Chu trình PDCA của ISO 9001

 

PDCA là chu trình cải tiến liên tục trong các hệ thống quản lý (ISO 9001, ISO 14001, v.v..). Trong bài viết này, 3AC sẽ chia sẻ nội dung chu trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về PDCA và tầm quan trọng của PDCA.

 

 

1. Tại sao chu trình PDCA lại quan trọng?

Chu trình PDCA là nền tảng quan trọng nhằm cải tiến liên tục các hệ thống quản lý trong đó có ISO 9001.

Khi vận hành ISO 9001, tổ chức cần hiểu rõ chu trình PDCA được triển khai trong hệ thống quản lý này. Và nếu để ý bạn sẽ thấy từng điều khoản của ISO 9001 cũng được triển khai theo chu trình PDCA.

 

2. Nội dung chu trình PDCA của ISO 9001

3AC sẽ giải thích đơn giản nội dung chu trình PDCA của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 như sau:

 

(1) P（Plan – Lên kế hoạch）

Lên kế hoạch giải quyết rủi ro và cơ hội, thiết lập mục tiêu và hoạch định để đạt được mục tiêu.

 

(2) D（Do – Thực hiện kế hoạch）

Thực hiện, triển khai các kế hoạch để đạt được mục tiêu, thực hiện các kế hoạch đã đề ra ở phần P.

 

(3) C（Check – Kiểm tra）

Thực hiện đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo.

Kiểm tra xem việc thực hiện có làm theo quy định, kế hoạch hay không, kết quả đạt được có như kế hoạch đã đề ra hay không, kế hoạch và quy định ban đầu có phù hợp hay không.

Đánh giá kết quả kiểm tra tại cuộc họp xem xét của lãnh đạo và xác định đầu ra cho việc lập kế hoạch và xây dựng quy định trong giai đoạn tiếp theo.

 

(4) A（Action- Hành động cải tiến）

Sau khi xác định nhiệm vụ đầu ra tại cuộc họp xem xét của lãnh đạo và xem xét sự không phù hợp, tổ chức cần tiến hành cải tiến bằng cách đề ra các hành động khắc phục và lên kế hoạch tiếp theo.

ISO 9001 được triển khai theo chu trình thiết lập quy định, kế hoạch tiếp theo một cách cụ thể và thực hiện các cải tiến liên tục.

 

3. Ví dụ cụ thể về chu trình PDCA của ISO 9001

(1) Ví dụ về P（Plan-Lập kế hoạch）

・Thiết lập mục tiêu 0 lần giao hàng muộn. 

・Để đạt được mục tiêu này, tổ chức cần tạo lập phiếu chỉ thị công việc cho nhà máy sản xuất và lập kế hoạch ghi ngày giao hàng tới khách hàng vào phiếu chỉ thị công việc.

※Trên thực tế, toàn công ty cần chung tay thiết lập mục tiêu và hoạch định để đạt được mục tiêu thay vì thực hiện chỉ ở một bộ phận hoặc một quy trình

 

(2) Ví dụ về D（Do- Thực hiện kế hoạch）

・Tiến hành tạo lập phiếu chỉ thị công việc ghi ngày giao hàng của khách hàng đến nhà máy sản xuất.

 

(3) Ví dụ về C（Check- Kiểm tra）

・Đánh giá nội bộ để tìm ra những phiếu chỉ thị công việc chưa ghi ngày giao hàng tới khách hàng.

・Phát hiện sự chậm trễ giao hàng tới khách hàng trong số phiếu chỉ thị công việc có ghi ngày giao hàng.

 

(4) Ví dụ về A（Action- Hành động cải tiến）

・Để tránh việc quên ghi ngày giao hàng, di chuyển cột “ngày giao hàng cho khách hàng” lên trên cùng phía bên trái của phiếu chỉ thị công việc.

・Ngoài ngày giao hàng tới khách hàng, ghi cả lịch trình giao hàng đến cho nhân viên bán hàng mang sản phẩm đến.

Xem xét các vấn đề như kết quả của việc thực hiện đúng kế hoạch, không thực hiện, đã thực hiện nhưng kết quả không như kế hoạch,v.v. và suy nghĩ làm sao để hệ thống hoạt động hiệu quả và kết nối với kế hoạch và việc triển khai tiếp theo.

 

4. Để có thể vận hành hiệu quả chu trình PDCA của ISO 9001

Để có thể áp dụng hiệu quả chu trình PDCA, 3AC xin giới thiệu bí quyết cho từng giai đoạn của chu trình.

 

(1) Điều quan trọng trong P (Plan- Kế Hoạch) 

 Dưới đây là 2 nội dung quan trọng cần thực hiện:

1. Thiết lập mục tiêu & nắm bắt hiện trạng, đồng thời nhận thức được vấn đề về khoảng cách giữa mục tiêu và hiện trạng;
2. Thiết lập kế hoạch cụ thể.

Để lên kế hoạch một cách cụ thể, tổ chức phải quyết định xem ai sẽ làm những gì, từ khi nào đến khi nào.

Chỉ cần thực hiện triệt để 2 nội dung trên thì kế hoạch của bạn sẽ đạt được kết quả mong muốn.

 

(2) Điều quan trọng trong D（Do- Thực hiện kế hoạch）

Điều quan trọng là phải thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra. 

Nếu không thực hiện theo kế hoạch đã đề ra, bạn sẽ không thể đánh giá được kế hoạch đó có hiệu quả hay không.

Trường hợp thực sự muốn thực hiện điều gì đó không đúng theo kế hoạch, hoặc có điều gì đó có thể thực hiện tốt hơn thì cần phải tiến hành thay đổi kế hoạch.

 

(3) Điều quan trọng trong C（Check- Kiểm tra）

Điều quan trọng là phải xác định trước thời gian và tiến hành kiểm tra, đánh giá.

Có không ít tổ chức không tiến hành kiểm tra và đánh giá dù đã thực hiện đến bước hoạch định và triển khai. Như vậy sẽ rất khó để đánh giá liệu kế hoạch đó có hiệu quả hay không? Thực hiện đã chuẩn hay chưa? Hiệu quả hoạt động có được nâng cao hay không?v.v. Hơn nữa, nếu thời điểm kiểm tra và đánh giá không được quyết định trước, thì chỉ có bước lập kế hoạch và triển khai được chú trọng, trong khi bước kiểm tra và đánh giá bị bỏ qua.

 

(4) Điều quan trọng trong A（Action- Hành động cải tiến）

Điều quan trọng là phải nắm rõ kết quả đánh giá.

Khi nhắc đến cải tiến, thường các tổ chức sẽ tiến hành theo ý tưởng, nhưng hãy đảm bảo việc nắm rõ kết quả kiểm tra, đánh giá để có thể quyết định đầu ra dựa trên kết quả kiểm tra, đánh giá đó và đây chính là tiền đề để tổ chức triển khai kế hoạch tiếp theo.