QMS là gì? Giải thích về sự khác biệt giữa ISO và EMS, cùng như tính cần thiết của chứng nhận.

Thực hiện đánh giá khách quan việc quản lý chất lượng hoặc phương pháp vận hành việc quản lý chất
lượng của công ty mình là rất khó.

Đặc biệt là khi tổ chức hay nhóm tương đối nhỏ, không ít trường hợp quản lý thiết lập dựa trên kinh
nghiệm và đánh giá của cấp cao.

Nếu suy nghĩ đến sự ổn định của chất lượng cho đối tác mới, hay nâng cao sự thỏa mãn KH, thì phải có
mục tiêu chung mang tính khách quan, và không thể thiếu việc sử dụng hệ thống quản ý chất lượng.

Trường hợp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, thì cái đầu tiên nên xem xét là QMS.

QMS là hướng dẫn tiêu chuẩn hóa như một hệ thống quản lý chất lượng, nó được thiết lập từng yếu tố
mức độ yêu cầu bằng quản lý chất lượng, để bạn có thể đạt chứng nhận tiêu chuẩn bằng cách hoàn thành
mức độ cần thiết.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích về QMS, sự khác biệt với ISO và EMS mà thường hay có nhầm
lẫn, và giải thích chi tiết về sự cần thiết của chứng nhận.

1.QMS là gì?

QMS là viết tắt của Quality Management System. Tiếng Nhật là “hệ thống quản lý chất lượng”.

QMS nhằm mục đích cải tiến liên tục với đối tượng là chất lượng của dịch vụ hoặc sản phẩm của tổ chức.
Định ra quy tắc vận hành hoặc mục tiêu cụ thể dựa vào cải tiến chất lượng để đạt được nó.

Đối tượng của QMS là có thể thiết lập bằng quy mô ứng với mục đích như: sản phẩm hoặc dịch vụ, đơn
bị nhà sản xuất hay toàn thể tổ chức… tuy nhiên, mục tiêu chung chủ chốt vẫn là nâng cao sự thỏa mãn
của KH.

Ngoài ra, trong QMS có rất nhiều tiêu chuẩn được coi như hướng dẫn, chúng được sử dụng khi áp dụng
thực tế.

Chọn tiêu chuẩn ứng với mục đích của tổ chức, rồi thực hiện quản lý chất lượng dựa theo tiêu chí đó.

2.Sự khác biệt với ISO

ISO là viết tắt của “tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế” – tổ chức quốc tế phi chính phủ, những tiêu chuẩn
được quy định trong ISO là tiêu chuẩn ISO.

Tiêu chuẩn ISO là những quy định về tiêu chuẩn quốc tế liên quan đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ,
những ban hành và sửa đổi được quyết định dựa trên sự bỏ phiếu của hơn 165 quốc gia trên thế giới (tính
đến năm 2014).

QMS có một số tiêu chuẩn với vai trò là hướng dẫn, một trong số đó là bộ tiêu chuẩn ISO9000 do ISO lập
ra.

Trong đó, chủ yếu là ISO9001, đã chứng nhận cho hơn 1 triệu tổ chức trên 170 quốc gia trên thế giới , và
được biết đến như tiêu chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng phổ biến nhất trên thế giới.

3.Sự khác biệt với EMS

EMS là viết tắt của “hệ thống quản lý môi trường”, quy định với mục đích chính là kiểm soát gánh nặng
cho môi trường.

Nó giống với QMS ở điểm có mục tiêu là cải tiến liên tục trong tổ chức, nhưng EMS khác với QMS ở chỗ
đối tượng của nó là về môi trường.

Về tiêu chuẩn cụ thể, ISO14001 đã được công bố là tiêu chuẩn JIS quốc gia.

4.Tiêu chuẩn của QMS

Trong QMS có các tiêu chuẩn dùng làm hướng dẫn.

Bằng cách đạt được cải tiến quản lý chất lượng theo điều kiện yêu cầu, có thể nhận được chứng nhận bên
thứ 3 từ đoàn thể chứng nhận các tiêu chuẩn.

Với chứng nhận bên thứ 3 dựa trên tổ chức bên ngoài, đạt tiêu chuẩn QMS sẽ có tác dụng nâng cao độ tin
cậy từ bên ngoài tổ chức.

Đây là giải thích chi tiết về tiêu chuẩn QMS trọng điểm.

(1)ISO9001

ISO9001 là một trong những tiêu chuẩn quốc tế phổ biến nhất trong hệ thống quản lý chất lượng mà ISO
quy định.

Nó cũng được sử dụng như hướng dẫn của QMS, có nhiều trường hợp được chỉ định như một điều kiện
giao dịch, hoặc được lấy để thể hiện mức độ cao trong quản lý chất lượng của công ty. Tại Nhật thì JIS Q
9001 là bản ISO9001 đã được Nhật hóa, thường được sử dụng.

