Điều “8.6 Chuyển giao sản phẩm và dịch vụ” trong ISO9001:2015 (QMS).

ISO 9001 8.6 Phát hành sản phẩm và dịch vụ” là điều khoản yêu cầu việc ổn định quá trình và kiểm tra chất lượng trong việc đảm bảo cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng. Hãy hiểu rõ “ISO 9001 8.6 Phát hành sản phẩm và dịch vụ” và xây dựng các quy tắc phù hợp với công ty của bạn.

1. Hạng mục yêu cầu ISO9001:2015 (QMS) “8.6 Chuyển giao sản phẩm và dịch vụ”

Trong JIS Q 9001:2015　hệ thống quản lý chất lượng – Hạng mục yêu cầu và hướng dẫn sử dụng, có các
hạng mục yêu cầu như sau:

Tổ chức phải thực hiện các bố trí được hoạch định ở các giai đoạn thích hợp để xác nhận rằng các yêu
cầu sản phẩm và dịch vụ đã được đáp ứng.
Việc chuyển giao các sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng sẽ không được tiến hành cho đến khi các bố
trí đã được lập kế hoạch được hoàn thành một cách thỏa đáng, trừ trường hợp được phê duyệt của cấp
có thẩm quyền liên quan và, khi thích hợp, bởi khách hàng.
Tổ chức phải lưu giữ lại thông tin được lập văn bản về việc chuyển giao các sản phẩm và dịch vụ.
Các thông tin được lập văn bản bao gồm:
a) bằng chứng về sự phù hợp với các chuẩn mực chấp nhận;
b) truy xuất nguồn gốc đến (những) người cho phép chuyển giao.

Trích ISO 9001:2015

Tổng kết lại một cách đơn giản, là để thực hiện “chuyển giao cho công đoạn tiếp theo” thì phải lưu lại ghi
chép làm rõ ai là người đã đánh giá đạt.

2. Truy xuất nguồn gốc trong ISO là gì

Trong ISO9001:2015 (QMS) hạng mục yêu cầu mục “8.6 Chuyển giao sản phẩm và dịch vụ” có sử dụng
cụm từ “truy xuất nguồn gốc”.
“Truy xuất nguồn gốc” trong ISO nhằm truy vết làm rõ lý lịch hoặc tiến trình mỗi bước của việc phát
triển, chế tạo, vận chuyển, sử dụng và loại bỏ của sản phẩm hoặc dịch vụ.
Trong bản ISO9001：2000, 7.5.3 Nhận biết và xác định nguồn gốc có nêu: “Tổ chức phải kiểm soát và
lưu hồ sơ việc nhận biết duy nhất sản phẩm khi việc xác định nguồn gốc là một yêu cầu.”

Nói cách khác, để đạt chứng nhận ISO9001 thì cần phải tiêu chuẩn hóa quá trình truy vết mỗi bước
chuyển giao sản phẩm hoặc dịch vụ, xác lập phương pháp để bảo toàn sự tín nhiệm, chất lượng và tính an
toàn của sản phẩm.

3. “8.6 Chuyển giao sản phẩm và dịch vụ”

(1) Chuyển giao là gì

Tại mục 8.6, xác nhận sự thích hợp của sản phẩm hoặc dịch vụ với điều kiện yêu cầu của KH, chỉ ra điều
kiện yêu cầu để chuyển giao.
Ngoài ra, bằng cách thực hiện văn bản hóa việc xác nhận sự thích hợp trước khi chuyển giao, bảo đảmchất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ với mục đích đáp ứng điều kiện yêu cầu của KH.

Điều này có thể ngăn chặn rủi ro về việc cung cấp cho KH sản phẩm hoặc dịch vụ không phù hợp ở mức
thấp nhất.

