Những lưu ý khi thay đổi nhân viên ISO

 

Ngày càng nhiều doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 nhằm mang đến những sản phẩm, dịch vụ chất lượng đạt chuẩn quốc tế nâng cao sự hài lòng, đáp ứng mong muốn của khách hàng. Và để thực hiện được điều đó, doanh nghiệp cần có sự hỗ trợ của nhân viên ISO. Nhân viên ISO có vai trò quan trọng và không thể thiếu, họ giúp doanh nghiệp có thể vận hành hệ thống quản lý được suôn sẻ hơn.
Tuy nhiên, trong quá trình áp dụng ISO 9001, doanh nghiệp không thể không tránh khỏi khả năng thay đổi nhân sự. Trong bài viết này, 3AC sẽ chia sẻ những lưu ý khi thay đổi nhân viên ISO và khi bàn giao công việc của nhân viên ISO.

 

 

1. Mục đích của việc bàn giao công việc ISO 9001

Mục đích của việc bàn giao công việc ISO nhằm “xây dựng một hệ thống quản lý sao cho doanh nghiệp vẫn có thể vận hành hiệu quả ISO 9001 ngay cả khi không có nhân viên ISO hiện tại”.

Để việc vận hành hệ thống quản lý chất lượng được suôn sẻ, doanh nghiệp có thể xem xét 3 yếu tố dưới đây:
(1) Nhân viên ISO nắm và hiểu rõ về tiêu chuẩn ISO 9001
(2) Nhân viên ISO có năng lực thực hiện nghiệp vụ ISO 9001
(3) Vận hành ISO 9001 liên tục

 

2. Cần làm gì khi bàn giao công việc ISO 9001

Như đã đề cập ở trên, doanh nghiệp cần đảm bảo việc vận hành hệ thống được hiệu quả trong trường hợp có sự thay đổi nhân viên ISO.
Chúng ta cùng phân tích cụ thể hơn 3 nội dung dưới đây:

(1) Nhân viên ISO nắm và hiểu rõ về tiêu chuẩn ISO 9001

Cho dù công ty đã đạt chứng nhận và đang duy trì vận hành ISO 9001 đi chăng nữa, điều đó không đồng nghĩa với việc toàn bộ nhân viên nắm và hiểu rõ về tiêu chuẩn ISO 9001.

Việc nhân viên ISO nắm và hiểu rõ về tiêu chuẩn ISO 9001 (là tiêu chuẩn như thế nào và mục đích là gì) giúp việc vận hành hệ thống của doanh nghiệp được suôn sẻ hơn.

 

(2) Nhân viên ISO có năng lực thực hiện nghiệp vụ ISO 9001

Lý tưởng nhất là người được bàn giao công việc ISO có thể tự mình vận hành ISO 9001 mà không cần phụ thuộc vào nhân viên ISO trước.

Trên thực tế, công tác bàn giao công việc thường được thực hiện vào thời điểm nhân viên ISO nghỉ việc. Vậy nên, doanh nghiệp cần tạo ra một cơ chế làm việc sao cho công việc được triển khai một cách suôn sẻ bằng cách lưu giữ thông tin dưới dạng văn bản chứ không chỉ đơn thuần là nói miệng để tránh việc hiểu nhầm và tranh chấp xảy ra sau này.

Nhân viên ISO cần nắm rõ vai trò của nhân viên ISO và các nhân viên khác trong quá trình vận hành ISO 9001.

 

(3) Vận hành ISO 9001 liên tục

Điều quan trọng nhất trong quá trình vận hành ISO 9001 là “khả năng vận hành liên tục”.

Nếu thực hiện được điều này, bạn sẽ không cần phải lo lắng trước kỳ đánh giá.
Doanh nghiệp cần lên kế hoạch thực hiện các công việc ISO 9001, và thường xuyên quản lý kế hoạch đó.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần lên danh sách và lên kế hoạch thực hiện những công việc cần làm. Bằng cách thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc, doanh nghiệp bạn có thể vận hành mà không bị bỏ sót bất cứ điều gì.

 

3. Những lưu ý khi nhân viên ISO hiện tại bàn giao công việc

Đầu tiên, nhân viên ISO cần phải liệt kê các công việc liên quan đến ISO 9001.

Bạn cũng có thể tìm kiếm các hoạt động trong lịch trình tổng thể mà doanh nghiệp bạn đang quản lý nếu có. Nếu không có lịch trình tổng thể, doanh nghiệp nên tạo lập một lịch trình vào thời điểm bàn giao cũng được. Như vậy, người được bàn giao có thể dễ dàng nắm bắt được tổng quan công việc.

Trong những công việc đã được liệt kê ra, bạn hãy phân loại thành 2 nhóm công việc và mô tả thật chi tiết: “những công việc cần thực hiện trong thời gian bàn giao” và “những công việc cần thực hiện sau khi đã bàn giao”.
Người bàn giao có thể truyền đạt nội dung công việc có thể làm trong thời gian bàn giao khi thực hiện OJT. Những công việc thực hiện sau khi bàn giao là những công việc cần thực hiện khi không có người bàn giao.

 

4. Những lưu ý khi nhân viên ISO mới được bàn giao công việc

Đối với người phụ trách mới có thể có nhiều công việc khá khó khăn.
Điều khó khăn nhất có lẽ là “không biết cách thực hiện các công việc được bàn giao cho dù có hướng dẫn công việc đi chăng nữa”.
Đây là khó khăn thường xảy ra ngay cả khi bạn được bàn giao bằng văn bản.
Bởi vì “Hướng dẫn công việc được tạo lập dựa trên quan điểm chủ quan của nhân viên ISO hiện tại”.

Mức độ lý giải tài liệu hướng dẫn công việc của người có kinh nghiệm và người chưa có kinh nghiệm có sự khác nhau. Nếu được đào tạo bằng hình thức OJT, bản thân nhân viên ISO mới sẽ tự tạo lập quy trình làm việc, và có thể tự kiểm tra việc thực hiện có đúng quy trình hay không.

 

5. Những thủ tục cần thiết khi thay đổi nhân viên ISO

Khi thay đổi nhân viên ISO, doanh nghiệp cần liên hệ báo cáo với Tổ chức chứng nhận về sự thay đổi này.

Khi chứng nhận, phía doanh nghiệp cần phải liên hệ lấy báo giá hoặc sắp xếp lịch trình với Tổ chức chứng nhận. Vậy nên, khi thay đổi nhân viên ISO, doanh nghiệp cần liên hệ báo cáo với Tổ chức chứng nhận về sự thay đổi này.

Nếu bạn không rõ thủ tục này, bạn chỉ cần liên hệ tới Tổ chức chứng nhận, họ sẽ hướng dẫn bạn.

Nếu không liên lạc tới Tổ chức chứng nhận, có thể doanh nghiệp không thể thực hiện được các thủ tục hành chính như xác nhận chi phí đánh giá, sắp xếp lịch trình đánh giá v.v.
Mà khi liên lạc bị gián đoạn, các vấn đề phát sinh như kế hoạch đánh giá bị quyết định đột ngột, hoặc thắc mắc về vấn đề liên quan đến chi phí đánh giá có thể sẽ không được giải quyết.