(2)JIS Q 9001

JIS Q 9001 là ISO9001 được Ủy ban tiêu chuẩn công nghiệp Nhật Bản (JISC) dịch ra tiếng Nhật, với mục
đích để có thể sử dụng thuận lợi tại Nhật Bản.
JIS Q 9001 được ban hành dưới dạng tiêu chuẩn công nghiệp Nhật Bản (JIS), khi nói đến ISO9001 tại
Nhật, thì thường là nói đến JIS Q 9001.

(3)SQF

SQF là viết tắt của “Safe Quality Food”, là một tiêu chuẩn của hệ thống quản lý liên quan đến quản lý an
toàn thực phẩm.

Nó được tạo ra do hiệp hội công nghiệp thực phẩm của Mĩ (trước là hiệp hội marketing thực phẩm) quản
lý kết hợp giữa HACCP và Thực hành sản xuất tốt (GMP), hiện được các nước trên thế giới áp dụng.

SQF được coi như là tiêu chuẩn, kết hợp hệ thống quản lý chất lượng tương đương với ISO9001 với quản
lý an toàn thực phẩm dựa trên HACCP, đạt được tiêu chuẩn có thể chứng minh được năng lực quản lý cao
liên quan đến thực phẩm.

5.Chu trình PDCA không thể thiếu trong xây dựng QMS

Chu trình PDCA liên tục là không thể thiếu để xây dựng QMS.

Chu trình PDCA là chu trình được xây dựng từ: “Plan (kế hoạch)”, “Do (thực hiện)”, “Check (đo
lường/đánh giá)”, “Action (đối sách/cải tiến)”, có hiệu quả liên tục nâng cao chất lượng quản lý.

Sau đây chúng tôi sẽ giải thích từng giai đoạn của chu trình PDCA.

P: Thiết lập mục tiêu chất lượng

Thiết lập mục tiêu chất lượng để thực hiện chu trình PDCA.
Những giai đoạn tiếp theo được thực hiện với mục tiêu hoàn thành mục tiêu đã định ra ở đây.
Hơn nữa, mục tiêu chất lượng có tiền đề là cần hợp nhất mục tiêu, phương châm của toàn thể tổ chức.
Ngoài ra, để đảm bảo tính khách quan đối với đánh giá sau thực hiện, yêu cầu phải áp dụng mục tiêu có
thể đo lường.

D: Thực hiện kế hoạch chất lượng

Thực hiện kế hoạch chất lượng thích hợp với mục tiêu chất lượng đã thiết lập.

Cụ thể là cung cấp sản xuất sản phẩm và dịch vụ. Nó thực hiện theo quy trình thực hiện đã lên kế hoạch.

C: Đánh giá/phân tích quản lý

Thực hiện đo lường hoặc đánh giá kết quả sau khi tiến hành.
Đánh giá xem đã đạt được mục tiêu đã thiết lập ở mức độ nào, dựa trên mục tiêu khách quan và chỉ số
định lượng.

A: Thực hiện kế hoạch cải tiến

Khắc phục vấn đề xuất hiện trong khi đánh giá hoặc phân tích.
Ngoài những vấn đề thực tế, cũng phải giải quyết rủi ro tiềm ẩn để tiến tới chu trình tiếp theo.
Hơn nữa, trường hợp kết quả có khác biệt lớn với mục tiêu ban đầu, cũng cần xem xét sửa lại mục tiêu đó.

6.Việc đạt chứng nhận QMS có cần thiết?

Trong xây dựng QMS, dựa vào đáp ứng hạng mục yêu cầu của tiêu chuẩn mà có thể đạt được chứng nhận
tiêu chuẩn như ISO9001.

Đạt chứng chỉ QMS có cần thiết hay không, thì phải tùy thuộc vào phương châm hoặc mục tiêu của
tổ chức, tuy nhiên với mục tiêu đạt chứng nhận cũng rất có ích cho việc nâng cao chất lượng của
sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty.

Ngoài ra, nó cũng rất hữu ích trong việc giành được lòng tin, đảm bảo chất lượng cho đối tác và KH.

Hơn nữa, cũng có những lợi ích khác như có cơ hội tham gia giao dịch với điều kiện là đạt được chứng
nhận.
Mặt khác, để đạt được chứng nận QMS, sẽ phát sinh chi phí quản lý duy trì hoặc chi phí đạt chứng nhận.

Nếu đạt QMS, cần phải tiếp tục chỉnh sửa và ghi lại manual đáp ứng tiêu chuẩn.

Mặt khác, khi tiêu chuẩn thay đổi thì cũng cần xử lý, nên cũng có trường hợp duy trì chứng nhận đối với
tổ chức là một gánh nặng.

Trước khi nhắm đến đạt chứng chỉ QMS, cần phải xem xét về lợi ích cũng như nhược điểm của nó.