đợt đánh giá giám sát lần 2 sẽ được tiến hành. Nội dung đợt đánh giá giám sát lần 2 không có thay đổi lớn nào với đợt đánh giá giám sát lần 1.

 

3. Quy trình đánh giá tái chứng nhận

Đánh giá tái chứng nhận được tiến hành 1 năm sau lần đánh giá giám sát lần 2, tức là 3 năm sau khi đạt chứng nhận.
Đánh giá tái chứng nhận sẽ được tiến hành theo lịch trình đã được lên kế hoạch trước đó khoảng 2 tháng trước ngày hết hạn, và sẽ được tiến hành trong 1 ngày.
Nếu kết quả đánh giá tái chứng nhận đạt yêu cầu, giấy chứng nhận ISO 9001 sẽ được cấp lại và có hiệu lực trong 3 năm.
Nội dung đánh giá tái chứng nhận sẽ thay đổi tùy từng chứng nhận ISO 9001 được cấp, cho nên quy trình đánh giá tái chứng nhận cũng khác nhau tùy từng tổ chức.

Dưới đây là ví dụ về quy trình tái chứng nhận. Đánh giá tái chứng nhận sẽ hoàn thành sau khi thực hiện các bước từ 1 đến 7, sau đó chuyên gia đánh giá sẽ đề nghị Hội đồng chứng nhận cấp chứng nhận mới, và nếu kết quả đánh giá đạt yêu cầu, tổ chức sẽ được cấp giấy chứng nhận mới.

① Cuộc họp khai mạc
Những người tham dự sẽ giới thiệu ngắn gọn về bản thân. Chuyên gia đánh giá có thể sẽ trao đổi danh thiếp, vì vậy bạn nên chuẩn bị trước danh thiếp.

② Phỏng vấn Lãnh đạo cao nhất
Lãnh đạo cao nhất sẽ được phỏng vấn về tình hình áp dụng ISO 9001 trong 3 năm.
Cụ thể, có những trường hợp sẽ được hỏi về tình hình doanh thu hiện tại, những thay đổi sau những nỗ lực để đạt chứng nhận ISO 9001 và các hoạt động vận hành chứng nhận ISO 9001.

③ Trao đổi với người chịu trách nhiệm quản lý
Chuyên gia đánh giá sẽ tiến hành đánh giá sơ bộ hệ thống tài liệu như sửa đổi và cập nhật Quy trình làm việc, Báo cáo thực hiện đào tạo, Báo cáo quản lý chất lượng hàng tháng, v.v.. và chỉ ra những vấn đề cần chú ý.
Ban ISO nội bộ cũng có thể tham dự.

④ Khảo sát hiện trường
Đối với đánh giá tái chứng nhận, chuyên gia đánh giá sẽ đưa ra nhiều câu hỏi khác nhau cho các thành viên phụ trách trong Ban ISO trong khi quan sát nhân viên làm việc.
Tất cả các mục của các yêu cầu trong Hệ thống quản lý chất lượng đều được kiểm tra khi đánh giá tái chứng nhận vào năm thứ 3.

⑤ Trao đổi với từng bộ phận
Chuyên gia đánh giá sẽ trao đổi trực tiếp với nhân viên của từng bộ phận về các vấn đề mà chuyên gia đánh giá quan tâm.

⑥ Tổng kết nội dung buổi đánh giá tái chứng nhận
Những người tham gia đánh giá tái chứng nhận tập hợp lại và lắng nghe nhận xét ngắn gọn từ chuyên gia đánh giá.
Nếu có sự không phù hợp hoặc các vấn đề cần giám sát, tổ chức cần tiến hành xem xét các biện pháp cải tiến trong nội bộ để đổi mới.

⑦ Cuộc họp tổng kết
Bất kể tổ chức của bạn có vấn đề hay không, tổ chức chứng nhận ISO sẽ luôn yêu cầu những cải tiến tốt hơn so với hiện trạng.
Vì vậy, khi tiến hành tái chứng nhận, tổ chức sẽ nhận được sự góp ý của chuyên gia đánh giá để giúp việc vận hành hệ thống quản lý tốt hơn nữa và cùng nhau xây dựng mục tiêu đổi mới cho thời kỳ tiếp theo.

 

4. Có thể gia hạn thời hạn hiệu lực của chứng nhận ISO 9001 không?

Trên thực tế đã có trường hợp có thể gia hạn thời hạn hiệu lực của chứng nhận.

Năm 2020, do ảnh hưởng của virus corona chủng mới, tình trạng khẩn cấp được ban bố, cho nên Tổ chức chứng nhận không thể thực hiện việc đánh giá tại chỗ.

