【6 bước】Quy trình chứng nhận ISO 14001

 

Nếu doanh nghiệp của bạn đang xem xét đến việc triển khai hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 mà không biết nên bắt đầu từ đâu, quy trình chứng nhận ISO 14001 gồm mấy bước, cụ thể ra sao, thời gian tối thiểu để xây dựng và áp dụng hệ thống này là bao lâu thì hãy tham khảo bài viết dưới đây.

 

 

Quy trình chứng nhận ISO 14001 gồm 6 bước chính, cụ thể:

 

Bước 1: Lập kế hoạch chứng nhận ISO 14001

Có 5 quyết định chính cần làm khi lập kế hoạch chứng nhận ISO 14001.

 

(1) Thiết lập mục tiêu về thời gian hoàn thành chứng nhận

Trước hết, bạn không thể lên kế hoạch nếu không có mục tiêu.
Doanh nghiệp nào cũng muốn có chứng chỉ càng nhanh càng tốt, nhưng bạn cần đặt ra mục tiêu về kỳ hạn muộn nhất cần có chứng chỉ, ví dụ, muộn nhất là tháng mm năm yyyy.

Phần lớn lý do các doanh nghiệp muốn có chứng chỉ ISO 14001 là vì có yêu cầu của khách hàng.
Cho nên, bạn nên tính toán thời gian hoàn thành chứng nhận sao cho có lợi cho doanh nghiệp bạn.

 

(2) Lựa chọn người chịu trách nhiệm chính về ISO 14001

Hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 yêu cầu phải có ít nhất 1 người chịu trách nhiệm chính, người này được biết đến với tên gọi “đại diện lãnh đạo về môi trường”, “người quản trị hệ thống” hoặc “nhân viên ISO”. Chính vì thế, doanh nghiệp cần phải cử ra một người chịu trách nhiệm chính về các hoạt động của hệ thống quản lý môi trường.

 

(3) Quyết định về việc tự triển khai hay thuê công ty tư vấn

Để đạt được chứng nhận ISO 14001, bạn cần tìm kiếm thông tin và có kiến thức về ISO 14001 và có hiểu biết về đánh giá chứng nhận.
Cho dù doanh nghiệp bạn có thời gian và có nhân viên ISO có kiến thức về tiêu chuẩn ISO thì việc đạt chứng nhận cũng không hề đơn giản. Nói như vậy không có nghĩa là doanh nghiệp bạn không thể tự triển khai thực hiện được, trường hợp doanh nghiệp tự triển khai sẽ được giải thích chi tiết ở phần sau.

Nếu không muốn tốn quá nhiều thời gian và công sức mà vẫn có thể đạt chứng nhận ISO 14001 trong thời gian ngắn nhất thì bạn nên tìm đến sự giúp đỡ của các chuyên gia bên ngoài.

 

(4) Ngân sách

Doanh nghiệp bạn cần bỏ ra một vài khoản phí để phục vụ việc đạt chứng nhận ISO 14001, cho nên hãy lập ngân sách cho các chi phí cần thiết.
Chi phí cần thiết cho việc đạt chứng nhận ISO 14001 bao gồm: chi phí đánh giá, chi phí xây dựng hệ thống quản lý (bao gồm chi phí tư vấn), chi phí đầu tư thiết bị và các chi phí khác.
Chi phí đánh giá là chi phí phải trả cho Tổ chức chứng nhận, chi phí tư vấn là chi phí phải trả cho công ty tư vấn, bạn nên xin báo giá của từng đơn vị để xem xét lựa chọn.

Mời bạn tham khảo chi phí tư vấn ISO của 3AC tại đây.

 

(5) Lựa chọn Tổ chức chứng nhận

Để được cấp giấy chứng nhận ISO 14001, doanh nghiệp bạn phải trải qua các cuộc đánh giá của Tổ chức chứng nhận. Tùy mỗi Tổ chức chứng nhận mà phương pháp đánh giá sẽ khác nhau.
Mặc dù có quy định chung của ngành đối với các Tổ chức chứng nhận, nhưng không phải tất cả các tổ chức đều có cách làm và phương pháp đánh giá giống nhau. Điều này là do chi phí và dấu chứng nhận ISO của mỗi tổ chức là khác nhau.
Hãy tìm hiểu thật kỹ để lựa chọn Tổ chức chứng nhận phù hợp với doanh nghiệp mình và đăng ký cấp chứng nhận từ sớm.

 

Sau khi đã quyết định được 5 điều trên, bạn cần lập kế hoạch xây dựng hệ thống quản lý môi trường (như tiến hành khảo sát từng phòng ban và lập hồ sơ), triển khai nội bộ, áp dụng vào thực tế (điều hành), đánh giá, v.v. .

