Chu trình PDCA của tiêu chuẩn ISO 14001

Chu trình PDCA trong tiêu chuẩn ISO 14001 là nền tảng của các hoạt động của hệ thống quản lý. Trong bài viết này, 3AC sẽ giải thích nội dung chu trình PDCA của ISO 14001 và những điểm cần thiết để thực hiện suôn sẻ các hoạt động xác định rủi ro, cơ hội và các khía cạnh môi trường, hoạch định các mục tiêu, xem xét của lãnh đạo và hành động khắc phục.

1. Chu trình PDCA là gì?

Chu trình PDCA là một cơ chế cải tiến liên tục.

PDCA là viết tắt của Plan (Lập kế hoạch) – Do (Thực hiện) – Check (Kiểm tra) – Act (Cải tiến). Đây là 4 công đoạn vô cùng quan trọng trong tất cả các hệ thống quản lý.

2. Tầm quan trọng của việc áp dụng chu trình PDCA

Chu trình PDCA là nền tảng của hệ thống quản lý.

Áp dụng chu trình PDCA sẽ dẫn đến các hoạt động cải tiến liên tục.
Hơn nữa, cũng giống như việc thực hiện các cải tiến để phòng ngừa các lỗi tương tự, việc áp dụng chu trình PDCA sẽ dẫn đến các cải tiến và nâng cao năng lực quản lý.
Các yêu cầu được xây dựng dựa trên cơ sở áp dụng chu trình PDCA này cho ISO 14001 cũng như tất cả các tiêu chuẩn khác.

3. Nội dung chu trình PDCA của tiêu chuẩn ISO 14001

Theo tiêu chuẩn ISO 14001, chu trình PDCA tương ứng với 4 bước thực hiện. Cụ thể như sau:

・Plan: Xác định các khía cạnh môi trường, giải quyết các rủi ro và cơ hội, thiết lập và quản lý các mục tiêu;
・Do: Tiến hành kế hoạch, ví dụ, thực hiện đào tạo và huấn luyện ứng phó tình huống khẩn cấp và các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu;
・Check: Đánh giá sự tuân thủ, đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo;
・Act: Hành động khắc phục, đầu ra của xem xét lãnh đạo.

4. Ví dụ cụ thể về chu trình PDCA của tiêu chuẩn ISO 14001

Đầu tiên, tại bước Plan – Hoạch định là việc xác định các khía cạnh môi trường, xác định rủi ro và cơ hội, đồng thời thiết lập các mục tiêu.

Ví dụ: với mục tiêu là tăng 20% ​​hiệu quả công việc.
Để tăng 20%, trước hết, bạn phải nắm rõ công việc của bạn hiện đang chiếm bao nhiêu thời gian và tìm cách cắt giảm quy trình.
Đó chính là việc lên kế hoạch tổ chức môi trường làm việc.

Tiếp theo, là bước Do – Thực hiện là việc sắp xếp lại môi trường làm việc bằng cách sàng lọc mọi thứ và loại bỏ những thứ không cần thiết.

Và tại bước Check, hãy kiểm tra xem môi trường làm việc ngăn nắp có còn những thứ không cần thiết hay việc sắp xếp những thứ do nhiều người quản lý đã phù hợp chưa.

Cuối cùng là bước Act – Cải tiến là việc kiểm chứng xem liệu hiệu quả công việc có được cải thiện 20% bằng cách sắp xếp lại môi trường làm việc hay không và nếu không đạt được thì tại sao và ngược lại, liệu có cách nào để cải thiện hiệu quả hơn nữa hay không.

Đây cũng chính là một chu kỳ PDCA.

5. Để áp dụng hiệu quả chu trình PDCA theo tiêu chuẩn ISO 14001

Chìa khóa để áp dụng thành công chu trình PDCA là thực hiện theo trình tự 4 bước P, D, C và A.

Ví dụ, có không ít doanh nghiệp bắt đầu từ D mà không lập kế hoạch tại bước P.

Tại bước P, đầu tiên doanh nghiệp cần thiết lập mục tiêu và nắm bắt tình hình hiện tại, sau đó lập kế hoạch những việc cần làm để đạt được mục tiêu đó.
Chu trình PDCA sẽ chỉ có hiệu lực khi nó được thực hiện theo đúng kế hoạch.
Và điều quan trọng là phải kiểm tra xem nó có diễn ra trôi chảy hay không và nếu không thì phải phân tích và kiểm chứng, thay vì làm xong để đấy.
Lưu ý, không nên kiểm tra đột ngột mà hãy đảm bảo sắp xếp thời gian kiểm tra khi lập kế hoạch tại bước P.

Cuối cùng là bước A – Cải tiến, có nhiều điểm chưa thể thực hiện được đầy đủ.
Bằng cách cải thiện kết quả đồng thời kiểm tra tính phù hợp của từng quá trình lập kế hoạch, thực hiện và kiểm tra, kế hoạch tiếp theo sẽ có chất lượng cao hơn.