Đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001 là gì?

Đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001 là giải pháp giúp doanh nghiệp thu hẹp khoảng cách giữa lý tưởng và thực tế của các kỹ năng và kiến ​​thức cần thiết cho công việc.
Khi đánh giá, chuyên gia đánh giá sẽ xác nhận nội dung đào tạo: khi nào, ai, đào tạo như thế nào và tham gia đào tạo như thế nào, v.v.. nên bạn cần phải lưu giữ lại các bằng chứng thể hiện điều đó.
Trong bài viết này, 3AC sẽ chia sẻ về những yêu cầu bắt buộc khi doanh nghiệp bạn thực hiện đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001 và phương pháp đánh giá tính hiệu quả của hoạt động đào tạo.

1. Đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001 là gì?

Nội dung đào tạo được thể hiện trong mục “7.2 Năng lực” của yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001.
Nội dung đào tạo có thể bao gồm: đào tạo người mới, OJT, đào tạo để lấy chứng chỉ, thực tập online, huấn luyện kỹ thuật, chỉ đạo trực tiếp 1:1 v.v..

2. Mục đích của đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001 là gì?

Mục đích của đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001 là nhằm thực hiện xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, nói cách khác đó là việc trang bị kiến thức, năng lực cần thiết để phục vụ việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ.
Một số doanh nghiệp sử dụng giáo trình và bài giảng để thực hiện đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001, nhưng điều này không có nghĩa là đào tạo nội dung yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001.

3. Những yêu cầu bắt buộc khi đào tạo theo tiêu chuẩn ISO 9001

ISO 9001 yêu cầu tổ chức phải:
a) xác định năng lực cần thiết của (những) người làm việc dưới sự kiểm soát của tổ chức có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng;
b) đảm bảo rằng những người này có năng lực dựa trên giáo dục, đào tạo, hoặc kinh nghiệm thích hợp;
c) khi thích hợp, phải có những hành động để đạt được các năng lực cần thiết, và đánh giá tính hiệu quả của các hành động này;
d) duy trì thông tin được lập văn bản thích hợp như bằng chứng chứng minh năng lực.

“Thông tin được lập văn bản” ở đây là những kiến thức và năng lực cần thiết trong công việc mà người đó lĩnh hội được, bởi vậy, chỉ cần có thông tin chứng minh được nội dung đó thì bạn không cần phải tạo ra một văn bản riêng.
Và cũng không nhất thiết phải tạo “Báo cáo triển khai đào tạo” chỉ để phục vụ việc đào tạo. Đôi khi, giấy chứng nhận, chứng chỉ và các giấy tờ khác cũng được coi là hồ sơ đào tạo.

Dưới đây là 2 ví dụ thực tế được kiểm tra khi đánh giá:
(1) Bản ghi chép của nhân viên mới khi tham gia đào tạo;
(2) “Báo cáo hàng ngày” ghi chép báo cáo chỉ thị cấp dưới.

4. Phương pháp đánh giá tính hiệu quả của hoạt động đào tạo

Bất kể doanh nghiệp nào cũng thực hiện hoạt động đào tạo nhưng đáng ngạc nhiên là không phải doanh nghiệp nào cũng tiến hành đánh giá tính hiệu quả của hoạt động này.
Hoạt động đào tạo rất quan trọng, tuy nhiên, không phải “chỉ đào tạo là xong” mà điều quan trọng không kém đó là việc đánh giá tính hiệu quả của hoạt động này, tức là việc xem xét và đánh giá “kết quả đào tạo ra sao” & “hoạt động đào tạo đó có đem lại hiệu quả hay không?”.

Nói tóm lại, đánh giá tính hiệu quả của hoạt động đào tạo là việc đánh giá xem nhân viên đó có “khả năng áp dụng kiến thức và kỹ năng để đạt được kết quả mong muốn hay không”.

Phương pháp đánh giá tính hiệu quả nên là phương pháp đơn giản mà có thể đánh giá được liệu nhân viên đó có đạt được điểm đỗ hay không, chứ không dừng lại ở việc làm bài kiểm tra.

Ngoài phương pháp kể trên, bạn cũng có thể tham khảo 2 phương pháp đánh giá dưới đây:
(1) Báo cáo tình hình phát triển nguồn nhân lực trong cuộc họp nội bộ của các phòng ban.
(2) Trở thành nhân viên đa năng bằng cách học hỏi các kỹ năng mới để phụ trách các khách hàng và địa điểm mới.

5. Nội dung được xác nhận trong buổi đánh giá

Khi đánh giá, chuyên gia đánh giá sẽ hỏi về hồ sơ đào tạo.

Cụ thể, chuyên gia đánh giá sẽ xác nhận những nội dung như ngày tháng, đối tượng đào tạo, nội dung đào tạo, đánh giá tính hiệu quả của hoạt động đào tạo, cho nên bạn cần phải lưu giữ các thông tin thể hiện nội dung đó.

Ngoài ra, trường hợp doanh nghiệp bạn không có văn bản ghi chép nội dung đào tạo mà chỉ có thông tin như sơ đồ kỹ năng tại nơi làm việc thì bạn cũng có thể truyền đạt lại điều đó với chuyên gia đánh giá và hướng dẫn họ đến hiện trường.