Thời hạn hiệu lực của ISO 9001

 

ISO 9001 có hiệu lực trong 3 năm, và để duy trì chứng nhận tổ chức phải trải qua các cuộc đánh giá giám sát và đánh giá tái chứng nhận. Trong bài viết này 3AC sẽ chia sẻ quy trình 3 năm kể từ khi đạt chứng nhận ISO 9001 đến khi tái chứng nhận và liệu thời hạn hiệu lực có thể gia hạn được hay không.

 

 

1. Thời hạn hiệu lực của ISO 9001

Có được giấy chứng nhận ISO 9001 không có nghĩa là tổ chức không cần thực hiện bất cứ hành động nào sau đó. Đó không phải là điểm dừng cho hành trình áp dụng ISO 9001.
Chứng nhận ISO 9001 có thời hạn hiệu lực trong vòng 3 năm.

Ví dụ: nếu ISO 9001 được cấp vào ngày 1 tháng 12 năm 2021, thì ngày hết hạn sẽ là ngày 30 tháng 11 năm 2024, tức 3 năm sau đó.

Nếu đến ngày chứng nhận ISO hết hiệu lực mà tổ chức không thực hiện bất kỳ hành động nào thì giấy chứng nhận sẽ mất hiệu lực.
Để duy trì hệ thống, tổ chức cần thường xuyên cải tiến bằng cách tiến hành đánh giá giám sát và đánh giá tái chứng nhận.

Dưới đây là quy trình lấy chứng nhận và duy trì chứng nhận ISO (có sự thay đổi tùy tình hình của mỗi tổ chức):

Năm đầu tiên: Đánh giá chứng nhận
Năm thứ 2: Đánh giá giám sát
Năm thứ 3: Đánh giá giám sát
Năm thứ 4: Đánh giá tái chứng nhận trước ngày hết hạn
Năm thứ 5: Đánh giá giám sát
Năm thứ 6: Đánh giá giám sát
Năm thứ 7: Đánh giá tái chứng nhận trước ngày hết hạn.

 

■Đánh giá giám sát là gì?

Là đánh giá để kiểm tra tình hình vận hành ISO hàng năm.
Đánh giá giám sát còn được gọi là “đánh giá định kỳ”.

■Đánh giá tái chứng nhận là gì?

Là đánh giá để kiểm tra tình hình vận hành ISO trong vòng 3 năm.

Mục đích của cuộc đánh giá này là để kiểm tra xem có vấn đề gì trong việc gia hạn chứng nhận ISO hay không.
Đánh giá tái chứng nhận thường khắt khe hơn đánh giá giám sát.

Tổ chức cũng sẽ cần phải chi trả lệ phí đánh giá cho Tổ chức chứng nhận để tiến hành đánh giá giám sát và đánh giá tái chứng nhận.
Nói cách khác, tổ chức cần chi trả chi phí hàng năm cho việc duy trì ISO.

>>>Xem thêm: Những lưu ý khi đánh giá giám sát và đánh giá tái chứng nhận ISO 9001

 

2. Quy trình đánh giá giám sát

Bạn đã hiểu rõ quy trình duy trì chứng nhận ISO rồi chứ?

Tiếp theo 3AC sẽ giải thích về đánh giá giám sát.
Một năm sau khi đạt chứng nhận hoặc sau đánh giá tái chứng nhận, cuộc đánh giá giám sát đầu tiên sẽ được tiến hành. Dưới đây là quy trình tiến hành đánh giá giám sát:

(1) Đánh giá nội bộ / Xem xét của Lãnh đạo
Đưa ra những quan ngại và các vấn đề liên quan đến cơ chế và việc vận hành hệ thống quản lý của tổ chức.

(2) Xem xét hành động khắc phục sự không phù hợp trong lần đánh giá trước đó
Kiểm tra cách giải quyết các vấn đề được coi là không phù hợp.

(3) Xem xét quy trình giải quyết các khiếu nại
Kiểm tra số lượng, nội dung và cách giải quyết các khiếu nại.

(4) Kiểm tra dấu chứng nhận và biểu tượng công nhận ISO
Kiểm tra dấu chứng nhận và biểu tượng công nhận ISO được cấp có được sử dụng đúng quy định hay không.

Một năm sau đợt đánh giá giám sát lần 1, đợt đánh giá giám sát lần 2 sẽ được tiến hành. Nội dung đợt đánh giá giám sát lần 2 không có thay đổi lớn nào với đợt đánh giá giám sát lần 1.

 

3. Quy trình đánh giá tái chứng nhận

Đánh giá tái chứng nhận được tiến hành 1 năm sau lần đánh giá giám sát lần 2, tức là 3 năm sau khi đạt chứng nhận.
Đánh giá tái chứng nhận sẽ được tiến hành theo lịch trình đã được lên kế hoạch trước đó khoảng 2 tháng trước ngày hết hạn, và sẽ được tiến hành trong 1 ngày.
Nếu kết quả đánh giá tái chứng nhận đạt yêu cầu, giấy chứng nhận ISO 9001 sẽ được cấp lại và có hiệu lực trong 3 năm.
Nội dung đánh giá tái chứng nhận sẽ thay đổi tùy từng chứng nhận ISO 9001 được cấp, cho nên quy trình đánh giá tái chứng nhận cũng khác nhau tùy từng tổ chức.

