Quy trình 7 bước để được cấp chứng nhận ISO 9001

Nếu doanh nghiệp của bạn đang xem xét đến việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 mà không biết nên bắt đầu từ đâu, quy trình để được cấp giấy chứng nhận ISO 9001 gồm mấy bước, cụ thể ra sao, thời gian tối thiểu để xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý là bao lâu thì hãy tham khảo bài viết dưới đây.

1. Xây dựng kế hoạch chứng nhận ISO 9001

Đây là bước đầu tiên trên hành trình để được cấp chứng nhận ISO 9001.
Sau khi xác định được những việc cần làm để lên kế hoạch chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp cần tìm hiểu thông tin về ISO 9001, lựa chọn người phụ trách, thông báo và triển khai tới toàn thể công ty, khảo sát từng phòng ban, chuẩn bị tài liệu, vận hành thực tế, lựa chọn Tổ chức chứng nhận, đánh giá chứng nhận, v.v.. Nói chung có rất nhiều việc phải làm nhưng trước hết hãy thực hiện 5 việc ưu tiên cần làm sau đây.

(1) Chọn người chịu trách nhiệm chính về ISO 9001

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 yêu cầu phải có ít nhất 1 người chịu trách nhiệm chính, người này được biết đến với tên gọi “đại diện lãnh đạo về chất lượng” hoặc “nhân viên ISO”. Chính vì thế, doanh nghiệp cần phải cử ra một người chịu trách nhiệm chính về các hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng.

(2) Thiết lập mục tiêu về thời gian hoàn thành chứng nhận

Việc cần làm quan trọng tiếp theo là xác định “thời gian muốn có chứng chỉ”.
Doanh nghiệp nào cũng muốn có chứng chỉ càng nhanh càng tốt.
Trong trường hợp này, bạn nên đặt ra kỳ hạn muộn nhất, ví dụ, muộn nhất là tháng mm năm yyyy.
Đặc biệt nếu doanh nghiệp bạn đang xem xét việc lấy chứng chỉ theo yêu cầu của khách hàng hoặc đối tác kinh doanh, thì bạn nên tính toán thời gian hoàn thành chứng nhận sao cho có lợi cho doanh nghiệp.

(3) Lựa chọn Tổ chức chứng nhận

Để được cấp giấy chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp bạn phải trải qua các cuộc đánh giá của Tổ chức chứng nhận. Tại Việt Nam có rất nhiều Tổ chức chứng nhận ISO, mỗi tổ chức có cách thức thực hiện và chi phí khác nhau.
Hãy tìm hiểu thông tin về các Tổ chức chứng nhận và theo dõi hoạt động của các tổ chức này. Sau đó quyết định lựa chọn Tổ chức chứng nhận phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp bạn và đăng ký cấp chứng nhận trước khi hoàn thành việc áp dụng hệ thống quản lý.

(4) Quyết định về việc tự triển khai hay thuê công ty tư vấn

Cho dù tự xây dựng & áp dụng ISO 9001 chỉ với nguồn lực của công ty hay sử dụng sự hỗ trợ của công ty tư vấn, doanh nghiệp nào cũng muốn thực hiện mà không tốn quá nhiều thời gian và tiền bạc.
Nếu bạn có đủ thời gian bạn có thể tự xây dựng & áp dụng ISO 9001, nhưng bạn sẽ phải mất khá nhiều thời gian để thu thập thông tin và nghiên cứu về ISO, và việc triển khai sẽ suôn sẻ hơn nếu bạn có kiến ​​thức và kinh nghiệm không chỉ về tiêu chuẩn ISO 9001 mà còn trong các cuộc đánh giá.
Để làm được điều đó, bạn sẽ cần đến sự hỗ trợ từ bên ngoài và những người có kiến ​​thức chuyên môn về ISO 9001. Thời gian cần thiết để đạt chứng nhận sẽ thay đổi rất nhiều tùy thuộc vào việc doanh nghiệp bạn lựa chọn tự triển khai hay thuê ngoài.

