Những điều cần biết trước khi tái chứng nhận ISO 9001! Bí quyết đánh giá nội bộ

“Xem xét cách áp dụng các quy định hiện hành” là một trong những bí quyết đánh giá nội bộ. Đánh giá nội bộ là việc tổ chức/doanh nghiệp tự tiến hành đánh giá trong chính nội bộ của mình, nhằm tìm kiếm cơ hội để cải tiến các quy định đã được thiết lập. Trong bài viết này, 3AC sẽ chia sẻ cho bạn bí quyết đánh giá nội bộ và giới thiệu ví dụ thực tế về đánh giá nội bộ.

Vui lòng tham khảo trang dưới đây để biết thêm thông tin chi tiết về chứng nhận & tái chứng nhận ISO!
>> Xem thêm: Tư vấn chứng nhận lần đầu, hỗ trợ trọn gói chỉ với 4.000.000/tháng
>> Xem thêm: Tỷ lệ đạt chứng nhận 100%! Tư vấn vận hành, tái chứng nhận

1. Quy trình đánh giá nội bộ

Dưới đây là 7 bước thực hiện quy trình đánh giá nội bộ theo ISO 9001:

(1) Đánh giá viên nội bộ kiểm tra sổ tay chất lượng
(2) Lập danh sách các hạng mục đánh giá
(3) Tiến hành phỏng vấn nhân viên tại địa điểm dựa vào danh sách trên
(4) Đánh giá sự phù hợp hoặc không phù hợp
(5) Lập báo cáo đánh giá
(6) Yêu cầu hành động khắc phục sự không phù hợp
(7) Kiểm tra nội dung khắc phục đã phù hợp hay chưa

2. Đánh giá nội bộ không hiệu quả

Mục đích của đánh giá nội bộ là cải tiến các quy định đã được đề ra.

Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp vận hành ISO trên 10 năm thì hoạt động đánh giá nội bộ đang dần trở nên vô nghĩa:
“Đánh giá nội bộ chỉ còn là hình thức”
“Đánh giá nội bộ trở nên rập khuôn”
“Đánh giá nội bộ chỉ để duy trì chứng nhận ISO”

3. Vận dụng kiểm tra 5S vào đánh giá nội bộ của công ty T

Trong phần này, 3AC sẽ giới thiệu một ví dụ thực tế về việc vận dụng kiểm tra 5S vào đánh giá nội bộ (hay còn gọi là đánh giá nội bộ 5S).

Công ty T tại Hà Nội đã nỗ lực thực hiện hoạt động 5S trong một thời gian dài. Các thành viên trong công ty được đào tạo bài bản về 5S và biến nó trở thành văn hóa đào tạo của công ty.
Trên tấm bảng trắng tại nơi làm việc, có một ngày gọi là “ngày sàng lọc” – đây là ngày loại bỏ những thứ không cần thiết, và có các cuộc họp tại chỗ về việc sắp xếp ngăn nắp cho từng máy và bộ phận.
Trong một công ty thực hiện triệt để các hoạt động 5S, thì việc “kiểm tra 5S” được thực hiện đầy đủ bao gồm hoạt động sàng lọc và sắp xếp kể trên.
Nhân viên phụ trách tiến hành kiểm tra hiện trường hàng tháng dựa vào checklist đã lập theo quy trình chính từ khâu kinh doanh đến khâu giao hàng.

Song, cũng tại công ty T này, hoạt động khiến mọi người cảm thấy khó chịu nhất đó là “đánh giá nội bộ”. Bởi hoạt động này đã từng rơi vào trong trạng thái “một vòng lặp vô hạn”. Cụ thể là:
・Đánh giá viên nội bộ chính là nhân viên kiểm tra 5S;
・Thực hiện kiểm tra 5S hàng tháng có thể giúp việc kiểm tra hiện trường được kỹ càng hơn;
・Ngoài kiểm tra 5S, một hoạt động với tên gọi “đánh giá nội bộ” cũng phải được thực hiện với lý do “đánh giá sự tuân thủ yêu cầu ISO”;
・Việc thực hiện đánh giá nội bộ chỉ để xem xét “sự tuân thủ yêu cầu tiêu chuẩn ISO” không mang lại lợi ích thiết thực;
・Khi hỏi ý kiến của chuyên gia đánh giá, thì nhận được câu trả lời là: “Không phải là “có đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn hay không” mà là công ty anh không có hoạt động kiểm tra nào hơn thế này nữa”;
・Suy cho cùng, đánh giá nội bộ chẳng phải chính là kiểm tra 5S hay sao?!

Vì lẽ đó, công ty đã quyết định ngừng hoạt động đánh giá nội bộ. Xin đừng hiểu lầm ý tôi ở đây, ở đây có nghĩa là dừng hoạt động có tên gọi là “đánh giá nội bộ”.
ISO yêu cầu hoạt động kiểm tra thường được gọi là “đánh giá nội bộ”, nhưng không có nghĩa là phải thực hiện công việc đánh giá nội bộ riêng.
Cho nên, trường hợp công ty T này, hoạt động kiểm tra 5S thực hiện chức năng của đánh giá nội bộ, do đó, công ty không cần phải thực hiện một hoạt động khác với tên gọi là “đánh giá nội bộ”.

Bằng cách trau dồi công tác kiểm tra 5S, công ty T đã có thể thực hiện ISO với các hoạt động phù hợp với tình hình thực tế của công ty, và trong lần đánh giá tiếp theo, chuyên gia đánh giá đã phải ghi nhận cách suy nghĩ này và ra về.

4. Bí quyết đánh giá nội bộ

Đánh giá nội bộ là hoạt động để tổ chức/doanh nghiệp tìm kiếm cơ hội cải tiến các quy định đã được thiết lập:
・Thiết lập các quy định;
・Kiểm tra sự tuân thủ;
・Thực hiện đúng quy định đã được đề ra;
・Tiến hành thay đổi các quy định trong trường hợp đã thực hiện đúng quy định mà vẫn không có kết quả.

Nói cách khác, nếu tổ chức/doanh nghiệp có sẵn hoạt động trên thì không cần thiết phải tạo ra hoạt động riêng rẽ khác là đánh giá nội bộ.
Suy cho cùng, thì kiểm tra 5S có thể được xem là “đánh giá nội bộ” trong hoạt động đánh giá.

Tuy nhiên, nếu chuyên gia đánh giá cố chấp cho rằng: “Tôi không thể kiểm tra được hoạt động đó có đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn hay không” thì bạn chỉ cần ghi vào cột ghi chú hạng mục kiểm tra/đánh giá đó tương ứng với điều khoản nào của tiêu chuẩn là được. Đương nhiên nếu bạn có thể giải thích bằng lời nói thì không cần thiết phải ghi chú.

Xem xét về cách áp dụng các quy định hiện hành là việc vô cùng quan trọng.
Bởi ISO phiên bản hiện tại không còn giống với ISO trước đây nữa.