ISO 14001 là gì? Những điều cần biết về ISO 14001 và lợi ích của chứng nhận ISO 14001

ISO 14001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý môi trường, được Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) phát triển và ban hành năm 1996 trong bối cảnh yêu cầu ngày càng tăng đối với các hoạt động vì môi trường trên toàn thế giới.
Trong bài viết này, 3AC sẽ giải thích những điều cần biết về ISO 14001, dấu công nhận và lợi ích của chứng nhận ISO 14001.

1. ISO 14001 là gì?

Tên chính thức đầy đủ của ISO 14001 là “Hệ thống quản lý môi trường – Các yêu cầu và hướng dẫn sử dụng”.
ISO 14001 tóm tắt các yêu cầu mà một hệ thống quản lý môi trường (viết tắt là EMS) phải đáp ứng.

ISO 14001 (hệ thống quản lý môi trường) nhằm tăng số lượng các công ty thân thiện với môi trường. Điều này xuất phát từ việc có không ít doanh nghiệp chỉ nghĩ đến lợi nhuận mà không thực hiện các chính sách môi trường.

Từ khóa “vấn đề môi trường” không còn xa lạ với chúng ta và nó vẫn được sử dụng làm chủ đề cho các vấn đề quốc tế. Gần đây, những từ như “bền vững” và “SDGs” ngày càng phổ biến.

>>>Xem thêm: ISO là gì?

2. Lợi ích và hạn chế của chứng nhận ISO 14001

ISO 14001 là một hệ thống cho phép bạn xem xét các hoạt động bạn đã và đang thực hiện và cải thiện bằng cách đạt được nó.
Lợi ích của chứng nhận ISO 14001 bao gồm lợi ích bên ngoài và lợi ích nội bộ.
Tuy nhiên, bất cứ vấn đề nào cũng sẽ có những hạn chế, vì vậy bạn cần xem xét cả hai mặt của vấn đề trước khi thực hiện.

■ Lợi ích bên ngoài
・Nâng cao hình ảnh công ty với những nỗ lực vì môi trường.
・Việc ký kết hợp đồng và công việc kinh doanh với các đối tác kinh doanh suôn sẻ hơn
・Tăng tỉ lệ trúng thầu

■ Lợi ích nội bộ
・Có thể tổ chức các hoạt động liên quan đến môi trường
・Có thể thực hiện cải tiến dễ dàng vì có số liệu rõ ràng về môi trường
・Là cơ hội để xem xét các hoạt động của công ty và loại bỏ lãng phí.

■ Hạn chế
・Mất thời gian để tạo lập Sổ tay môi trường và hệ thống các tài liệu
・Có thêm nhiều hồ sơ phải lưu giữ
・Phát sinh chi phí đánh giá hàng năm

3. Lợi ích cụ thể của chứng nhận ISO 14001

Về mặt kinh doanh, chứng nhận ISO 14001 có thể đem lại những lợi ích dưới đây:
・Đáp ứng các yêu cầu từ đối tác kinh doanh và có thêm nhiều đơn đặt hàng
・Tăng tỉ lệ trúng thầu
・Tạo sự khác biệt với đối thủ cạnh tranh

Các dự án đấu thầu của Chính phủ và yêu cầu từ các đối tác kinh doanh đang trở nên ngày càng nhiều. Đặc biệt là ở châu Âu, có một số công ty không hợp tác với các công ty không có các hoạt động vì môi trường.

Ngoài ra, các lợi ích đến từ bên ngoài có thể kể đến là:
・Nâng cao hình ảnh công ty
・Thu hút các nhà đầu tư
・Quảng bá về các hoạt động quan tâm đến môi trường, v.v..

Gần đây có:
・”Báo cáo bền vững” của các công ty có mô tả các hoạt động ​​ISO 14001
・ Mô tả các hoạt động của ISO 14001 như một phần của sáng kiến ​​SDGs
・Các hoạt động bảo tồn môi trường (các hoạt động ISO 14001) được liệt kê trong các tài liệu IR

Ngoài ISO 14001, ngày càng nhiều các doanh nghiệp đang thực hiện các hoạt động trong công ty theo tiêu chuẩn ISO. Còn gì tuyệt vời hơn nếu ISO trở thành một phần trong hoạt động của công ty, không phải vì đối phó với đánh giá hay vì tờ chứng chỉ ISO 14001!