Tuy nhiên, trường hợp trên là trường hợp đặc biệt, về cơ bản ngày hết hạn sẽ không được gia hạn do tình hình của công ty, chẳng hạn như “Công ty tôi muốn gia hạn vì chưa sẵn sàng cho buổi đánh giá”.

 

5. Chuyện gì sẽ xảy ra nếu không gia hạn ISO 9001?

Vậy thì, điều gì sẽ xảy ra nếu tổ chức không tiến hành đánh giá tái chứng nhận ISO 9001?
Câu trả lời là chứng nhận sẽ hết hiệu lực và vô giá trị.
Tổ chức phải xóa bỏ toàn bộ dấu chứng nhận trên trang web, danh thiếp và hồ sơ công ty.
Ngay cả trong trường hợp đánh giá giám sát, cũng có nhiều trường hợp chứng nhận bị hủy bỏ nếu không thực hiện đánh giá.

 

 

Trong bài viết này 3AC sẽ chia sẻ cho bạn bí quyết vận hành ISO 9001 mà không tốn quá nhiều công sức. Dưới đây là 3 bí quyết mà tổ chức có thể áp dụng ngay vào thực tế.

 

 

Bí quyết vận hành

①Loại bỏ các tài liệu không cần thiết

Các tài liệu của ISO 9001 phải được lưu trữ và kiểm soát để nhân viên có thể tham khảo khi cần.
Tuy nhiên, Sổ tay chất lượng ISO 9001 không nhất thiết phải là bản giấy, tổ chức có thể lưu giữ bản mềm vào thư mục chung hoặc mạng nội bộ của công ty. Đây là một trong những cách mà tổ chức nên thử để loại bỏ các tài liệu giấy lãng phí.

 

②Loại bỏ “tài liệu & hồ sơ đã cũ”

Tuyệt đối không được để lẫn lộn “dữ liệu cũ” và “dữ liệu mới” của cả file cứng và file mềm.

Trong buổi đánh giá tại chỗ, nếu dữ liệu cũ và dữ liệu mới để lẫn lộn, đây có thể bị coi là sự không phù hợp, vì vậy cần phải phân loại tài liệu, hồ sơ sao cho hợp lý.

 

③Giảm bớt số lượng các biểu mẫu

Có rất nhiều trường hợp tổ chức sử dụng các biểu mẫu tương tự nhau trong các biểu mẫu mà họ hiện đang sử dụng.
Chính vì thế, thay vì sử dụng nhiều biểu mẫu giống nhau, bạn có thể hợp nhất các biểu mẫu này thành một thì việc quản lý và sử dụng sẽ trở nên dễ dàng hơn.

 

 

Có thể chia ra 3 ưu và nhược điểm của việc đạt chứng nhận và duy trì ISO9001.
Ưu điểm của việc đạt chứng nhận, duy trì chứng nhận ISO là (1) Dễ dàng đạt được sự tin tưởng từ công ty khác, (2) Dễ dàng để thiết lập được hệ thống tổ chức, (3) Xác định rõ ràng được trách nhiệm và quyền hạn.
Nhược điểm là (1) Mất thêm thời gian, (2) Tăng thêm hồ sơ, (3) Phát sinh chi phí.

 

 

1.Ưu điểm của việc đạt chứng nhận ISO9001

①Dễ dàng đạt được sự tin tưởng từ công ty khác

Khi đạt được chứng nhận ISO9001, Quý khách hàng có thể in hình logo lên danh thiếp hoặc đăng lên trang chủ, nhờ vậy Quý khách hàng có thể dễ dàng đạt được lòng tin từ khách hàng, đối tác kinh doanh hơn.
Điều đó có thể gián tiếp dẫn đến việc tăng doanh số bán hàng, chẳng hạn như có đơn đặt hàng mới và giới thiệu từ khách hàng.
Quý khách hàng có thể đáp ứng được yêu cầu “nếu không đạt chứng nhận tiêu chuẩn ISO9001 thì không thể hợp tác được” từ khách hàng và đối tác kinh doanh, Quý khách hàng sẽ có thể tham gia vào các dự án đấu thầu mà Quý khách hàng không thể tham gia trừ khi Quý khách hàng đã có được ISO9001.

②Dễ dàng để thiết lập được hệ thống tổ chức

Chúng tôi sẽ làm rõ quy trình làm việc khi đạt được ISO9001.
Bằng cách làm rõ quy trình làm việc, ngay cả những doanh nghiệp có sự luân chuyển nhân sự nhiều, những sản phẩm thay đổi chất lượng tùy thuộc vào con người có thể duy trì được chất lượng nhất định, và như đã đề cập ở mục (1), có thể dẫn đến việc đạt được sự tin tưởng từ khách hàng.

