3 bước tạo nên sự khác biệt trước khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001

Bước đầu tiên trên hành trình áp dụng ISO 9001 đó chính là xây dựng hệ thống quản lý. Với ISO 9001, bạn chỉ cần thực hiện 3 điều trước khi xây dựng hệ thống, thì việc xây dựng và vận hành sau đó sẽ trở nên suôn sẻ hơn. Trong bài viết này, 3AC sẽ chia sẻ tới các bạn 3 bước cần thực hiện trước khi xây dựng, vận hành hệ thống quản lý chất lượng.

１．Xây dựng ISO 9001 là gì?

Hệ thống quản lý là một cơ chế các hoạt động để quản lý một tổ chức.
Xây dựng theo ISO 9001 có nghĩa là xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng.
Cụ thể, đó là việc xây dựng các quy tắc, luật lệ và tiêu chuẩn trong tổ chức.

２．Công việc thực hiện trước khi xây dựng ISO 9001

Khi nói tổ chức áp dụng ISO 9001, không đồng nghĩa với việc tổ chức có thể vận hành ngay lập tức.

Đầu tiên, tổ chức cần phải hoàn thành việc thiết lập quy tắc và những tiêu chuẩn v.v. sau đó bắt đầu tiến hành vận hành theo các quy tắc đó.
Ngoài ra, nếu tổ chức ngay lập tức thực hiện các hoạt động xây dựng hệ thống, có nhiều trường hợp sẽ bị gặp rắc rối trong quá trình thực hiện nên trước khi xây dựng hệ thống, cần thực hiện 3 công việc sau đây:

（１）Xây dựng sơ đồ tổ chức cho việc vận hành
（２）Lập kế hoạch vận hành
（３）Đảm bảo nguồn lực cần thiết

Dưới đây 3AC sẽ chia sẻ cụ thể về 3 bước này.

（１）Xây dựng sơ đồ tổ chức cho việc vận hành ISO 9001

Đầu tiên, khi đã hình dung tổng quan về việc vận hành ISO 9001, tổ chức cần quyết định người chịu trách nhiệm chính trong việc triển khai vận hành ISO 9001.

Tất nhiên, 1 người phụ trách không thể thực hiện tất cả hoạt động nhưng cần phải có 1 người làm chỉ huy để toàn bộ tổ chức có thể thực hiện các hoạt động của hệ thống.

Vai trò, nhiệm vụ của các nhân viên khác có thể được quyết định sau khi xây dựng hệ thống. Ví dụ: lựa chọn đánh giá viên đánh giá nội bộ, v.v..

（２）Lập kế hoạch vận hành ISO 9001

Sau khi đã hoàn thành bước lập sơ đồ tổ chức, tiếp theo là kế hoạch vận hành.

Đầu tiên, tổ chức cần xác định điểm đích cuối cùng “thời gian muốn đạt được chứng nhận” v.v., sau đó lên kế hoạch về thời gian hoàn thành việc xây dựng hệ thống, thời gian bắt đầu vận hành, thời gian đánh giá v.v.
Có khá nhiều tổ chức không lập kế hoạch mà tiến hành vận hành hệ thống ngay.
Và có không ít những tổ chức triển khai không khoa học, sai lệch so với dự kiến dẫn đến việc đạt chứng nhận muộn hơn dự kiến, hoặc có thể việc đạt chứng nhận bị gián đoạn, bảo lưu.

（３）Đảm bảo nguồn lực cần thiết

Trong quá trình lên kế hoạch vận hành, tổ chức có thể phát hiện ra “các nguồn lực cần thiết”.

Nguồn lực cần thiết cho việc đạt được chứng nhận ISO 9001 đó chính là ngân sách.
Ngân sách bao gồm chi phí đánh giá, chi phí xây dựng hệ thống (bao gồm chi phí tư vấn), chi phí phát sinh khác v.v.

Ngoài ra, không có trang thiết bị đặc biệt nào chỉ để phục vụ việc áp dụng ISO 9001, tổ chức chỉ cần có trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công việc thực tế là đủ.

３．Văn bản hóa quy tắc của ISO 9001

ISO 9001 chính là việc quy tắc hóa những hoạt động cần phải thực hiện của doanh nghiệp, nếu đã nắm bắt được nội dung mục đích của các hạng mục yêu cầu của tiêu chuẩn, có thể nhiều tổ chức đã và đang thực hiện điều này.
Tuy nhiên, cần phải thực hiện văn bản hóa những tiêu chuẩn, hoạt động đang thực hiện đó tại công ty.

Dưới đây là ví dụ về quản lý dịch vụ và sản phẩm của 1 công ty sản xuất:

(1) Quy trình nhận đơn hàng
Tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng trong buổi họp, nhận bản vẽ và thông số kỹ thuật.
Sau khi nhận được thông tin, tiến hành phát hành báo giá.
↓
(2) Quy trình đặt hàng
Sau khi quyết định ký hợp đồng sau khi báo giá, cần tiến hành đặt hàng nguyên vật liệu cần thiết.
↓
(3) Quy trình sản xuất
Sử dụng bản vẽ và thông số kỹ thuật, lập bảng công đoạn và bảng kế hoạch trong công ty, tiến hành sản xuất sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng.
↓
(4) Quy trình kiểm tra
Tiến hành công đoạn kiểm tra cuối cùng trước khi giao hàng.

Tất cả những gì bạn phải làm là viết ra loại hồ sơ nào sẽ được sử dụng để thực hiện quy trình công việc trên.
Trong hầu hết các trường hợp các doanh nghiệp đều có hướng dẫn công việc và danh sách công việc cho mỗi quy trình, vì vậy tổ chức nên tạo một tài liệu tổng hợp như một sổ tay chất lượng.

４．Phổ biến chính sách chất lượng trong tổ chức

Khi tổ chức đã thực hiện được các điều trên, cũng đồng nghĩa với việc hoàn thành việc xây dựng hệ thống. Bước tiếp theo sẽ là công tác vận hành.
Hồ sơ cần thiết và quan trọng nhất trong ISO 9001 đó là “chính sách chất lượng”. Hồ sơ này thể hiện phương châm và thái độ xử lý vấn đề để vận hành hệ thống quản lý chất lượng. “Chính sách chất lượng” được lãnh đạo của tổ chức quyết định, mọi nhân viên trong tổ chức cần phải nhận thức được điều đó.

５．Bắt đầu vận hành ISO 9001

Sau khi đã hoàn thành xây dựng các quy tắc và sổ tay chất lượng, tổ chức cần thực hiện các công việc thực tế dựa theo quy tắc và sổ tay chất lượng đó. Đây chính là vận hành.

Tuy chỉ là thực hiện các công việc vẫn thường làm, nhưng khi bổ sung thêm các điều đó, tổ chức cũng cần thực hiện đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo.

>>Xem thêm: Những điều cần biết trước khi tái chứng nhận ISO 9001! Bí quyết đánh giá nội bộ