Bí quyết lựa chọn công ty tư vấn ISO 9001

 

Không ít doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tự triển khai xây dựng ISO và tìm đến sự trợ giúp của các đơn vị tư vấn bên ngoài. Nhưng làm sao để thuê được công ty tư vấn tốt nhất? Và cần lưu ý những gì khi lựa chọn công ty tư vấn? Trong bài viết này, 3AC sẽ chia sẻ cho bạn lợi ích và những điểm cần lưu ý khi lựa chọn công ty tư vấn ISO 9001. Và đặc biệt, chúng tôi có chuẩn bị sẵn checklist cho bạn tham khảo để việc lựa chọn được dễ dàng hơn!

Vui lòng tham khảo trang dưới đây để biết thêm thông tin chi tiết về chứng nhận & tái chứng nhận ISO!
>> Xem thêm: Tư vấn chứng nhận lần đầu, hỗ trợ trọn gói chỉ với 4.000.000/tháng
>> Xem thêm: Tỷ lệ đạt chứng nhận 100%! Tư vấn vận hành, tái chứng nhận

 

 

1. Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ tư vấn bên ngoài

(1) Không cần phải học kiến thức về tiêu chuẩn từ đầu

Các công ty tư vấn luôn có một đội ngũ chuyên gia tư vấn chuyên nghiệp.

Bởi vậy, bạn không cần phải nắm bắt hết tất cả nội dung các điều khoản từ 1 đến 10 của tiêu chuẩn, công ty tư vấn sẽ giải thích cho bạn các điều khoản cần thiết một cách dễ hiểu nhất. Không những thế, nếu bạn gặp khó khăn, bạn sẽ nhận được lời khuyên, nếu bạn không biết nên làm gì, bạn sẽ nhận được câu trả lời từ chuyên gia tư vấn. Như vậy, bạn có thể giảm thiểu được khá nhiều thời gian và công sức thay vì tự tìm hiểu.

 

(2) Được lên kế hoạch chi tiết về những việc cần làm

Công ty tư vấn sẽ lên kế hoạch chứng nhận ISO 9001 theo thời gian doanh nghiệp bạn muốn có chứng nhận, cho nên bạn sẽ không phải quá vội vàng hay phải làm thêm ngoài giờ trước buổi đánh giá. Ngược lại, bạn cũng không cần phải trì hoãn, kéo dài thời gian chứng nhận. Do đó, doanh nghiệp bạn có thể đạt được chứng nhận ISO 9001 một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Hơn nữa, bạn cũng sẽ được tư vấn chi tiết về những việc cần làm từ những bước đầu tiên cho đến khi đạt được chứng nhận, xóa tan nỗi lo về việc không biết mình cần phải làm gì.

 

(3) Được giới thiệu ví dụ thực tế của các công ty cùng ngành

Mượn trí tuệ của những người đi trước là con đường tắt dẫn đến thành công! Nếu bạn lựa chọn dịch vụ tư vấn, chuyên gia tư vấn có thể giới thiệu cho bạn những ví dụ thực tế về các công ty cùng ngành đã thành công trong việc đạt chứng nhận ISO 9001.
Vì thế, doanh nghiệp bạn sẽ được tư vấn về những vấn đề đặc trưng của ngành, hoặc những cách thức để giải quyết vấn đề – những vấn đề mà bạn không thể tìm kiếm trên internet.

 

2. 3 điểm cần lưu ý khi lựa chọn công ty tư vấn ISO 9001

(1) Khối lượng công việc doanh nghiệp bạn phải làm

Có 2 loại hình công ty tư vấn chính:
①Công ty tư vấn chỉ đưa ra lời khuyên
②Công ty tư vấn không chỉ đưa ra lời khuyên mà còn hỗ trợ công việc xây dựng hệ thống tài liệu khác

Sẽ chẳng có ý nghĩa gì nếu đã mất công sử dụng dịch vụ của công ty tư vấn để giảm bớt gánh nặng công việc liên quan đến ISO 9001 của công ty mà vẫn phải thực hiện tất cả các công việc!

Nếu bạn lựa chọn công ty tư vấn giá rẻ, họ sẽ chỉ đưa ra lời khuyên, còn tất cả công việc và những vấn đề phát sinh đều do người phụ trách ISO phải thực hiện thâm chí phải làm thêm ngoài giờ. Bởi vậy, khi lựa chọn công ty tư vấn, bạn cần phải xác nhận rõ “phạm vi được hỗ trợ” với công ty tư vấn.

 

(2) Doanh nghiệp bạn có được tư vấn xây dựng hệ thống ISO phù hợp với tình hình thực tế hay không?