③Xác định rõ ràng được trách nhiệm và quyền hạn

Chứng nhận ISO 9001 giúp loại bỏ sự ngờ vực của nhân viên bằng cách làm rõ trách nhiệm công việc và quyền hạn, đồng thời khi có vấn đề phát sinh, sẽ dễ giải quyết hơn.
Quý khách hàng có thể kiểm soát và nắm bắt được toàn bộ tổ chức và có thể làm việc theo hệ thống, vì vậy Quý khách hàng có thể làm việc một cách suôn sẻ.

 

2.Nhược điểm của việc đạt chứng nhận ISO9001

①Mất thời gian tạo lập sổ tay hướng dẫn và hồ sơ

Phát sinh các công việc ISO khác ngoài công việc chính.
Ngoài ra, chúng tôi nghe nói rằng người được đề bạt phụ trách ISO 9001 là những người giỏi nhất trong công ty, và nhiều người cảm thấy rằng họ đang phải gánh nặng vì áp lực trong công việc hàng ngày.

②Tăng hồ sơ cần lưu trữ

Số lượng hồ sơ liên quan đến ISO9001 chắc chắc cũng sẽ tăng lên và ngoài việc phải cần phải quản lý địa điểm lưu trữ hồ sơ, cần kiểm soát những việc như “khi nào cần phải hoàn thành hồ sơ” v.v.
Việc lưu trữ tài liệu cũng là một trong những nhược điểm.

③Phát sinh chi phí đánh giá chứng nhận

Đối với bảo mật thông tin cá nhân, chỉ thanh toán chi phí cho năm đầu tiên và tái chứng nhận hai năm một lần, nhưng đối với ISO9001, phải thanh toán chi phí đánh giá cho tổ chức đánh giá chứng nhận hàng năm.
Việc phải thanh toán chi phí cho việc đạt chứng nhận là điều đương nhiên, tuy nhiên chúng tôi vẫn muốn hạn chế chi tiêu một cách tối đa.

 

3.Mục tiêu của doanh nghiệp muốn đạt chứng nhận ISO9001 là gì?

Đối với một doanh nghiệp, có nhiều mục tiêu khi chứng nhận ISO9001, tuy nhiên mục tiêu lớn nhất đó là do yêu cầu từ phía đối tác kinh doanh.

Khoảng hơn 10 năm trước đây, có rất nhiều công ty có hoạt động kinh doanh chỉ xoay quanh việc giao dịch với các đối tác kinh doanh chính.
Tuy nhiên, theo thời gian, từ quan điểm đa dạng hóa rủi ro, ngày càng nhiều công ty đang nỗ lực để tăng số lượng đối tác kinh doanh mới. Vào thời điểm đó, cũng tăng thêm nhiều cơ hội yêu cầu có ISO9001 từ đồi tác giao dịch để bắt đầu cho giao dịch mới

Theo quan điểm của đối phương, có ISO9001 là cách nhanh nhất để giải thích các đối tác kinh doanh mới với cấp trên của họ để họ hiểu rằng “công ty này là công ty đáng tin cậy”.

 

4.Lý do các doanh nghiệp đã từ bỏ ISO9001 là gì?

Có khá nhiều doanh nghiệp đã từ bỏ ISO.
Lí do của điều đó là gì?
Chúng tôi đưa ra 2 ví dụ như dưới đây:

①Không còn lí do để duy trì, gia hạn ISO9001 nữa

Có những trường hợp doanh nghiệp đạt chứng nhận ISO9001 chỉ vì yêu cầu của đối tác giao dịch, khi kết thúc việc giao dịch với đối tác đó thì doanh nghiệp cũng không cần phải duy trì hay gia hạn ISO9001 nên đã từ bỏ ISO9001.

②Việc vận hành ISO9001 không hoạt động

Đây có thể là lí do nhiều nhất cho việc từ bỏ ISO9001.

Việc đạt được chứng nhận ISO9001 là một điều rất tốt, tuy nhiên có rất nhiều doanh nghiệp quá bận bịu bởi số lượng các quy tắc vận hành và những chỉ trích được chỉ ra trong buổi đánh giá hàng năm nên việc vận hành ISO9001 trở thành chỉ là hình thức. Và hầu hết tất cả các công việc đều giao cho người phụ trách, cuối cùng, doanh nghiệp không kịp thời gian cho buổi đánh giá và kết quả là phải bỏ cuộc.