Dưới đây là ví dụ về quy trình tái chứng nhận. Đánh giá tái chứng nhận sẽ hoàn thành sau khi thực hiện các bước từ 1 đến 7, sau đó chuyên gia đánh giá sẽ đề nghị Hội đồng chứng nhận cấp chứng nhận mới, và nếu kết quả đánh giá đạt yêu cầu, tổ chức sẽ được cấp giấy chứng nhận mới.

① Cuộc họp khai mạc
Những người tham dự sẽ giới thiệu ngắn gọn về bản thân. Chuyên gia đánh giá có thể sẽ trao đổi danh thiếp, vì vậy bạn nên chuẩn bị trước danh thiếp.

② Phỏng vấn Lãnh đạo cao nhất
Lãnh đạo cao nhất sẽ được phỏng vấn về tình hình áp dụng ISO 9001 trong 3 năm.
Cụ thể, có những trường hợp sẽ được hỏi về tình hình doanh thu hiện tại, những thay đổi sau những nỗ lực để đạt chứng nhận ISO 9001 và các hoạt động vận hành chứng nhận ISO 9001.

③ Trao đổi với người chịu trách nhiệm quản lý
Chuyên gia đánh giá sẽ tiến hành đánh giá sơ bộ hệ thống tài liệu như sửa đổi và cập nhật Quy trình làm việc, Báo cáo thực hiện đào tạo, Báo cáo quản lý chất lượng hàng tháng, v.v.. và chỉ ra những vấn đề cần chú ý.
Ban ISO nội bộ cũng có thể tham dự.

④ Khảo sát hiện trường
Đối với đánh giá tái chứng nhận, chuyên gia đánh giá sẽ đưa ra nhiều câu hỏi khác nhau cho các thành viên phụ trách trong Ban ISO trong khi quan sát nhân viên làm việc.
Tất cả các mục của các yêu cầu trong Hệ thống quản lý chất lượng đều được kiểm tra khi đánh giá tái chứng nhận vào năm thứ 3.

⑤ Trao đổi với từng bộ phận
Chuyên gia đánh giá sẽ trao đổi trực tiếp với nhân viên của từng bộ phận về các vấn đề mà chuyên gia đánh giá quan tâm.

⑥ Tổng kết nội dung buổi đánh giá tái chứng nhận
Những người tham gia đánh giá tái chứng nhận tập hợp lại và lắng nghe nhận xét ngắn gọn từ chuyên gia đánh giá.
Nếu có sự không phù hợp hoặc các vấn đề cần giám sát, tổ chức cần tiến hành xem xét các biện pháp cải tiến trong nội bộ để đổi mới.

⑦ Cuộc họp tổng kết
Bất kể tổ chức của bạn có vấn đề hay không, tổ chức chứng nhận ISO sẽ luôn yêu cầu những cải tiến tốt hơn so với hiện trạng.
Vì vậy, khi tiến hành tái chứng nhận, tổ chức sẽ nhận được sự góp ý của chuyên gia đánh giá để giúp việc vận hành hệ thống quản lý tốt hơn nữa và cùng nhau xây dựng mục tiêu đổi mới cho thời kỳ tiếp theo.

 

4. Có thể gia hạn thời hạn hiệu lực của chứng nhận ISO 9001 không?

Trên thực tế đã có trường hợp có thể gia hạn thời hạn hiệu lực của chứng nhận.

Năm 2020, do ảnh hưởng của virus corona chủng mới, tình trạng khẩn cấp được ban bố, cho nên Tổ chức chứng nhận không thể thực hiện việc đánh giá tại chỗ.

Tuy nhiên, trường hợp trên là trường hợp đặc biệt, về cơ bản ngày hết hạn sẽ không được gia hạn do tình hình của công ty, chẳng hạn như “Công ty tôi muốn gia hạn vì chưa sẵn sàng cho buổi đánh giá”.

 

5. Chuyện gì sẽ xảy ra nếu không gia hạn ISO 9001?

Vậy thì, điều gì sẽ xảy ra nếu tổ chức không tiến hành đánh giá tái chứng nhận ISO 9001?
Câu trả lời là chứng nhận sẽ hết hiệu lực và vô giá trị.
Tổ chức phải xóa bỏ toàn bộ dấu chứng nhận trên trang web, danh thiếp và hồ sơ công ty.
Ngay cả trong trường hợp đánh giá giám sát, cũng có nhiều trường hợp chứng nhận bị hủy bỏ nếu không thực hiện đánh giá.