Việc lập kế hoạch sẽ giúp quy trình chứng nhận của doanh nghiệp bạn trở nên suôn sẻ hơn.
Lưu ý việc xây dựng kế hoạch nên được hoàn thành trong vòng 1 tháng.

 

Bước 2: Xây dựng ISO 14001

Quy trình xây dựng ISO 14001 phụ thuộc rất nhiều vào việc doanh nghiệp tự triển khai hay thuê đơn vị tư vấn bên ngoài.

Trường hợp doanh nghiệp thuê đơn vị tư vấn bên ngoài hỗ trợ thì thời gian cần thiết để xây dựng hệ thống quản lý ISO 14001 là 1 tháng. Ngược lại, trường hợp doanh nghiệp tự triển khai thì thời gian cần thiết cho việc xây dựng là 3 tháng.

Nếu doanh nghiệp bạn có nhân viên ISO có đầy đủ kiến thức về ISO và thực hiện các công việc liên quan đến ISO thì thời gian trên có thể rút ngắn đi một chút. Nhưng thực tế hầu hết các trường hợp người phụ trách ISO là nhân viên kiêm nhiệm, tức là vừa phải làm công việc chính vừa phải phụ trách ISO.

Ngoài ra, ngay cả khi doanh nghiệp bạn thuê công ty tư vấn bên ngoài, thời gian cần thiết để đạt được chứng nhận sẽ thay đổi tùy thuộc vào phạm vi công ty tư vấn đó hỗ trợ.
Nếu chuyên gia tư vấn chỉ tư vấn và bạn là người thực hiện thì thời gian xây dựng sẽ kéo dài tầm 3 tháng.

Việc xây dựng hệ thống quản lý là việc thiết lập các quy định đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn ISO. Nếu bạn không có hiểu biết nhất định về các yêu cầu tiêu chuẩn thì việc tự triển khai có thể sẽ gặp khó khăn.

 

Bước 3: Áp dụng ISO 14001 vào thực tế (tạo lập hồ sơ)

Khi đã hoàn tất việc xây dựng hệ thống quản lý, người quản trị hệ thống sẽ điều hành việc áp dụng ISO 14001 dựa trên các quy định đã đề ra.

Tại bước này, doanh nghiệp sẽ tiến hành các hoạt động sau theo chu trình PDCA:
・Xác định các khía cạnh môi trường
・Quản lý mục tiêu
・Đào tạo và huấn luyện ứng phó tình huống khẩn cấp
・Đánh giá sự tuân thủ
・Đánh giá nội bộ
・Xem xét của lãnh đạo

Thời gian cần thiết để hoàn thành việc điều hành hệ thống cơ bản là 3 tháng đối với trường hợp thuê đơn vị tư vấn, và 6 tháng đối với trường hợp doanh nghiệp tự triển khai.
Đặc biệt, Tổ chức chứng nhận chắc chắn sẽ kiểm tra việc thực hiện đánh giá nội bộ và xem xét của lãnh đạo trong buổi đánh giá, cho nên hãy thực hiện đầy đủ để việc chứng nhận được suôn sẻ hơn.

 

Bước 4: Đánh giá giai đoạn 1

Nếu là chứng nhận lần đầu, đánh giá chứng nhận sẽ được chia ra làm 2 giai đoạn.
Đánh giá giai đoạn 1 sẽ đánh giá việc xây dựng hệ thống quản lý hay còn gọi là đánh giá hệ thống tài liệu để xem xét hệ thống quản lý đã xây dựng có phù hợp với tiêu chuẩn ISO 14001 hay không.

 

Bước 5: Đánh giá giai đoạn 2

Đánh giá giai đoạn 2 sẽ được tổ chức sau Đánh giá giai đoạn 1 khoảng 1 tháng.
Đánh giá giai đoạn 2 sẽ đánh giá việc áp dụng hệ thống vào thực tế có vấn đề gì không.
Doanh nghiệp cần xem xét sự không phù hợp, xác nhận nội dung nhận xét của chuyên gia đánh giá và nhanh chóng thực hiện các hành động khắc phục.

 

Bước 6: Chứng nhận

Sau khi hoàn thành 5 bước trên, những gì bạn cần làm là đợi liên lạc từ Tổ chức chứng nhận về việc hoàn thành chứng nhận.
Và đừng quên xử lý các vấn đề về hợp đồng và thanh toán chi phí chứng nhận cho Tổ chức chứng nhận.
Bạn phải đợi từ 1 đến 2 tháng sau cuộc đánh giá cho đến khi hoàn tất chứng nhận.