Những lưu ý khi đánh giá giám sát và đánh giá tái chứng nhận ISO 9001

Có lẽ không ít doanh nghiệp không khỏi thắc mắc có những lưu ý gì khi đánh giá giám sát định kỳ hàng năm và đánh giá tái chứng nhận sau 3 năm. Nội dung đánh giá giám sát và đánh giá tái chứng nhận là khác nhau. Hơn nữa, khi có phát hiện về sự không phù hợp, bạn cũng không nên quá lo lắng mà hãy nhìn theo chiều hướng tích cực, khách quan, coi đây là “cơ hội để cải tiến”, và chuẩn bị tâm lý thật thoải mái cho buổi đánh giá nhé.

1. Sự khác biệt giữa đánh giá giám sát và đánh giá tái chứng nhận

Sau khi đạt được chứng nhận ISO, Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá giám sát hàng năm. Thời hạn hiệu lực của ISO là 3 năm kể từ ngày đạt chứng nhận.

Đánh giá giám sát được tiến hành 2 lần vào mỗi năm sau đánh giá chứng nhận. Sau đó 3 năm sẽ có 1 kỳ đánh giá quan trọng đó là đánh giá tái chứng nhận.
Và 1 năm sau đánh giá tái chứng nhận sẽ lại có 1 đợt đánh giá giám sát. Nói cách khác, chừng nào doanh nghiệp bạn muốn có chứng nhận ISO thì đều phải trải qua chu trình đánh giá tuần hoàn như vậy.
(Tùy từng Tổ chức chứng nhận mà cách gọi các đợt đánh giá này sẽ khác nhau)

Tiếp theo, về sự khác biệt trong nội dung đánh giá, đánh giá giám sát chủ yếu là để kiểm tra tình trạng hoạt động kể từ lần đánh giá trước, còn đánh giá tái chứng nhận chủ yếu là để xem xét tình trạng hoạt động trong 3 năm kể từ lần đánh giá chứng nhận.

Vì lý do này, đánh giá tái chứng nhận thường mất nhiều thời gian hơn và cần nhiều chuyên gia đánh giá hơn so với đánh giá giám sát.

>>> Xem thêm: Dịch vụ tư vấn, hỗ trợ tái chứng nhận ISO 9001 của 3AC

2. Nội dung đánh giá

Như đã đề cập ở trên, nội dung đánh giá mà chuyên gia đánh giá đặc biệt quan tâm sẽ khác nhau giữa đánh giá giám sát và đánh giá tái chứng nhận.

Đánh giá giám sát sẽ đánh giá xem “việc thực hiện có vấn đề gì không, có thể tiếp tục duy trì được không”; trong khi đó, đánh giá tái chứng nhận sẽ đánh giá xem “hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp có vấn đề gì trong việc tái chứng nhận không”.

Đánh giá tái chứng nhận thường nghiêm ngặt hơn là vì phải đánh giá lại tình hình hoạt động suốt 3 năm có vấn đề gì không và có gì thay đổi với lần đánh giá tái chứng nhận trước không.
Có những vấn đề mà khi đánh giá giám sát bạn không nhận ra nhưng đến khi đánh giá tái chứng nhận thì mới ra vấn đề.

3. Sự không phù hợp

Đừng quá lo lắng nếu có phát hiện đánh giá về sự không phù hợp!

Bởi đây chính là cơ hội cải tiến những vấn đề mà bạn không phát hiện ra trong quá trình làm việc và những khó khăn trong quản lý từ cái nhìn khách quan của bên thứ 3 (chuyên gia đánh giá).

Hơn nữa, bạn có thể được chuyên gia đánh giá tư vấn về hướng giải quyết bằng các ví dụ thực tế của công ty khác.

Có một sự thật là không có công ty nào là không có sự không phù hợp!

Cho nên hãy có tâm lý thật thoải mái, tích cực khi đánh giá và coi đây là cơ hội để cải tiến.

4. 4 điều cần thực hiện để đạt yêu cầu đánh giá giám sát và đánh giá tái chứng nhận

Đầu tiên, 3AC sẽ chia sẻ với bạn về các tiêu chí đáp ứng yêu cầu đánh giá ISO.
Chỉ cần đáp ứng 4 tiêu chí quan trọng dưới đây coi như doanh nghiệp bạn đạt yêu cầu.

