Những lưu ý khi tinh giản ISO 9001

 

Nhiều doanh nghiệp gặp khó khi áp dụng ISO 9001 không chỉ bởi số lượng lớn các yêu cầu mà còn bởi chưa biết cách tinh giản sao cho hiệu quả. Vậy tinh giản ISO là gì và có những lưu ý gì khi tinh giản ISO? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này nhé!

 

 

1. Các vấn đề thường gặp và giải pháp

3AC hỗ trợ vận hành ISO 9001 cho rất nhiều doanh nghiệp và nhận thấy mỗi doanh nghiệp phải đối mặt với những thách thức khác nhau.
Trên thực tế, có 3 vấn đề chính thường phát sinh dưới đây.

 

(1) Trường hợp 1

Trong công ty chỉ có 1 nhân viên nắm rõ các công việc liên quan đến ISO, và nếu nhân viên đó nghỉ việc hoặc nghỉ hưu, thì sẽ không có ai làm thay được.
Do đó, tổ chức cần chuẩn bị phương án để kiểm soát rủi ro này.

Có thể đưa ra một số phương án dưới đây:
– Luôn có 2 hoặc nhiều người nắm rõ các công việc về ISO;
– Thuê một người nắm rõ toàn bộ về ISO (công ty tư vấn, v.v..).

Trường hợp này tương ứng với nội dung “hiểu rõ và đáp ứng năng lực” – một trong các yêu cầu của ISO.

 

(2) Trường hợp 2

Công việc bận rộn đến mức không có thời gian để làm ISO.

Dưới đây là những ý kiến mà 3AC nhận được khi tư vấn cho khách hàng:
“Tôi phải làm thêm giờ để kiểm tra các tài liệu trước ngày đánh giá.”
“Đôi khi tôi không thể làm ISO trong giờ hành chính được, vì vậy tôi phải làm ngoài giờ.”

Và giải pháp cho trường hợp này là:
– Giảm bớt khối lượng công việc ISO làm ngoài giờ;
– Mang ISO đến gần hơn với công việc hàng ngày.

 

(3) Trường hợp 3

Các hoạt động hiện tại không phù hợp với tình hình thực tế của công ty.
Trường hợp này xuất hiện ở nhiều công ty vận hành ISO 9001 lâu năm.

Dưới đây là những ý kiến phổ biến trên thực tế:
“Chúng tôi đã thay đổi các quy tắc tại các khu vực mà chuyên gia đánh giá nhắc nhở.”
“Tôi đã làm y như những gì chuyên viên tư vấn bảo, nhưng rốt cuộc tôi vẫn phải xây dựng rất nhiều tài liệu giống nhau, những tài liệu mà chỉ để đối phó trong buổi đánh giá.”
“Cách triển khai công việc của công ty thay đổi theo thời gian, nhưng tôi không biết sửa đổi ISO như thế nào.”

Trường hợp này cũng tương tự với trường hợp 2, chỉ khác ở chỗ là cần phải xem xét lại nội dung công việc ISO.

Trên đây là 3 trường hợp về các vấn đề thường gặp, mỗi trường hợp đều có những vấn đề riêng.
Lời khuyên chung cho cả 3 trường hợp này là các tổ chức nên rà soát lại các tài liệu và biểu mẫu của công ty mình.
Hay nói cách khác, đó chính là hoạt động “tinh giản” – sàng lọc nhằm cho ra kết quả – là thành phần còn lại – phải phù hợp, ưu tú, tinh túy.

Có rất nhiều lợi ích khi thực hiện tinh giản ISO, và một trong những lợi ích lớn nhất là tổ chức có thể hướng tới việc “tạo ra một môi trường giúp việc vận hành ISO trở nên dễ dàng hơn”.
Những công việc bạn muốn tập trung làm sẽ trở thành ISO, và như vậy bạn có thể giảm bớt gánh nặng, công việc hàng ngày cũng sẽ liên quan mật thiết với ISO hơn.

 

2. Những lưu ý khi tinh giản ISO

Trên thực tế, khi rà soát các tài liệu và biểu mẫu để tiến hành tinh giản, trong nhiều trường hợp, các hoạt động có thể được phân thành 2 loại:

(1) Các hoạt động vẫn sẽ tiếp tục bất kể có ISO hay không
(2) Các hoạt động mà bạn muốn dừng ngay lập tức nếu không có ISO

(1) là các hoạt động dễ hình dung nhất. Các hoạt động không liên quan đến ISO cần được tiếp tục trong tương lai.
Bằng cách phát huy tối đa các hoạt động (1), tổ chức có thể thực hiện các hoạt động phù hợp với tình hình thực tế của công ty.

(2) là các hoạt động nên được giảm bớt.
Nếu như bạn đang có suy nghĩ “loại bỏ càng nhiều càng tốt!” thì xin vui lòng đợi một chút.
Trước khi loại bỏ bất cứ hoạt động nào, bạn cần kiểm tra xem hoạt động đó có nằm trong các hạng mục bắt buộc để vượt qua kỳ đánh giá ISO hay không.
Đây là điều mà các tổ chức rất dễ vấp phải khi thực hiện tinh giản.

Ví dụ: đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo là 2 hạng mục không thể bỏ qua trong quá trình duy trì vận hành ISO 9001.

Để biết đâu là các hạng mục thiết yếu trong vận hành ISO, ngay từ đầu bạn phải tìm hiểu xem các hạng mục đó có nằm trong các hạng mục yêu cầu phải thực hiện hay không bằng cách tham khảo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO.
Ngay cả khi bạn có thời gian để tìm hiểu, bạn vẫn phải đọc và lý giải các văn bản có từ ngữ chuyên ngành, đồng thời đối chiếu chúng với các quy tắc của công ty.