Cách thiết lập mục tiêu ISO 9001 và kế hoạch thực hiện đơn giản (có ví dụ cụ thể)

Mục tiêu ISO9001 là một trong những mục quan trọng nhất trong chu trình quản lý.

Chìa khóa quan trọng để đạt được mục tiêu là kiểm tra tiến độ và mức độ thích hợp.

Trước hết, hãy chú ý xem các tiêu chí đánh giá có rõ ràng hay không, và thực hiện thiết lập mục tiêu và xây dựng kế hoạch.

1.Khát quát mục tiêu chất lượng – tiêu chuẩn của ISO9001

(1) 6.2.1

Khi xây dựng mục tiêu chất lượng, hãy liên kết chúng với chính sách chất lượng để chúng có thể đo lường được bằng con số.

Nó tuyên bố rằng nội dung phải được thiết lập theo cách có thể mang lại sự hài lòng cho khách hàng và tiến độ phải được quản lý sao cho nhân viên có thể hiểu được nội dung đó.

(2) 6.2.2

Đối với mục tiêu chất lượng đã xây dựng, phải liệt kê: cần xác định người chịu trách nhiệm, thực hiện biện pháp như thế nào, cần những cái gì, khi nào là thời điểm đạt được mục tiêu, đạt được mục tiêu như thế nào? Hãy

(3) 6.3

Khi thay đổi mục tiêu chất lượng, điều quan trọng là phải suy nghĩ về những gì sẽ xảy ra nếu bạn thay đổi chúng và xem xét những gì cần thiết.

2. Mối liên quan của mục tiêu chất lượng và chính sách chất lượng

(1) Chính sách chất lượng

Chính sách chất lượng đề cập đến ý tưởng cốt lõi của một hệ thống quản lý chất lượng.

Ngoài ra, nó là phần có thể phản ánh tốt nhất suy nghĩ của lãnh đạo cấp cao. Dưới đây là một số nội dung cần xem xét:

(2) Mối liên quan với chính sách chất lượng

Chính sách chất lượng là mục tiêu hoặc mục đích, và cần thiết lập các mục tiêu chất lượng để đạt được chúng.

Do đó, khi chính sách chất lượng được thay đổi do những thay đổi của lãnh đạo cấp cao, có thể cần phải thiết lập lại các mục tiêu chất lượng.

Từ đó cho thấy, chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng có liên quan chặt chẽ.

3.Cách tạo ra mục tiêu chất lượng

(1) Trường hợp chưa xác định mục tiêu cụ thể

① Tạo mới
Khi xem xét nhu cầu và yêu cầu của khách hàng, thiết lập các chỉ tiêu chất lượng※.

Cụ thể thì, bao gồm sự hài lòng của khách hàng, tỷ lệ sản phẩm bị lỗi và tỷ lệ giao hàng đúng hạn.
Mục tiêu rõ ràng, có thể đạt được, và được thiết lập có cân nhắc đến việc phân tích rủi ro và cơ hội cải tiến.

Thực hiện xem xét và cải tiến định kì, đảm bảo các nỗ lực được luôn được thực hiện để đạt mục tiêu.

※ Chỉ tiêu chất lượng là các thước đo và chỉ tiêu định lượng được sử dụng để đo lường và đánh giá chất lượng.

② Thiết lập mục tiêu như thế nào?
Chúng tôi khuyên bạn nên đặt mục tiêu dựa trên các vấn đề của công ty.

Ví dụ, thường có các vấn đề của công ty như mở rộng lợi nhuận, phát sinh lỗi chất lượng và lead time.

Đối với những vấn đề này, chúng ta có thể thiết lập mục tiêu bằng cách đặt ra thời hạn cho chúng.

(2) Trường hợp công ty đã có mục tiêu

Nếu công ty bạn đã có mục tiêu, hãy chắc chắn nên sử dụng chúng làm mục tiêu chất lượng.

Thay vì đặt mục tiêu cho ISO, việc quản lý mục tiêu bằng cách sử dụng các mục tiêu hiện có và tránh lãng phí các nỗ lực sẽ nhất quán hơn.

Tuy nhiên, điều quan trọng là phải kiểm tra xem 5 điểm (① hạng mục thực hiện, ②nguồn lực cần thiết, ③ người chịu trách nhiệm, ④ thời gian hoàn thành và ⑤ phương pháp đánh giá) có được kiểm soát hay không.

