7 điều cần xác nhận trước khi sử dụng dịch vụ tư vấn ISO 9001

Nhu cầu triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 ngày càng tăng kéo theo sự ra đời của rất nhiều đơn vị tư vấn. Các đơn vị tư vấn này có nhiệm vụ hỗ trợ tổ chức/doanh nghiệp xây dựng thành công hệ thống quản lý chất lượng, và giúp tổ chức/doanh nghiệp đạt được chứng nhận ISO 9001.
Tuy nhiên, trước khi sử dụng dịch vụ tư vấn ISO 9001 của bất cứ đơn vị nào, bạn cần phải kiểm tra 7 nội dung sau: phạm vi dịch vụ, chi phí, tốc độ phản hồi, địa điểm hỗ trợ, quy mô hỗ trợ, năng lực của chuyên gia tư vấn, hệ thống hỗ trợ.

1. Hỗ trợ áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 là gì?

Hỗ trợ áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 là việc một công ty tư vấn ISO chuyên nghiệp hỗ trợ tổ chức/doanh nghiệp bạn xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng, đồng thời giúp tổ chức/doanh nghiệp đạt được chứng nhận ISO 9001.

Cùng là công ty tư vấn ISO, tuy nhiên nội dung dịch vụ hỗ trợ của mỗi công ty tư vấn là khác nhau. Có thể chia ra 3 hình thức hỗ trợ chính dưới đây:
Loại hình ①: Chia sẻ bí quyết công việc;
Loại hình ②: Hỗ trợ trọn gói;
Loại hình ③: Chuyên gia tư vấn đóng vai trò là thành viên trong Ban ISO của doanh nghiệp.

(1) Loại hình ①: Chia sẻ bí quyết công việc

Đây là loại hình dịch vụ tư vấn thông thường từ trước đến hiện nay.
Công ty tư vấn sẽ chia sẻ kiến thức, kỹ năng và bí quyết hỗ trợ doanh nghiệp triển khai xây dựng ISO 9001. Bạn sẽ nhận được lời khuyên từ chuyên gia tư vấn nhưng về căn bản bạn sẽ phải tự thực hiện tất cả các công việc.
Nếu biết cách sử dụng hiệu quả thì loại hình này có ưu điểm là độ tự do cao, nhưng nhược điểm của nó là hơi mất thời gian và công sức.

(2) Loại hình ②: Hỗ trợ trọn gói

Đây là loại hình dịch vụ mà doanh nghiệp bạn có thể giao phó toàn bộ việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 cho đơn vị tư vấn.
Ưu điểm lớn nhất của loại hình này là bạn không cần phải lo lắng quá nhiều mà vẫn có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên, loại hình có một nhược điểm là ISO sẽ xa rời thực tế, xây dựng ISO chỉ để đối phó với các cuộc đánh giá và nó hầu như không liên quan gì đến tình hình thực tế của doanh nghiệp.

(3) Loại hình ③: Chuyên gia tư vấn đóng vai trò là thành viên trong Ban ISO của doanh nghiệp

Đây là loại hình dịch vụ giúp bạn vừa được cung cấp kiến thức, kỹ năng và bí quyết công việc liên quan đến ISO vừa có thể tự đưa ra quyết định và thực hiện công việc thực tế, chỉ giao phó các phần việc liên quan đến ISO cho công ty tư vấn. Tất nhiên, nội dung của công việc này là kết quả của quá trình ra quyết định và triển khai công việc trên thực tế. Đây là loại hình trung gian kết hợp thành công ưu điểm của loại hình dịch vụ ① và ② kể trên.

Trong 3 loại hình này, bạn nên lựa chọn loại hình phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình, tốt nhất bạn nên chọn đơn vị trả lời rõ ràng cho bạn nội dung dịch vụ thực chất mà đơn vị đó cung cấp.

2. Mục đích của việc sử dụng dịch vụ tư vấn ISO 9001

Có 2 mục đích chính của việc sử dụng dịch vụ tư vấn ISO 9001:

(1) Nhằm tiết kiệm công sức

Để đạt được chứng nhận ISO chắc chắn bạn sẽ phải tốn không ít thời gian và công sức để chuẩn bị cho kỳ đánh giá. Cho nên, bạn có thể tìm đến các công ty tư vấn để hỗ trợ bạn sắp xếp thời gian chứng nhận và xây dựng hệ thống hồ sơ, tài liệu phù hợp, v.v..

