7 điều cần chuẩn bị cho đánh giá ISO 9001

 

ISO 9001 là một trong những tiêu chuẩn phổ biến nhất tại Việt Nam. Song, không ít doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn không biết cần chuẩn bị gì cho các cuộc đánh giá ISO 9001. Trong bài viết này, 3AC sẽ chia sẻ 7 điều cần chuẩn bị cho đánh giá ISO 9001.

 

 

1. Tại sao việc chuẩn bị cho đánh giá ISO 9001 lại cần thiết?

Doanh nghiệp sẽ đạt được chứng nhận ISO 9001 chỉ sau khi được xác nhận về việc doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý theo đúng chu trình PDCA, cho nên việc chuẩn bị các hoạt động cần thiết để đáp ứng các yêu cầu đánh giá là rất quan trọng.

Vậy khi nào là thời điểm thích hợp để bắt đầu chuẩn bị cho các cuộc đánh giá?
Doanh nghiệp nên bắt đầu chuẩn bị cho cuộc đánh giá tiếp theo ngay sau khi một cuộc đánh giá kết thúc.
Nói cách khác, doanh nghiệp nên triển khai thực hiện hệ thống quản lý trong trạng thái có thể tham gia đánh giá bất cứ lúc nào.
Lý tưởng nhất là “áp dụng ISO sát với tình hình thực tế” của doanh nghiệp.

 

2. 7 điều cần lưu ý khi chuẩn bị cho đánh giá ISO 9001

Còn gì lý tưởng hơn nếu doanh nghiệp bạn luôn trong trạng thái có thể đánh giá bất cứ lúc nào, nhưng thực tế thì không phải lúc nào cũng được như vậy.
Song, việc chuẩn bị tối thiểu là cần thiết, dưới đây 3AC xin chia sẻ 7 điều cần lưu ý khi chuẩn bị cho đánh giá ISO 9001.

 

(1) Chuẩn bị ngay sau khi đánh giá

Ngay sau khi một cuộc đánh giá kết thúc, bạn hãy lập kế hoạch về thời gian và nội dung các công việc cần thực hiện cho cuộc đánh giá tiếp theo.
Tổ chức chứng nhận sẽ xác nhận xem doanh nghiệp có thực hiện hệ thống quản lý đúng chu trình PDCA hay không.

Và để tiến hành đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo mà không bỏ sót bất cứ nội dung nào, bạn hãy lập một kế hoạch trước khi thực hiện.
Nếu bạn trì hoãn đến trước buổi đánh giá mới chuẩn bị thì chất lượng chuẩn bị sẽ giảm xuống vì bạn sẽ quá bận rộn với suy nghĩ: “Mình chưa làm gì cả, mình phải nhanh lên ngay bây giờ…!”
Kết quả là số lượng sự không phù hợp có thể tăng lên.

 

(2) Tiến độ kế hoạch đuổi kịp mục tiêu

Khi xem xét chu trình PDCA, chuyên gia đánh giá sẽ kiểm tra các nội dung sau:
“Có thiết lập mục tiêu không?”
“Có xây dựng kế hoạch để đạt được mục tiêu không?”
“Có thực hiện kế hoạch đúng tiến độ hay không?”

Trường hợp doanh nghiệp thiết lập mục tiêu chỉ để đối phó với ISO thì ISO sẽ xa rời tình hình thực tế của công ty. Như vậy sẽ rất dễ bị chuyên gia đánh giá đánh giá công ty bạn là công ty không đạt doanh số và lợi nhuận.
Vì vậy, doanh nghiệp cần chú ý về việc thiết lập mục tiêu.

 

(3) Thực hiện đầy đủ đánh giá nội bộ

Đối với các doanh nghiệp muốn có chứng chỉ ISO 9001 thì việc thực hiện đánh giá nội bộ là yêu cầu bắt buộc.
Đánh giá nội bộ tương ứng với C (Check) trong chu trình PDCA.
Vì vậy, đừng quên thực hiện đánh giá nội bộ và tạo lập hồ sơ tổng hợp nội dung của đánh giá nội bộ.

Tuy nhiên, ISO có hiệu lực 3 năm, vì vậy bạn không nhất thiết phải thực hiện đánh giá nội bộ ở tất cả các cơ sở trong 1 năm. Chỉ cần có kế hoạch 3 năm áp dụng cho toàn bộ cơ sở và thực hiện được theo kế hoạch đó là được.