Tuy nhiên, sẽ rất khó để các doanh nghiệp triển khai nếu không có các ví dụ thực tế về cách cải thiện khoảng cách giữa các hoạt động của công ty và ISO, chẳng hạn như “nên tích hợp SDGs và ISO 14001 như thế nào?”

3AC tư vấn và hỗ trợ khách hàng thực hiện và chứng nhận ISO chỉ với 4,000,000 VND/tháng.

Vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp mọi thắc mắc!

4. Phạm vi chứng nhận

ISO 14001 có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp, mọi ngành nghề, loại hình kinh doanh.

Thông thường phạm vi chứng nhận áp dụng cho toàn bộ công ty, nhưng trong một số trường hợp, cũng có doanh nghiệp thu hẹp đối tượng áp dụng, chẳng hạn như chỉ chứng nhận cho 1 chi nhánh, 1 bộ phận kinh doanh hay 1 lĩnh vực kinh doanh.

Tuy nhiên, vì “môi trường” là “hoạt động ​​nên được thực hiện bởi toàn thể công ty”, 3AC khuyên bạn nên áp dụng cho phạm vi toàn công ty.

5. Quy trình đạt chứng nhận ISO 14001

Quy trình đạt chứng nhận ISO 14001 gồm các bước:
① Xây dựng các quy tắc (Sổ tay môi trường)
② Vận hành theo quy tắc (Sổ tay môi trường)
③ Nộp đơn đăng ký chứng nhận cho tổ chức chứng nhận
④ Tiến hành đánh giá tại chỗ
⑤ Hoàn thành chứng nhận

6. Thời gian xây dựng & áp dụng ISO 14001

Thông thường, bạn sẽ mất khoảng 6 tháng để đạt được chứng nhận ISO 14001, nhưng thời gian này thay đổi tùy thuộc vào quy mô và tình hình của công ty.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về thời gian đạt chứng nhận ISO 14001, vui lòng liên hệ với chúng tôi.

7. Chi phí chứng nhận ISO 14001

Có 3 loại chi phí chính để đạt được chứng nhận ISO 14001.

(1) Chi phí đánh giá

Ngoài chi phí để được đánh giá, chi phí đánh giá, chi phí đăng ký dấu công nhận, doanh nghiệp còn phải chi trả chi phí ăn ở và đi lại của chuyên gia đánh giá.
Chi phí đánh giá sẽ thay đổi rất nhiều tùy quy mô, số lượng địa điểm của doanh nghiệp và tổ chức chứng nhận.

Nếu bạn có thắc mắc về chi phí chứng nhận của công ty mình, vui lòng liên hệ với 3AC để được tư vấn và xin báo giá từ Tổ chức chứng nhận.

(2) Chi phí xây dựng hệ thống quản lý

Đây là chi phí xây dựng các quy tắc và tiêu chuẩn ISO 14001.
Nếu bạn đạt chứng chỉ ISO 14001 bằng chính nguồn lực của công ty mình, thì đó chính là chi phí nhân sự và phụ cấp cho nhân viên ISO.
Trường hợp bạn sử dụng sự hỗ trợ từ các chuyên gia bên ngoài như công ty tư vấn, thì đó chính là chi phí tư vấn. Trường hợp chứng nhận lần đầu, việc hoàn thành chứng nhận sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn nếu bạn sử dụng sự tìm đến sự hỗ trợ của chuyên gia ISO.

(3) Chi phí trang thiết bị và các chi phí khác

Thực tế, không có khoản đầu tư thiết bị nào cần thiết chỉ để đạt được chứng chỉ ISO 14001.
Thay vì suy nghĩ xem nên đầu tư trang thiết bị nào để đạt chứng nhận ISO 14001, bạn nên đầu tư trang thiết bị cần thiết cho công việc của công ty mình.
Ví dụ, nhìn từ góc độ của ISO 14001, chi phí thiết bị cần thiết cho công việc là chi phí sửa chữa thiết bị, áp dụng hệ thống mới, v.v..