>>> Xem thêm: Bí quyết lựa chọn công ty tư vấn ISO 9001

(5) Dự toán ngân sách thực hiện

Cuối cùng là dự toán ngân sách thực hiện. Doanh nghiệp phải ước tính và lập ngân sách cho: chi phí phải trả cho tổ chức chứng nhận, chi phí tư vấn trường hợp thuê ngoài, và chi phí đầu tư thiết bị và các chi phí khác.
Tốc độ quyết định 5 điều trên sẽ ảnh hưởng đến quy trình chứng nhận trong tương lai, vì vậy bạn nên quyết định trong vòng 1 tháng.

>>> Xem thêm: Chi phí cấp chứng chỉ ISO 9001

2. Tạo lập Sổ tay chất lượng và các quy định ISO 9001 (xây dựng tài liệu)

Đây là bước xây dựng hệ thống quản lý chất lượng (viết tắt QMS).
Việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng sẽ mất khoảng 1 tháng nếu doanh nghiệp bạn tìm đến sự hỗ trợ của công ty tư vấn và 3 tháng nếu doanh nghiệp tự triển khai xây dựng.
Một trong những cạm bẫy của việc chỉ sử dụng nguồn lực sẵn có của công ty là sao chép sổ tay chất lượng của một ngành nghề và quy mô (số lượng nhân viên) hoàn toàn khác mà bạn nhận được từ người quen. Điều này có thể trở thành sự không phù hợp và sẽ cần nỗ lực sửa đổi đáng kể.

3. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 vào thực tế (xây dựng hồ sơ)

Khi đã hoàn tất việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, doanh nghiệp có thể bắt tay vào việc áp dụng dựa trên các quy định đã xây dựng.
Việc điều hành hệ thống được thực hiện theo chu trình PDCA dưới sự quản lý của người đại diện lãnh đạo về chất lượng.
Nếu doanh nghiệp được chuyên gia tư vấn hỗ trợ thì việc áp dụng có thể hoàn tất sớm nhất là 1 ~ 3 tháng, còn nếu tự áp dụng thì mất khoảng 6 tháng.

4. Đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo

Việc áp dụng ISO bao gồm đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo.
Doanh nghiệp bạn có khả năng sẽ trượt chứng nhận nếu bỏ qua hoạt động này, vì vậy hãy chắc chắn thực hiện đầy đủ cả 2 hoạt động này.
Vì đánh giá nội bộ liên quan đến toàn bộ công ty nên một số cuộc đánh giá quy mô lớn có thể kéo dài tới 1 tháng.

>>> Xem thêm: Quy trình đánh giá nội bộ ISO 9001

5. Đánh giá giai đoạn 1

Sau khi việc áp dụng hoàn tất, cũng là lúc hệ thống của công ty bạn cần được đánh giá. Việc đánh giá để đạt chứng chỉ ISO được chia ra làm 2 giai đoạn.
Đánh giá giai đoạn 1 chủ yếu kiểm tra việc xây dựng các quy định như tài liệu của hệ thống quản lý có phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001 hay không.

6. Đánh giá giai đoạn 2

Đánh giá giai đoạn 2 được tiến hành sau đánh giá giai đoạn 1 khoảng 1 tháng.
Trong lần đánh giá thứ 2 này, nếu không có vấn đề gì với các quy định đã thiết lập, Tổ chức chứng nhận sẽ kiểm tra xem hệ thống có được áp dụng đúng theo quy định hay không và có vấn đề gì với hệ thống hay không.
Trong hầu hết các trường hợp, cả hai lần đánh giá sơ bộ và đánh giá chính thức đều có sự không phù hợp, vì vậy cần phải xác nhận các phát hiện đánh giá và thực hiện hành động khắc phục kịp thời.

7. Chứng nhận

Sau khi đánh giá giai đoạn 2 hoàn tất, và các hành động khắc phục đã được hoàn thành, tất cả những gì bạn phải làm là chờ giấy chứng nhận từ Tổ chức chứng nhận.
Thời gian từ khi hoàn thành đánh giá đến khi được cấp chứng chỉ mất khoảng 1 đến 2 tháng.
Và đừng quên xử lý các vấn đề về hợp đồng và thanh toán chi phí chứng nhận cho Tổ chức chứng nhận.