 

(4) Thực hiện đầy đủ xem xét của lãnh đạo

Xem xét của lãnh đạo cũng là một phần trong chu trình PDCA cho nên việc thực hiện xem xét của lãnh đạo là yêu cầu bắt buộc. Và sau khi thực hiện cần lưu giữ biên bản ghi chép nội dung xem xét.

Một số doanh nghiệp không thực hiện với lý do Lãnh đạo (Tổng Giám đốc) quá bận, nhưng việc thực hiện không nhất thiết phải gặp mặt trực tiếp mà có thể thực hiện qua trao đổi mail, điện thoại hoặc gọi video.
Nếu cuộc họp nội bộ có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao, bạn nên sử dụng khéo léo thời gian cuộc họp đó để thực hiện xem xét của lãnh đạo và lập biên bản, thì nó sẽ trở thành cuộc họp xem xét của lãnh đạo.

 

(5) Thực hiện hành động khắc phục sự không phù hợp trong đợt đánh giá lần trước

Trong lần đánh giá tiếp theo, chuyên gia đánh giá chắc chắn sẽ hỏi về tình hình thực hiện hành động khắc phục sự không phù hợp và điểm quan sát trong đợt đánh giá lần trước.

Nếu bạn bỏ bê và không thực hiện, bạn sẽ bị đánh giá là không thực hiện cải tiến.
Tùy thuộc vào nội dung của các phát hiện đánh giá, sự không phù hợp tương tự xảy ra có thể không trở thành vấn đề nhưng việc bỏ bê mà không thực hiện hoặc thực hiện không triệt để sẽ là vấn đề lớn.

 

(6) Sắp xếp lịch trình đánh giá cho các bộ phận có liên quan từ sớm

Đánh giá ISO sẽ rất mất thời gian và những người có liên quan sẽ phải dành thời gian để tham gia buổi đánh giá.
Vì vậy người điều phối sẽ rất tất bật để sắp xếp thời gian đánh giá cho những người có liên quan.
Đặc biệt Lãnh đạo cao nhất là người luôn bận rộn nên rất khó để sắp xếp thời gian.
Nếu bạn chuẩn bị sớm thì việc việc sắp xếp thời gian sẽ trở nên dễ dàng hơn.

 

(7) Không chuẩn bị quá mức cần thiết

Nghe có vẻ rất mâu thuẫn nhưng việc chuẩn bị quá kỹ sẽ khiến mọi thứ khác với những gì bạn biết, điều này có thể dẫn đến sự không nhất quán và trở ngại lớn cho việc đánh giá tiếp theo.
Bởi vậy, việc chuẩn bị ở mức tối thiểu là cần thiết song không nên chuẩn bị quá mức cần thiết.

 

3. Có phải chuẩn bị các loại giấy tờ cho buổi đánh giá không?

Bạn không cần phải chuẩn bị các loại giấy tờ cho buổi đánh giá. Bạn có thể cho chuyên gia đánh giá kiểm tra dữ liệu được quản lý trên máy tính bằng máy chiếu.
Đặc biệt kể từ năm 2020, do ảnh hưởng của đại dịch virus corona mới, việc đánh giá trực tuyến ngày càng gia tăng.

 

4. Chuyên gia đánh giá sẽ hỏi những gì trong buổi đánh giá?

Chuyên gia đánh giá sẽ kiểm tra sự tuân thủ và việc thực hiện các quy định ghi trong Sổ tay chất lượng mà công ty bạn đã biên soạn.
Ví dụ, trong Sổ tay chất lượng có nội dung: năng lực của nhân viên được quản lý bằng “Bảng đánh giá năng lực nhân viên”, chuyên gia đánh giá sẽ kiểm tra “Bảng đánh giá năng lực nhân viên” mới nhất.

Ngoài ra, chuyên gia đánh giá cũng sẽ hỏi công ty bạn có đang thực hiện các công việc trong nhà máy và trên công trường dựa trên các quy định đã đề ra hay không.

 

5. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không chuẩn bị?

Dưới đây là 2 điều có thể xảy ra nếu bạn không chuẩn bị cho đánh giá:

(1) Các khuyến nghị và điểm quan sát phải được khắc phục trước đợt đánh giá tiếp theo hoặc có yêu cầu cải tiến các điểm không phù hợp không tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001.

(2) Không thể triển khai đánh giá vì không thể kiểm tra được các hoạt động đang thực hiện và sẽ được đánh giá lại vào một ngày nào đó (= tái đánh giá).
Tái đánh giá có thể sẽ phát sinh chi phí!