3 bước tạo nên sự khác biệt trước khi xây dựng ISO 14001

Bước đầu tiên trên hành trình lấy chứng chỉ ISO 14001 chính là xây dựng hệ thống quản lý, lập kế hoạch và chuẩn bị ngân sách để thực hiện. Trong bài viết này, 3AC sẽ chia sẻ tới các bạn tổng quan quá trình xây dựng hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 và 3 bước cần thực hiện trước khi xây dựng hệ thống quản lý môi trường ISO 14001.

1. Những việc cần làm trước khi xây dựng HTQLMT ISO 14001

Xây dựng ISO 14001 là việc thiết lập một hệ thống để quản lý tổ chức, cụ thể, đó là việc thiết lập các quy trình và tiêu chuẩn của công ty và xây dựng các quy định rõ ràng theo tiêu chuẩn ISO 14001.
Trong quá trình xây dựng hệ thống, doanh nghiệp bạn có thể gặp khó khăn.

Dưới đây là 3 bước cần thực hiện để xây dựng HTQLMT ISO 14001:
(1) Thiết lập hệ thống vận hành
(2) Đảm bảo nguồn lực cần thiết
(3) Lập kế hoạch vận hành

Việc xác định rõ 3 bước trên sẽ có tác động tích cực đến việc áp dụng sau khi xây dựng.

(1) Thiết lập hệ thống vận hành

Thiết lập hệ thống vận hành là bước đầu tiên trong hành trình lấy chứng chỉ ISO.
Để vận hành hệ thống quản lý môi trường ISO 14001, tổ chức cần quyết định người chịu trách nhiệm chính (dưới đây gọi là Đại diện Lãnh đạo) để triển khai vận hành vì rất khó để kiểm soát các hoạt động riêng lẻ.

Tuy nhiên, trên thực tế, khi đã chọn được Đại diện Lãnh đạo thì việc triển khai đôi khi lại chỉ có người này thực hiện. Nếu vậy, nó sẽ không hoạt động như một hệ thống quản lý.
Hệ thống quản lý phải được toàn bộ cán bộ nhân viên trong tổ chức thực hiện, với người Đại diện Lãnh đạo ở trung tâm và người phụ trách ở mỗi bộ phận hoặc cấp bậc.

(2) Đảm bảo nguồn lực cần thiết

Bước thứ hai là đảm bảo các nguồn lực cần thiết.
Việc đạt chứng nhận ISO 14001 sẽ rất tốn kém, vì vậy doanh nghiệp cần phải có ngân sách để thực hiện.

Để đảm bảo ngân sách, bạn cần nắm được chi phí thực hiện. Chi phí cần thiết bao gồm chi phí xây dựng hệ thống quản lý như chi phí tư vấn, chi phí đánh giá, chi phí thiết bị và các chi phí khác, v.v..

(3) Lập kế hoạch vận hành

Bước thứ ba là xây dựng kế hoạch vận hành.
Nếu mục đích của việc áp dụng ISO 14001 là để “đạt được chứng nhận ISO 14001”, bạn cần đặt mục tiêu cho thời hạn lấy chứng chỉ.
Sau khi đã quyết định thời hạn đạt chứng nhận ISO 14001, bạn phải lên kế hoạch về thời gian hoàn thành việc xây dựng, thời gian bắt đầu triển khai việc áp dụng và thời gian đánh giá theo trình tự.

Không ít doanh nghiệp tiến hành mà không có kế hoạch hay mục tiêu cụ thể mà chỉ đơn giản là “muốn đạt được chứng nhận càng sớm càng tốt”. Nếu không có kế hoạch, việc xây dựng sẽ không dễ dàng hoàn thành và một số hoạt động có thể sẽ bị trì trệ.

Bên cạnh đó, bạn sẽ không thể triển khai vận hành ISO suôn sẻ do có khoảng cách với công việc chính, và khi bạn nhận ra điều đó, bạn đã mất rất nhiều thời gian và công sức, vì vậy trước tiên hãy làm rõ mục tiêu.

2. Xây dựng sổ tay và chính sách ISO 14001

Việc cần thực hiện trong giai đoạn xây dựng ISO 14001 là tạo lập sổ tay môi trường.
Đó là việc xây dựng các quy định của riêng công ty sao cho phù hợp với các yêu cầu của ISO 14001.

Doanh nghiệp nào cũng có sổ tay hướng dẫn và danh sách công việc cho từng bộ phận, từng công đoạn.
Các hoạt động mà công ty đang thực hiện hoặc các quy trình, quy định có sẵn cũng cần được tổng hợp dưới dạng văn bản theo tiêu chuẩn ISO 14001.
Trong hệ thống tài liệu, tài liệu quan trọng nhất là chính sách môi trường. Lãnh đạo cao nhất của tổ chức phải xây dựng định hướng và chính sách hành động cho hệ thống quản lý môi trường và phổ biến chính sách này trong nội bộ cũng như bên ngoài.

3. Áp dụng ISO 14001

Khi việc xây dựng hoàn tất, là đến bước vận hành ISO 14001.

Vận hành ISO 14001 bao gồm việc xác định các khía cạnh môi trường, quản lý mục tiêu, đào tạo, đánh giá việc tuân thủ, huấn luyện ứng phó với tình huống khẩn cấp, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo, v.v.
Tóm lại, vận hành ISO 14001 là thực hiện những gì được quy định trong sổ tay môi trường.