8. Cấu trúc của tiêu chuẩn

Các điều khoản được tô màu vàng là các “yêu cầu lập hồ sơ”. Nói cách khác đó là hệ thống tài liệu, hồ sơ bắt buộc phải được tạo lập hàng năm theo yêu cầu của ISO.
Dưới đây là 3 hồ sơ quan trọng vì các hồ sơ này thường dẫn đến sự không phù hợp nghiêm trọng trong đánh giá:

(1) Hồ sơ đánh giá nội bộ
(2) Biên bản xem xét của lãnh đạo
(3) Hồ sơ về sự không phù hợp và hành động khắc phục
(Nếu doanh nghiệp bạn đã có chứng chỉ ISO 14001, hồ sơ này sẽ bao gồm cả kết quả đánh giá sự không phù hợp của năm trước và các cơ hội cải tiến.)

“Công ty tôi đang sử dụng hồ sơ của năm ngoái. Tôi chỉ thay đổi ngày thôi.”
“Biên bản xem xét của lãnh đạo, năm nào tôi cũng viết giống nhau.”
“Giám đốc bận nên Biên bản xem xét của lãnh đạo là do Ban ISO biên soạn.”

Có một số công ty như thế này vẫn còn đang tồn tại.
Trong hầu hết các trường hợp, các công ty như vậy khi bị Tổ chức chứng nhận phát hiện là không tuân thủ nghiêm trọng trong quá trình giám sát và trong trường hợp xấu nhất, có nguy cơ bị đánh giá lại và bị tước chứng chỉ.
Điều này có nghĩa là bạn phải thực hiện nghiêm chỉnh hàng năm.

9. Sự thay đổi của ISO 14001

Ban đầu, ISO 14001 chủ yếu được phát triển với mục đích “giảm các tác động cho môi trường”.
Người ta biết đến các từ khóa “giấy, rác và điện” mỗi khi nhắc đến ISO 14001.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đã đặt mục tiêu của ISO 14001 là giảm “giấy, rác và điện”. Tuy nhiên, có những giới hạn đối với các mục tiêu cắt giảm này.

Dưới đây là ý kiến mà tôi nghe được khi tư vấn thực tế:
“Cố gắng thế nào cũng không giảm được.”
“Nếu số lượng đơn đặt hàng tăng lên, hóa đơn tiền điện cũng sẽ tăng lên.”
“Đó là một hoạt động chỉ để đánh giá và nó đang trở thành một hình thức.”

Trong giai đoạn tiếp theo của ISO 14001, các hoạt động chú trọng vào “các hoạt động và nỗ lực tích cực cho môi trường” đã thu hút được sự chú ý:

“Chuyển sang sử dụng xe sinh thái”
“Chuyển sang sử dụng LED”
“Chọn mua các loại giấy thân thiện với môi trường”

ISO 14001 đã trải qua nhiều lần sửa đổi để tùy chỉnh cho phù hợp với thời đại.
Phiên bản mới nhất là phiên bản ISO 14001:2015.
Khoảng thời gian này, các doanh nghiệp bắt đầu chuyển sang ý tưởng “áp dụng ISO sát với tình hình thực tế của công ty”. Tức là sử dụng ISO 14001 là công cụ để quản lý vì công ty.

Hiện tại, bằng cách liên kết ISO 14001 với các hoạt động thực tế ​​của công ty, doanh nghiệp bạn có thể xây dựng được một hệ thống được vận hành theo tình hình thực tế của công ty hơn trước.

10. Dấu công nhận

Khi đạt chứng nhận ISO 14001, doanh nghiệp bạn sẽ được Tổ chức chứng nhận cấp “Giấy chứng nhận” và dấu công nhận ISO 14001 như là bằng chứng về việc doanh nghiệp bạn đã đạt chứng nhận.
Bạn có thể nhìn thấy dấu công nhận ISO 14001 rất nhiều trên danh thiếp, hồ sơ công ty hoặc website. Đặc biệt là trên danh thiếp.

Việc in dấu công nhận lên danh thiếp sẽ giúp doanh nghiệp bạn quảng bá hình ảnh công ty dễ dàng hơn. Ví dụ:
・Bạn có thể PR về việc doanh nghiệp bạn đã đạt chứng nhận ISO 14001;
・Nếu chứng chỉ ISO 14001 là một điều kiện trong giao dịch, đối tác kinh doanh có thể nhận ra ngay mà không cần phải hỏi;
・Bạn cũng có thể chứng minh doanh nghiệp mình là một tổ chức có các hoạt động vì môi trường.