(3) Ví dụ thực tế về mục tiêu

Có thể nghĩ ra các ví dụ thực tế như từ ① đến ③.

① Hạn chế các lỗi ở ngoài công ty (Tỷ lệ phát sinh từ 0.05% trở xuống, giới hạn trong 10 lỗi)
② Đảm bảo lợi nhuận thông thường (Từ 100 triệu yên trở lên, tăng từ 110% trở lên so với năm ngoái)
③ Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng (điểm khảo sát trung bình từ 9 trở lên, tỷ lệ rời bỏ nội trong 5%)

4.3 điều quan trọng trong việc lập kế hoạch để đạt được mục tiêu 

(1) Kiểm tra tiến độ

Việc kiểm tra tiến độ rất quan trọng. Nếu đang làm tốt để đạt được mục tiêu của mình, bạn có thể tiến gần hơn đến việc đạt được chúng bằng cách hiểu tình hình và triển khai hàng ngang.

Mặt khác, nếu có điều gì đó không suôn sẻ hoặc tiến độ bị đình trệ, bạn có thể sửa đổi quỹ đạo bằng cách kiểm tra tiến độ.

 (2) Kiểm tra tính thích hợp

Kiểm tra tính thích hợp nghĩa là việc xác nhận xem các làm hoặc phương pháp đánh giá có thông nhất với mục đích hay không.
Kiểm tra tính cũng thích hợp rất quan trọng để xác nhận xem: có tiến hành theo đúng kế hoạch hay không? Trong quá trình thực hiện, nó có đúng là nội dung giúp đạt được mục tiêu thực sự hay không?

(3) Lập kế hoạch cho năm sau

Khi thiết lập mục tiêu, bạn cần lập kế hoạch cho ít nhất là trong một năm. Để tăng tính khả thi và thúc đẩy hoạt động hiệu quả, điều quan trọng là phải lập kế hoạch không chỉ cho 1 năm, mà còn phải lập cho những năm tiếp theo.

 5.Trường hợp muốn thay đổi kế hoạch

Không có vấn đề gì với việc thay đổi một kế hoạch đã lập ra.
Tuy nhiên, điều rất quan trọng là quản lý những thay đổi như vậy trong ISO. Bạn cần quản lý nó để biết thời điểm và những nội dung đã thay đổi.

Với tình trạng điều kiện xã hội và những phương hướng của công ty thay đổi một cách chóng mặt như hiện nay, sẽ tự nhiên hơn khi nghĩ về việc thay đổi kế hoạch như những phản ứng thông thường hơn là bất thường.

 6.Cách tạo ra sổ tay chất lượng

Khi tạo sổ tay chất lượng cần lưu ý các điều sau:

① Tính phù hợp với tiêu chuẩn
Điều quan trọng là phải tuân thủ các tiêu chuẩn như ISO9001, và phải được tạo ra sao cho phản ánh rõ rang được các yêu cầu tiêu chuẩn.

② Làm rõ quy trình
Cần phải bao gồm thông tin rõ ràng về: các bước của quy trình, thủ tục kinh doanh và nội dung kinh doanh.

③ Mức độ dễ đọc và dễ sử dụng
Điều quan trọng là sử dụng các câu ngắn gọn và rõ ràng để các bên liên quan hiểu được dễ dàng, và hình dung chúng bằng sơ đồ, bảng… khi cần thiết.

④ Cải tiến liên tục
Nó cần được cải tiến liên tục, cập nhật tương ứng khi có các yêu cầu và thay đổi mới, và phải chia sẻ với các bên liên quan.

 7.Những điểm thấy được khi đánh giá

Về mục tiêu chất lượng thì trong đánh giá, điểm quan trọng nhất thấy được chính là “phương pháp đánh giá mục tiêu”.

Điều quan trọng là phải suy nghĩ về cách đánh giá từ quan điểm phải làm gì, thay vì suy nghĩ rằng phải nỗ lực cái gì, hoặc mình có đang làm được hay không.

Ngoài ra, phải có tiêu chuẩn khi đánh giá. Vì vậy, điều quan trọng nhất là phải làm rõ tiêu chuẩn cần đạt để đánh giá.