Tiêu chí lựa chọn Tổ chức chứng nhận ISO

Có được chứng chỉ ISO là mong ước của rất nhiều doanh nghiệp Việt nhất là trong thời đại hội nhập quốc tế hiện nay. Và để được cấp chứng chỉ ISO, các doanh nghiệp cần đăng ký chứng nhận với Tổ chức chứng nhận đã được công nhận bởi Tổ chức công nhận. Vậy Tổ chức chứng nhận và Tổ chức công nhận là gì và làm thế nào để lựa chọn được một Tổ chức chứng nhận phù hợp với doanh nghiệp mình, v.v.. Tất cả sẽ có trong bài viết dưới đây.

1. Tổ chức chứng nhận ISO là gì?

Tổ chức chứng nhận ISO là đơn vị đánh giá độc lập bên thứ 3.
Công việc chủ yếu của Tổ chức chứng nhận là đánh giá sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn.

Nếu doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu đánh giá thì sẽ được Tổ chức chứng nhận cấp giấy chứng nhận ISO.
Tổ chức chứng nhận liên kết với Tổ chức công nhận và được Tổ chức công nhận cấp quyền đánh giá hoặc giám định. Nói cách khác, Tổ chức chứng nhận chỉ được phép tiến hành hoạt động đánh giá sau khi đã được công nhận về năng lực.

2. Tổ chức công nhận ISO là gì?

Nói một cách đơn giản, Tổ chức công nhận ISO là cơ quan có thẩm quyền đánh giá các Tổ chức chứng nhận ISO.
Chức năng chính của nó là công nhận năng lực đánh giá của các Tổ chức chứng nhận.

3. Cách lựa chọn Tổ chức công nhận ISO

Có rất nhiều Tổ chức công nhận, nhưng bạn không cần phải lo lắng về việc lựa chọn Tổ chức công nhận.
Lý do là vì ISO là tiêu chuẩn quốc tế cho nên cho dù doanh nghiệp bạn được bất cứ cơ quan nào công nhận cũng sẽ không có sự khác biệt.

Tuy nhiên, có 2 điều cần lưu ý khi lựa chọn Tổ chức công nhận:

① Trường hợp có yêu cầu từ khách hàng hoặc đối tác kinh doanh

Bạn nên lựa chọn Tổ chức công nhận mà khách hàng hoặc đối tác kinh doanh yêu cầu. Lý do có thể là trụ sở chính của khách hàng hoặc đối tác kinh doanh được chứng nhận bởi Tổ chức công nhận ấy.

② Thiết kế của dấu công nhận

Nếu bạn quan tâm đến phần thiết kế dấu của cơ quan công nhận vì doanh nghiệp bạn sẽ in dấu công nhận trên danh thiếp hoặc trang web, thì bạn nên lựa chọn cơ quan công nhận có thiết kế dấu mà bạn cảm thấy hài lòng.

4. Cách lựa chọn Tổ chức chứng nhận ISO

Cũng giống như Tổ chức công nhận, khi lựa chọn Tổ chức chứng nhận bạn cần lưu ý 2 điều: ① Trường hợp có yêu cầu từ khách hàng hoặc đối tác kinh doanh và ② Thiết kế của dấu công nhận như đã nêu ở trên.

Ngoài ra, bạn cũng nên xem xét thêm các khía cạnh khác như: chính sách & nội dung đánh giá, chi phí chứng nhận, kế hoạch & lịch trình đánh giá.

Đầu tiên, bạn không nên lựa chọn Tổ chức chứng nhận có chính sách và nội dung đánh giá không phù hợp với tình hình doanh nghiệp mình.
Ví dụ: công ty bạn là công ty xây dựng nhưng lại lựa chọn Tổ chức chứng nhận chỉ có năng lực đánh giá ngành sản xuất; hoặc doanh nghiệp bạn có quy mô nhỏ chỉ tầm 10 nhân viên nhưng Tổ chức chứng nhận lại đánh giá dưới góc nhìn của doanh nghiệp quy mô lớn tầm 500 nhân viên, v.v..

Tiếp theo là về chi phí chứng nhận. Sau khi đạt được chứng nhận ISO thì doanh nghiệp vẫn phải chi trả chi phí đánh giá hàng năm để thực hiện duy trì hệ thống quản lý.
Tốt nhất bạn nên xin báo giá của vài Tổ chức chứng nhận để so sánh và tìm ra tổ chức phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.

Cuối cùng, bạn cần xem xét kế hoạch & lịch trình đánh giá của Tổ chức chứng nhận. Hãy chọn tổ chức nào mà bạn cảm thấy dễ dàng sắp xếp và thay đổi kế hoạch cũng như lịch trình đánh giá phù hợp với doanh nghiệp mình. Việc đánh giá chứng nhận rất quan trọng, song công việc kinh doanh chính của công ty cũng quan trọng không kém. Vì vậy, hãy ưu tiên Tổ chức chứng nhận nào có thể điều chỉnh kế hoạch sao cho có lợi cho doanh nghiệp bạn.

5. Chính sách đánh giá của Tổ chức chứng nhận

Các Tổ chức chứng nhận khác nhau có thể có chính sách đánh giá khác nhau và cách diễn giải khác nhau về các yêu cầu tiêu chuẩn.
Vì vậy hãy xác nhận trước với Tổ chức chứng nhận về chính sách & nội dung đánh giá.

Ngoài ra, do yêu cầu của Tổ chức chứng nhận mà một số Tổ chức chứng nhận rất khắt khe trong việc giải thích các yêu cầu của tiêu chuẩn cho dù ISO không mô tả cụ thể về các yêu cầu ấy.
Một vài tổ chức không cho phép người ngoài (công ty tư vấn) tham gia mà chỉ cho phép người giám sát tham gia, v.v..

6. Tại sao có sự khác biệt về chi phí giữa các Tổ chức chứng nhận?

Cách tính lợi nhuận, chi phí nhân sự phải trả cho các chuyên gia đánh giá, mức độ uy tín, năng lực, bề dày kinh nghiệm, v.v.. của mỗi tổ chức là khác nhau dẫn đến sự khác biệt trong chi phí của các Tổ chức chứng nhận.
Bởi vậy, hãy chắc chắn tìm hiểu thật kỹ trước khi lựa chọn Tổ chức chứng nhận.