Mục “8.2.4 Theo dõi và đo lường sản phẩm” và “7.4.3 Kiểm tra xác nhận sản phẩm mua vào” trong
ISO9001:2008 đã được kết hợp làm một.
Đòi hỏi phải xác lập quy trình kiểm tra hoặc giấy phép xuất kho của sản phẩm/dịch vụ và lưu giữ ghi
chép.
Ngoài ra, “phải ghi chép lại về người cho phép chuyển giao chính thức” trong bản 2008 đã được thay đổi
thành “phải cung cấp truy xuất nguồn gốc cho người cho phép”. Phải làm rõ xem ai là người đã cho phép.

Từ “chuyển giao” là tiêu chuẩn có thể gợi ra sự bác bỏ hoặc dấu hỏi một lần nữa.
Tại đây, khi nói “chuyển giao” nghĩa là “chuyển sang công đoạn tiếp theo”.

•  Kiểm tra chấp thuận＝Đạt rồi nên có thể mang đến khu vực kho lưu trữ, hoặc nơi sản xuất
•  Kiểm tra trong quy trình＝Đã đạt nên có thể mang vào quy trình tiếp theo
•  Kiểm tra bước cuối/xuất hàng＝Đạt rồi thì chuyển đến cho KH

Công việc kiểm tra như trên là hạng mục yêu cầu cần thực hiện, và phải được thiết kế với nội dung phù
hợp với “cánh cửa chuyển giao”.

(2) Công ty có bắt buộc phải tự kiểm tra xác xuất cho việc kiểm tra chấp thuận nguyên vật liệu/phụ tùngkhông?

Có hạng mục yêu cầu liên quan đến kiểm tra chấp thuận cho nguyên vật liên hoặc phụ tùng, nhưng công
ty không bắt buộc phải tự kiểm tra xác xuất.
Do có trường hợp tiếp nhận ghi chép của việc kiểm tra do nhà sản xuất nguyên vật liệu/phụ tùng đã thựchiện, nên cần lưu lại chữ ký/đóng dấu của người đã xác nhận trong ghi chép tiếp nhận bất kỳ.

Kiểm tra xác xuất là một phương pháp để chỉ ra tính cần thiết của hoạt động xác nhận xem nguyên vật
liệu hoặc phụ tùng đã tiếp nhận có đáp ứng điều kiện quy định của tổ chức hay không, nhưng cũng có thể
sử dụng phương pháp khác (ví dụ: kiểm tra lấy mẫu…).
Tất nhiên, ngược lại nếu là trường hợp sản phẩm có sự khác biệt lớn về chất lượng, hoặc trường hợp yêu
cầu phù hợp tiêu chuẩn cao, hoặc là sản phẩm cần thực hiện đo lường đặc biệt để bảo đảm chất lượng thì
bắt buộc công ty phải tự thực hiện kiểm tra nghiêm ngặt.

Tùy thuộc vào yêu cầu chất lượng của sản phẩm đó mà tính cần thiết sẽ thay đổi. Quan trọng là cần tạo ra
hệ thống phù hợp với khả năng và tạo ra quy tắc kiểm định khách quan.

Cần phải hết sức chú ý vì có trường hợp phương pháp quản lý một phần của sản phẩm với tiêu chuẩn
quản lý nghiêm ngặt được áp dụng cho sản phẩm có tiêu chuẩn quản lý lỏng lẻo, hoặc nơi làm việc không
tồn tại…

(3) Khi kiểm tra chấp thuận, công ty có phải tự đo lường và ghi lại hay không.

Chú ý là trong ghi chép tiếp nhận thì cần phải lưu lại chữ ký/đóng dấu của người đã xác nhận, nhưngkiểm tra đo lường thì không bắt buộc.

Dĩ nhiên, trong trương hợp sản phẩm có sự khác biệt lớn về chất lượng… giống với (2), thì tùy thuộc vào
yêu cầu chất lượng của sản phẩm đó mà tạo ra quy tắc xử lý cũng có hiệu quả tốt.
Hãy tạo ra quy tắc hoặc tiêu chuẩn dựa theo tính cần thiết nhé!