(2) Nhằm đạt được hiệu quả từ việc áp dụng ISO

Sử dụng dịch vụ hỗ trợ áp dụng ISO 9001 của các công ty tư vấn để có thể đạt được hiệu quả mà doanh nghiệp bạn mong muốn. Bạn có thể nhờ công ty tư vấn thực hiện chức năng đánh giá nội bộ để kiểm tra nội bộ doanh nghiệp và giải quyết các vấn đề giúp bạn.

3. 7 điều cần xác nhận trước khi sử dụng dịch vụ tư vấn ISO 9001

(1) Phạm vi dịch vụ

Đó là 3 loại hình dịch vụ kể trên:
Loại hình dịch vụ ①: Chia sẻ bí quyết công việc;
Loại hình dịch vụ ②: Hỗ trợ trọn gói;
Loại hình dịch vụ ③: Chuyên gia tư vấn đóng vai trò là thành viên trong Ban ISO của doanh nghiệp.

(2) Chi phí

Bạn nên xem xét chi phí của đơn vị tư vấn đó có phù hợp với kết quả mong muốn của doanh nghiệp bạn không (ví dụ: “Giảm thiểu công sức”, “Vận hành ISO có hiệu lực”, v.v..) và chi phí có rẻ hơn so với việc thuê một nhân viên phụ trách ISO hay không.

(3) Tốc độ phản hồi

Bạn nên tránh những công ty có phản hồi chậm ngay trong giai đoạn trao đổi trước khi ký hợp đồng.
Bởi những công ty như vậy thì khi bắt đầu sử dụng dịch vụ, tốc độ phản hồi của họ cũng có thể sẽ chậm trễ.
Khi bạn có những thắc mắc cần được giải đáp ngay, hoặc có chuyện quan trọng cần được tư vấn mà họ trả lời muộn thì sẽ không còn ý nghĩa gì nữa.

(4) Địa điểm hỗ trợ

Bạn nên xác nhận xem công ty tư vấn đó có thể hỗ trợ được những khu vực nào.
Đặc biệt đối với các công ty có nhiều chi nhánh, có thể một số địa điểm sẽ nằm ngoài phạm vi hỗ trợ của công ty tư vấn. Đặc biệt khi bạn đang thực hiện tư vấn riêng lẻ, bạn có thể chỉ trả lời được trong phạm vi gần hoặc có thể mất thời gian để phản hồi cho nhiều địa điểm.

(5) Quy mô hỗ trợ

Bạn nên xác nhận xem công ty tư vấn đó có thể hỗ trợ quy mô công ty bạn (số lượng nhân viên áp dụng) hay không.
Có thể có nhiều công ty tư vấn trả lời rằng “Chúng tôi có khả năng hỗ trợ quy mô của Quý công ty”, tuy nhiên để chắc chắn bạn nên xác nhận xem công ty tư vấn đó đã có kinh nghiệm thực tế với quy mô tương tự với công ty chúng ta hay chưa.
Hầu hết quy mô của mỗi công ty và quy định công ty là khác nhau, nên khi trao đổi thông tin có thể sẽ gặp khó khăn.

(6) Năng lực của chuyên gia tư vấn

Bạn nên tìm hiểu xem chuyên gia tư vấn công ty đó như thế nào?
・Có hỗ trợ được các loại quy mô hay không?
・Có kinh nghiệm trong các lĩnh vực khác không?
・Có thể thay đổi chuyên gia tư vấn trong trường hợp không hợp không?

(7) Hệ thống hỗ trợ

Bạn nên tìm hiểu kỹ cơ chế hỗ trợ của đơn vị tư vấn trước khi quyết định sử dụng dịch vụ. Bởi nếu tất cả đều do 1 chuyên gia tư vấn xử lý thì khi vượt quá khả năng của họ, công tác tư vấn có thể bị gián đoạn.
Bởi vậy, tốt hơn hết bạn nên lựa chọn công ty tư vấn có cơ chế hỗ trợ với nhiều chuyên gia tư vấn.