Trong số các công ty tư vấn chứng nhận ISO có không ít công ty tư vấn triển khai xây dựng ISO 9001 bằng cách sử dụng y nguyên hệ thống tài liệu mẫu mà công ty tư vấn đó đã tạo lập. Thoạt nhìn, có thể bạn cho rằng việc sử dụng tài liệu sẵn có của công ty đã đạt được chứng nhận ISO 9001 có vẻ hiệu quả, đúng không?
Tuy nhiên, việc cố áp dụng tài liệu mẫu vào trong một doanh nghiệp đa dạng về quy mô và ngành nghề chắc chắn sẽ phát sinh rất nhiều vấn đề. Phát sinh thêm những hồ sơ không cần thiết, những quy định, hệ thống không liên quan tới công việc chỉ để đối phó, rút cuộc rất nhiều gánh nặng đè lên doanh nghiệp sau khi đạt được chứng nhận ISO 9001.

Cũng có trường hợp sử dụng hệ thống tài liệu sẵn có của doanh nghiệp lớn để xây dựng cho doanh nghiệp nhỏ. Vì thế số lượng hồ sơ không cần thiết nhiều đến nỗi lấp đầy 3 tầng tủ hồ sơ, và nếu sắp xếp, sàng lọc lại thì số lượng hồ sơ cần thiết chỉ còn 1 tầng.
Ngoài ra, cũng có nhiều trường hợp không cần phải xây dựng hệ thống tài liệu mới hoàn toàn cho ISO 9001 mà chỉ cần sử dụng những bảng biểu quản lý được sử dụng trong công việc hiện tại của công ty.

Vì vậy, việc lựa chọn một công ty tư vấn có thể hỗ trợ xây dựng hệ thống ISO 9001 phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp bạn là vô cùng quan trọng.

 

(3) Doanh nghiệp bạn có được hướng dẫn vận hành sau khi đạt chứng nhận IS09001 không và có được chia sẻ bí quyết vận hành hay không?

Được cấp giấy chứng nhận chưa phải là điểm dừng trong hành trình áp dụng ISO 9001, doanh nghiệp bạn cần phải tiến hành cải tiến liên tục và vận hành theo chu trình PDCA; đồng thời tiến hành đánh giá giám sát hàng năm và đánh giá tái chứng nhận 3 năm/lần để có thể duy trì chứng nhận ISO 9001.
Vì lẽ đó, bạn không nên lựa chọn công ty tư vấn “chỉ hỗ trợ cho đến khi đạt chứng nhận” mà nên lựa chọn đơn vị “có thể ủy thác công việc và hỗ trợ vận hành sau khi đạt chứng nhận hoặc tái chứng nhận”.

Ngoài ra, bạn cũng cần phải chú ý khi áp dụng hệ thống quản lý mà công ty tư vấn hỗ trợ xây dựng. Bởi vì khi được tư vấn, bạn chỉ nhận được bí quyết của hệ thống quản lý mà công ty tư vấn tạo ra để họ dễ sử dụng, nên khi hợp đồng tư vấn kết thúc, bạn có thể sẽ không biết cách áp dụng hệ thống quản lý và dẫn đến việc bạn sẽ phải xây dựng lại hệ thống ISO 9001 từ đầu.

Tóm lại, bạn nên lựa chọn công ty tư vấn vừa hỗ trợ vận hành vừa chia sẻ kiến ​​thức và bí quyết về ISO 9001.

 

3. Checklist lựa chọn công ty tư vấn

Mời các bạn cùng tham khảo checklist sau để biết cách lựa chọn công ty tư vấn phù hợp nhé.

(1) Checklist các vấn đề chính cần làm rõ

□ Có hỗ trợ công việc không? (Xác nhận phạm vi được hỗ trợ)
□ Có được xây dựng ISO 9001 phù hợp với ngành nghề và quy mô của công ty mà không sử dụng tài liệu sẵn có hay không?
□ Có thể ủy thác hỗ trợ vận hành sau khi đạt chứng nhận không?
□ Sau khi kết thúc hợp đồng vẫn Có được bí quyết vận hành cho công ty mình.
□ Chi phí có cao quá không?

 

(2) Checklist bổ sung

□ Có giới hạn tần suất tư vấn và gặp gỡ không? (có phát sinh chi phí bổ sung hay không?)
□ Có thường xuyên cập nhật thông tin ISO 9001 mới nhất không?
□ Chuyên viên tư vấn là nhân viên chính thức và được đào tạo bài bản không?
□ Tính cách của nhân viên bán hàng hoặc chuyên viên tư vấn có hợp với bạn không?