①Thanh toán chi phí đánh giá
②Thực hiện đánh giá nội bộ
③Thực hiện xem xét của lãnh đạo
④Thực hiện hành động khắc phục trong 2 tuần ngay sau khi có phát hiện đánh giá về sự không phù hợp

Ngoài 4 tiêu chí trên nếu có sự không phù hợp khác phát sinh thì doanh nghiệp bạn cũng sẽ không trượt đánh giá. Tuy nhiên, như đã đề cập ở tiêu chí số ④, bạn cần thực hiện hành động khắc phục khi có sự không phù hợp.

5. Bí quyết chuẩn bị đánh giá giám sát và đánh giá tái chứng nhận

Về việc chuẩn bị khi gần đến ngày đánh giá, như đã đề cập trong phần 1, đánh giá giám sát sẽ đánh giá hồ sơ vận hành từ lần đánh giá trước, còn đánh giá tái chứng nhận sẽ kiểm tra hệ thống hồ sơ vận hành trong 3 năm.

Hồ sơ vận hành ISO bao gồm các hồ sơ liên quan đến: quản lý mục tiêu, đào tạo, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo, các hồ sơ cần thiết cho hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như hồ sơ mô tả các yêu cầu từ khách hàng cần thiết cho công việc, hồ sơ kiểm tra công việc, v.v..

Tuy nhiên, bạn không cần thiết phải chuẩn bị trước toàn bộ tài liệu, dữ liệu, hiện vật.
Hãy chuẩn bị tâm lý sẽ có sự không phù hợp được phát hiện trong buổi đánh giá. Chuyên gia đánh giá cũng không thể xem hết tất cả và những gì họ kiểm tra sẽ thay đổi tùy thuộc vào tình hình ngày hôm ấy. Vì vậy việc chuẩn bị quá kỹ là không cần thiết.

Việc chuẩn bị nhiều hơn mức cần thiết có thể sẽ có rủi ro có thêm các phát hiện đánh giá mới, vì vậy tốt hơn hết là không nên dành quá nhiều thời gian cho việc chuẩn bị mà hãy dành thời gian để khắc phục sự không phù hợp được phát hiện trong buổi đánh giá.

6. Quy trình đánh giá

Quy trình đánh giá chứng nhận ISO sẽ thay đổi tùy Tổ chức chứng nhận và chuyên gia đánh giá, song về cơ bản sẽ có những nội dung dưới đây:

①Họp khai mạc
②Phỏng vấn lãnh đạo
③Phỏng vấn người đại diện lãnh đạo về chất lượng (hỏi về hành động giải quyết các mục cần giám sát trong đợt đánh giá lần trước và về các yêu cầu ISO)
④Khảo sát tại chỗ
⑤Phỏng vấn từng phòng ban
⑥Tổng hợp kết quả đánh giá
⑦Họp tổng kết

Đối với đánh giá tái chứng nhận, việc xác nhận lại nội dung đăng ký chứng nhận, phỏng vấn người đại diện lãnh đạo về chất lượng và phỏng vấn từng phòng ban có thể sẽ mất nhiều thời gian hơn bình thường.

Trong các mục trên có một nội dung mà chắc chắn chuyên gia đánh giá sẽ hỏi đó là về hành động giải quyết các mục cần giám sát trong đợt đánh giá lần trước.
Trường hợp doanh nghiệp bạn chứng nhận lần đầu thì không có mục này nhưng đối với các doanh nghiệp đã có chứng chỉ ISO thì chắc chắn sẽ được hỏi.

Nội dung cần giám sát (hay còn gọi là điểm quan sát) không hẳn là sự không phù hợp nhưng nên cải tiến vì nếu không cải tiến thì sau này có thể sẽ trở thành sự không phù hợp.
Đối với điểm quan sát, sau buổi đánh giá, về cơ bản doanh nghiệp phải cải tiến trước đợt đánh giá tiếp theo, nhưng đôi khi không cần thiết phải cải tiến.
Bạn có thể trả lời như sau:
“Chúng tôi đã xem xét và thấy nó thực sự không cần thiết vì …”
Đối với điểm quan sát, bạn cần xem xét nhưng không bắt buộc phải cải tiến.

Nói chung, bạn cần giải thích rõ lý do và bối cảnh không thực hiện cải tiến khi được hỏi trong buổi đánh giá.